Ga jij met een gerust hart op vakantie? Pak verminderde bezetting bij gemeenten en andere overheden aan met Robotic Process Automation
Heerlijk, zomer! De vergunningsaanvragen voor typische zomerse activiteiten zoals straatfeesten stromen alweer binnen. Dat, terwijl de bezetting lager is. Het is een uitdaging wanneer collega's die het werk moeten overnemen niet voldoende kennis van zaken hebben. Dit maakt het lastig om de werkzaamheden goed over te dragen. Wat weer resulteert in achterstallig werk en een verhoogde kans op fouten.
De werkdruk bij overheden en gemeenten is hoog. Personeelstekort, maar ook steeds meer administratieve rompslomp dragen daaraan bij. Overheden moeten meer taken uitvoeren, met minder geld en minder medewerkers. De werkdruk loopt op, er ontstaan achterstanden in het administratieve proces. En dat terwijl burgers en bedrijven wel een snelle(re) dienstverlening verwachten.
De administratieve last waar gemeenten mee te maken hebben is aanzienlijk. Het aanmaken van zaken, afhandelen van Wmo verzoeken, incasseren van automatische machtigingen, of afhandelen van backoffice zaken zijn nog maar enkele voorbeelden.
Loopt de werkdruk op door het verwerken van WOZ bezwaren, bijstand aanvragen, of simpelweg het printen van ontvangstbevestigingen? Heb je te maken met steeds meer taken maar met minder medewerkers? Ontstaan er lange doorlooptijden in het administratieve proces en loopt de persoonlijke dienstverlening achteruit?
In elke branche is de krappe arbeidsmarkt voelbaar, maar gemeenten lopen tegen extra uitdagingen aan. Juist het administratieve werk is een last terwijl dit geen probleem hoeft te zijn!
Benut de kostbare uren van talentvolle medewerkers aan taken die waarde toevoegen en besteed de saaie administratieve taken uit aan een software robot.
Administratieve taken lenen zich er heel goed voor om anders te organiseren en dit werk weg te halen bij het toch al schaarse personeel. Je maakt het met software robots mogelijk om het personeelstekort (deels) op te vangen.
Het is een vorm van automatisering waarbij de software bestaande applicaties en systemen gebruikt zoals ook een menselijke gebruiker dit zou doen. De handelingen die de software robot uitvoert zijn gebaseerd op vooraf vastgestelde regels en de robot wijkt daar niet van af.
Door medewerkers in hun kracht te zetten en administratieve lasten te verminderen, kun je hun talenten beter benutten en worden de beschikbare uren besteed aan taken die waarde toevoegen aan burgers en bedrijven. Organisaties worden er ook interessanter mee voor nieuw talent.
Robotic Process Automation kan in elk proces binnen een overheidsorganisatie of gemeente worden ingezet, waarbij repeterende handelingen dor medewerkers achter een pc of in één of meerdere systemen worden uitgevoerd. Hierbij ligt de focus op het ondersteunen van medewerkers.
Alle werkzaamheden achter een computer die terugkerend, voorspelbaar én arbeidsintensief zijn, komen in aanmerking voor robotisering.
Denk bijvoorbeeld aan het ontgrieven van WOZ bezwaren waarbij vaak precies dezelfde redenen worden genoemd. De softwarerobots zoeken naar de redenen van bezwaar en herkennen op basis van bepaalde woorden of woordgroepen - zoals ‘geluidsoverlast’, ‘nadelige ligging’ of ‘achterstallig onderhoud’. Vervolgens loggen de robots in op de online waarderingsapplicatie en voeren de grieven, naast de benodigde informatie als objectnummer, in.
Enkele andere voorbeelden waarin softwarerobots overheden en gemeenten kunnen ondersteunen:
De mogelijkheden zijn groot en om nog wat meer denkrichtingen te bieden, hebben we een inspiratiegids ontwikkeld met meer voorbeelden van toepassingen van software robots.
Taken die een softwarerobot alleen kan uitvoeren
Een software robot kan worden ingezet zonder medewerking van een ambtenaar. De software robot handelt het proces van een aanvraag helemaal uit. Dit kan door de stappen die een ambtenaar zou nemen, exact te simuleren. In de praktijk proberen we in de configuratie van de software robot, de gebruikersinterface van applicaties zoveel mogelijk te vermijden en gebruiken we andere ingangen om continuiteit zoveel mogelijk te borgen.
Interactie tussen softwarerobot en ambtenaar
In de praktijk zorgen we vaak voor een interactie met de werkzaamheden van een ambtenaar. Zo kan een software robot bepaalde werkzaamheden periodiek uitvoeren, waarna een ambtenaar het werk vervolgens oppakt, controleert en ergens plaatst, wat voor een robot de trigger is om de bestanden verder te verwerken.
Processen die een softwarobot kan optimaliseren
Voordat software robots worden geconfigureerd, willen we bestaande processen inzichtelijk krijgen. Doorgaans wordt het configureren veel makkelijker als processen eerst worden geoptimaliseerd.
Case study
De gemeente Ede kent honderden gemeentelijke processen die grotendeels zijn geautomatiseerd. De doorlooptijden van die processen staan vast, maar de verwerkingstijden vormen een ander verhaal.
Alle reden om eens te kijken of je die processen anders kunt inrichten. Met robots bijvoorbeeld. Lees verder over RPA binnen de gemeente Ede.
Case study
Bij de gemeente Hengelo wordt elke aanvraag opgevolgd door een ontvangstbevestiging op dezelfde wijze als de aanvraag is ontvangen. Dit kost vooral veel tijd bij een aanvraag per post omdat er veel handmatige handelingen van medewerkers nodig zijn.
Door de inzet van Robotic Process Automation is er tijd vrijgekomen bij medewerkers die zich nu meer kunnen inzetten op daadwerkelijke dienstverlening. Lees verder over RPA binnen de gemeente Hengelo.
Case study
Softwarerobots nemen de medewerkers van gemeente West Betuwe repetitieve en saaie taken uit handen, zoals het behandelen van zorgfacturen en het aanmaken van uitkeringsdossiers.
Fijn voor de medewerkers, want zo ervaren zij minder werkdruk en meer werkplezier. Maar de échte winst, zo vertelt data-analist Lasse Hartman, zit ‘m in het feit dat de gemeente dankzij Robotic Process Automation haar inwoners sneller en beter van dienst kan zijn. Lees verder over RPA bij gemeente West Betuwe.
Coforce is een onafhankelijk kennis- en implementatiepartner van verschillende RPA oplossingen en heeft ruime ruime ervaring met het robotiseren van uiteenlopende administratieve processen bij ondernemingen, instellingen en gemeenten.
