RPA voor onderwijs

Automatisering van administratieve taken in het onderwijs

Meer weten? Download de inspiratiegids

 

Download de inspiratiegids over RPA in het onderwijs

 

Robots op de studentenadministratie inspiratiegids

 

4CEE_header_scroll

 

Werkdruk en Personeelstekort

Loopt de werkdruk op door afwezigheidsregistratie of verzuim-administratie, of door het aanmelden, inschrijven en registreren van nieuwe leerlingen of studenten? Heb je te maken met steeds meer taken maar met minderpersoneel? Ontstaan er achterstanden in het administratieve proces?

Deze situaties kunnen leiden tot stress en overbelasting bij het personeel, onderbezetting en achterstanden in het administratieve proces. 

hubspot-computer

Tijdsintensief en Foutgevoelig

Administratieve taken in het onderwijs, zoals gegevensbeheer en rapportgeneratie, zijn tijdrovend en foutgevoelig. Ze veroorzaken inefficiëntie, vertragingen en een hoge werklast voor docenten en administratief personeel.. Het beperkt hun tijd voor lesgeven en studentenbegeleiding. Automatisering van deze taken verbetert efficiëntie, nauwkeurigheid en vermindert werklast. Het biedt ruimte voor waardevollere taken en kwalitatief onderwijs.

hubspot-computer

Negatieve invloed

Bovendien kunnen herhalende administratieve taken de productiviteit en effectiviteit van het onderwijspersoneel negatief beïnvloeden. Door veel tijd te besteden aan repetitieve taken, hebben docenten en medewerkers mogelijk minder tijd en energie voor hun kernactiviteiten, zoals lesgeven, begeleiding van studenten en het ontwikkelen van lesmateriaal.

hubspot-computer
Er is veel capaciteit vrijgekomen, die we hebben ingezet op waarde toevoegende werkzaamheden. Ook is er een flinke vermindering in de piekbelasting, waardoor we veel minder uitzendkrachten nodig hebben.
Henk van Geest, Manager Back Office Onderwijslogistiek bij ROC MN
Henk van Geest
ROC Midden Nederland

Administratieve taken automatiseren 

Het automatiseren van herhalende administratieve taken met behulp van technologieën zoals RPA biedt een oplossing voor deze problemen. Door taken te automatiseren, kunnen onderwijsinstellingen de efficiëntie verhogen, de nauwkeurigheid verbeteren en de werklast van het personeel verminderen, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan waardevollere taken en het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs.

hubspot-computer

Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie waarbij software robots repetitieve taken en processen automatiseren binnen een onderwijsinstelling. Deze software robots zijn ontworpen om het personeel te ondersteunen.  RPA maakt het werk interessanter, omdat routinematige en tijdrovende taken worden overgenomen. Met behulp van RPA kunnen medewerkers zich concentreren op complexere taken die creativiteit, probleemoplossend vermogen en menselijke interactie vereisen.

hubspot-computer
Ons uitgangspunt is niet om mensen overbodig te maken, maar om de focus van de werkzaamheden te verleggen.
Henk van Geest, Manager Back Office Onderwijslogistiek bij ROC MN
Henk van Geest
ROC Midden Nederland

ROC Nederland

Bij ROC Nederland wordt RPA toegepast in het diplomeringstraject van studenten. Na het behalen van hun diploma ontvangen studenten automatisch een bericht dat ze zijn geslaagd. RPA zorgt er ook voor dat de verbintenis tussen de student en de onderwijsinstelling wordt beëindigd, waardoor een efficiënte afhandeling van administratieve processen mogelijk is. Bovendien worden studenten geïnformeerd om hun studiefinanciering stop te zetten. Dit maakt het diplomeringstraject gestroomlijnd en vermindert handmatige inspanningen voor zowel studenten als de onderwijsinstelling.

hubspot-computer

Nieuwe processen

Ook nieuwe processen die voorheen niet handmatig uitgevoerd kunnen worden worden mogelijk met RPA. Bjvoorbeeld het automatisch verzenden van een wekelijkse e-mail naar praktijkbegeleiders van leerbedrijven. In de e-mail worden de studenten en de uren vermeld die ze hebben gewerkt, met het verzoek om de gewerkte uren goed te keuren. Dankzij deze automatisering kan het versturen en opvolgen van de e-mail efficiënt en accuraat verlopen, wat de administratieve last vermindert en zorgt voor een vlotte afhandeling van de urenregistratie.

hubspot-computer

Geschikt voor RPA

De voorbeelden van administratieve taken binnen een onderwijsinstelling die geautomatiseerd kunnen worden om de efficiëntie te verbeteren en de werklast te verlichten zijn eindeloos. We noemen er een handvol.

Door middel van automatisering kunnen deze taken sneller en nauwkeuriger worden uitgevoerd, waardoor tijd en middelen worden bespaard in het administratieve proces van een onderwijsinstelling.

Download de brochure over een Digitale Onderwijsassistent

hubspot-computer
  • Verwerking van afmeldingen van studenten
  • Verwerking van verzuimmeldingen
  • Planning van afnameleiders en surveillanten voor toetsmomenten
  • Klaarzetten van BPV-begeleidingstrajecten
  • Verwerking van diplomering en uitschrijving
  • Verwerking van overgangslijsten en DST (Doorstroom Studenten Tracker) formulieren
  • Synchronisatie van vakken tussen Xedule en EduArte (of andere onderwijssystemen)
  • Verwerking van doorstroomprognoses
  • Genereren en versturen van facturen aan studenten of ouders
  • Beheren van studiemateriaal en documenten, zoals syllabi en lesmateriaal
  • Verwerken van inschrijvings- en aanmeldingsformulieren
  • Bijhouden van studentengegevens, inclusief contactgegevens en studievoortgang
  • Genereren en verzenden van rapporten en academische prestaties aan studenten en ouders
  • Automatisch plannen en toewijzen van lokalen en lesroosters
  • Beheren van stageovereenkomsten en -evaluaties
  • Verwerken van aanvragen voor studiefinanciering en beurzen
  • Automatisch genereren en verzenden van certificaten en getuigschriften
  • Beheren van bibliothecaire taken, zoals het uitlenen en terugnemen van boeken
  • Verwerken van aanvragen voor studie-uitwisselingsprogramma's of stages in het buitenland
  • Genereren van rapportages en statistieken voor interne en externe doeleinden, zoals accreditatie- of inspectieprocessen
Eduarte Isabel TOA logo Planbition DUO

Werkdruk en personeelstekort

De kans is groot dat de huidige werksituatie gepaard gaat met stress, overbelasting van het personeel en achterstanden tijdens administratieve piekmomenten. Dat de dagelijkse taken tijdens de piekmomenten stug doorlopen, maakt het er allemaal niet beter op. Naast de tijdsintensiviteit, leidt de hoge werkdruk bij studentenadministraties onvermijdelijk tot het maken van fouten, die op hun beurt weer zorgen voor meer werklast. Denk hierbij aan:  

  • Oplopende werkdruk door eindeloze hoeveelheden aanmeldingen van studenten
  • Tijdrovende handelingen zoals verzuimadministratie
  • Voortdurend personeelstekort i.c.m. een fikse takenlijst

Klok met rode wijzers wijst op hoge werkdruk bij studentenadministratie

Handmatige handelingen zijn complex

Handmatige handelingen zijn vaak complexer dan ze op het eerste gezicht lijken, doordat ze samenhangen met verschillende factoren. Een foute gegevensinvoer leidt al gauw tot vervelende vertragingen die weer allerhande vragen per mailverkeer opleveren. Het onvermijdelijke uitvallen van medewerkers zorgt er direct voor dat bepaalde werkzaamheden stil komen te liggen. En tijdelijke krachten moeten vaak urenlang in opperste concentratie repetitieve gegevens invoeren, waardoor een fout eerder een gegeven dan een uitzondering is. 

Zo leidt de slaging van de student tot een administratieve handeling die gepaard gaat met het laten aanmaken van een diploma, het versturen van een bevestigingsmail naar de student, het uitschrijven van de student, het afronden van financiële verplichtingen, en ga zo maar even door. 

Medewerker studentenadministratie ligt gefrustreerd op zijn bureau vanwege de complexiteit van processen

De winst van automatisering

De hoeveelheid aan inefficiënte, repetitieve handelingen zorgt voor een onnodig hoge werklast. Door administratieve taken te automatiseren, kan de werklast enorm worden teruggebracht.

De snelheid waarmee tijdrovende taken kunnen worden uitgevoerd, is met de inzet van een robot ongekend. Daarnaast is robotisering erg bevorderlijk voor de continuïteit van het geleverde werk door studentenadministraties. Ziekteverzuim of verlof hoeft op deze manier geen stressfactor meer te vormen: de robot vangt alle klappen op. 

Bovendien kan er nauwkeuriger worden gewerkt, met als resultaat betere service en blije werknemers die bijvoorbeeld ook de gelegenheid krijgen zelf te kiezen wanneer ze op vakantie gaan. 

Medewerker van studentenadministratie overlegt met software robot over administratieve taken

ROC Midden Nederland bespaart 660 uur

Als we een taak als het inschrijvingsproces als voorbeeld nemen, in dit geval van ROC Midden Nederland, dan neemt een handmatige uitvoering hiervan al gauw minstens 660(!) uur in beslag. De verwerkingstijd per leerling is namelijk ongeveer 4 minuten, en als je nagaat dat er in dit geval ongeveer 10.000 leerlingen per jaar zijn, dan is het al snel duidelijk dat zelfs de meest simpele handelingen leiden tot grote hoeveelheden werk.  

Het automatiseren van een inschrijvingsproces zorgt logischerwijs voor een gigantische tijdsbesparing, met als gevolg dat werknemers van de studentenadministratie niet voortdurend achter de feiten aan moeten hollen. 

Medewerker studentenadministratie wordt ondersteunt door robot bij afhandelen tijdsintensieve en repeterende werkzaamheden
Ons uitgangspunt is niet om mensen overbodig te maken, maar om de focus van de werkzaamheden te verleggen.
roc midden nederland logo
Henk van er Geest
Manager Back Office Onderwijslogistiek

Robotisering in het onderwijs

Het automatiseren van herhalende administratieve taken met behulp van technologieën zoals RPA (robotic process automation), biedt een oplossing voor de problemen met de werklast bij studentenadministraties.   

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie waarbij software robots repetitieve taken en processen automatiseren. Deze software robots zijn ontworpen om het personeel te ondersteunen e worden veelal ingezet bij bijvoorbeeld onderwijsinstellingen. RPA maakt het werk efficiënter, doordat routinematige en tijdrovende taken worden geautomatiseerd. Door de inzet van RPA kunnen medewerkers zich concentreren op complexere taken die creativiteit, probleemoplossend vermogen en menselijke interactie vereisen. 

 

Download de inspiratiegids over robotisering in het onderwijs

Robotisering in het onderwijs ondersteunt studentenadministratie

Software robots

Door taken te automatiseren, kunnen onderwijsinstellingen de efficiëntie verhogen, de nauwkeurigheid verbeteren en de werklast van het personeel verlagen, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan andere, leukere taken. Of simpelweg, gewoon eens op tijd naar huis kunnen tijdens piekmomenten. RPA wordt dan ook vooral ingezet als ondersteuning van het personeel. Zo kunnen medewerkers van de studentenadministratie zich bezighouden met taken waar menselijke creativiteit voor nodig is, terwijl de robot alle repetitieve handelingen overneemt. 

De voordelen van robotisering

De inzet van RPA vereenvoudigt handmatige processen, waardoor de hoeveelheid aan administratieve lasten wordt verminderd. Automatisering van tijdrovende klussen zorgt ervoor dat diezelfde processen efficiënt en accuraat worden ingericht. Het resultaat?

  • Snellere afhandeling van processen
  • Minder slordigheidsfoutjes in de uitvoer
  • Meer tijd voor werknemers van studentenadministratie om zich te focussen op andere zaken

Zo worden werknemers niet vervangen, maar juist vrijgespeeld waardoor ze waarde leveren zoals alleen mensen dat kunnen doen. In een omgeving waarin de studentenadministratie bezwijkt onder werkdruk, zal er minder ruimte zijn voor werknemers om zich te richten op andere, minstens net zo belangrijke zaken. Door robotisering in het onderwijs te gebruiken, zal er bespaard worden op de kwantiteit van de werklasten, waardoor er maximaal ingezet kan worden op de kwaliteit van het geleverde werk. 

Aanmoediging tot het bouwen van een software robot

Administratieve taken en processen voor een softwarerobot

De administratieve taken die binnen een onderwijsinstelling geautomatiseerd kunnen worden zijn eindeloos. Ideaal als je een manier zoekt om de efficiëntie te verbeteren en tegelijkertijd de werkdruk te verlagen. Een greep uit de toepassingen:

  • Verwerken van diplomering en uitschrijving
  • Automatisch genereren en verzenden van certificaten en getuigschriften
  • Verwerken verzuimmeldingen
  • Synchroniseren vakken tussen Xedule en Eduarte (of andere onderwijssystemen)
  • Verwerken overgangslijsten en DST (Doorstroom Studenten Tracker) formulieren
  • Verwerking afmeldingen student
  • Planning afnameleiders en surveillanten van toetsmomenten
  • Klaarzetten BPV-begeleidingstrajecten
  • Verwerken doorstroomprognose

Door middel van automatisering kunnen deze taken sneller en nauwkeuriger worden uitgevoerd, waardoor tijd en middelen worden bespaard in het administratieve proces van een onderwijsinstelling. 

 

Download de inspiratiegids over softwarerobots in het onderwijs

Repeterende administratieve taken worden door medewerker van de studentenadministratie overgedragen aan een software robot
5 min read

De robot als redder in nood: dé oplossing bij het verwerken van diploma’s tijdens piekmomenten

Achter het podium van de diploma-uitreiking schuilt een minder zichtbare, maar desondanks even belangrijk fenomeen: de...

4 min read

De stille last van de diploma-uitreiking in het onderwijs

Na wekenlang hard te hebben gestudeerd, eindigt het overgrote deel van de studenten uit de examenklassen op het podium,...

4 min read

Robotisering in het onderwijs: efficiënte verwerking van TOA-toetsresultaten

De manier waarop onderwijs wordt ingedeeld, is enorm veranderd in de afgelopen tientallen jaren. Voorheen werd er nog...

Technische consultants van Coforce bouwen aan RPA

 

Wij zijn Coforce

Coforce is een onafhankelijk kennis- en implementatiepartner van verschillende RPA oplossingen en heeft ruime ruime ervaring met het robotiseren van uiteenlopende administratieve processen bij ondernemingen, instellingen en gemeenten.

coforce-producten

 

 

Tijd om te sparren?

Nieuwsgierig naar de inzet van een digitale workforce bij jou op kantoor? We denken graag met je mee. Stuur ons een bericht en we nemen spoedig contact op!

Bellen tijdens kantooruren kan uiteraard ook via:

0318 648742

Heb je een vraag of verzoek met betrekking tot media, evenementen, samenwerkingen of schoolopdrachten? Neem dan via deze weg contact met ons op.