5 min read
De robot als redder in nood: dé oplossing bij het verwerken van diploma’s tijdens piekmomenten
Achter het podium van de diploma-uitreiking schuilt een minder zichtbare, maar desondanks even belangrijk fenomeen: de...
RPA voor onderwijs
Automatisering van administratieve taken in het onderwijs
Meer weten? Download de inspiratiegids
Tijdsintensief en Foutgevoelig
Administratieve taken in het onderwijs, zoals gegevensbeheer en rapportgeneratie, zijn tijdrovend en foutgevoelig. Ze veroorzaken inefficiëntie, vertragingen en een hoge werklast voor docenten en administratief personeel.. Het beperkt hun tijd voor lesgeven en studentenbegeleiding. Automatisering van deze taken verbetert efficiëntie, nauwkeurigheid en vermindert werklast. Het biedt ruimte voor waardevollere taken en kwalitatief onderwijs.
Administratieve taken automatiseren
Het automatiseren van herhalende administratieve taken met behulp van technologieën zoals RPA biedt een oplossing voor deze problemen. Door taken te automatiseren, kunnen onderwijsinstellingen de efficiëntie verhogen, de nauwkeurigheid verbeteren en de werklast van het personeel verminderen, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan waardevollere taken en het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs.
Robotic Process Automation
Robotic Process Automation (RPA) is een technologie waarbij software robots repetitieve taken en processen automatiseren binnen een onderwijsinstelling. Deze software robots zijn ontworpen om het personeel te ondersteunen. RPA maakt het werk interessanter, omdat routinematige en tijdrovende taken worden overgenomen. Met behulp van RPA kunnen medewerkers zich concentreren op complexere taken die creativiteit, probleemoplossend vermogen en menselijke interactie vereisen.
ROC Nederland
Bij ROC Nederland wordt RPA toegepast in het diplomeringstraject van studenten. Na het behalen van hun diploma ontvangen studenten automatisch een bericht dat ze zijn geslaagd. RPA zorgt er ook voor dat de verbintenis tussen de student en de onderwijsinstelling wordt beëindigd, waardoor een efficiënte afhandeling van administratieve processen mogelijk is. Bovendien worden studenten geïnformeerd om hun studiefinanciering stop te zetten. Dit maakt het diplomeringstraject gestroomlijnd en vermindert handmatige inspanningen voor zowel studenten als de onderwijsinstelling.
Nieuwe processen
Ook nieuwe processen die voorheen niet handmatig uitgevoerd kunnen worden worden mogelijk met RPA. Bjvoorbeeld het automatisch verzenden van een wekelijkse e-mail naar praktijkbegeleiders van leerbedrijven. In de e-mail worden de studenten en de uren vermeld die ze hebben gewerkt, met het verzoek om de gewerkte uren goed te keuren. Dankzij deze automatisering kan het versturen en opvolgen van de e-mail efficiënt en accuraat verlopen, wat de administratieve last vermindert en zorgt voor een vlotte afhandeling van de urenregistratie.
Geschikt voor RPA
De voorbeelden van administratieve taken binnen een onderwijsinstelling die geautomatiseerd kunnen worden om de efficiëntie te verbeteren en de werklast te verlichten zijn eindeloos. We noemen er een handvol.
Door middel van automatisering kunnen deze taken sneller en nauwkeuriger worden uitgevoerd, waardoor tijd en middelen worden bespaard in het administratieve proces van een onderwijsinstelling.
Werkdruk en personeelstekort
De kans is groot dat de huidige werksituatie gepaard gaat met stress, overbelasting van het personeel en achterstanden tijdens administratieve piekmomenten. Dat de dagelijkse taken tijdens de piekmomenten stug doorlopen, maakt het er allemaal niet beter op. Naast de tijdsintensiviteit, leidt de hoge werkdruk bij studentenadministraties onvermijdelijk tot het maken van fouten, die op hun beurt weer zorgen voor meer werklast. Denk hierbij aan:
- Oplopende werkdruk door eindeloze hoeveelheden aanmeldingen van studenten
- Tijdrovende handelingen zoals verzuimadministratie
- Voortdurend personeelstekort i.c.m. een fikse takenlijst
Handmatige handelingen zijn complex
Handmatige handelingen zijn vaak complexer dan ze op het eerste gezicht lijken, doordat ze samenhangen met verschillende factoren. Een foute gegevensinvoer leidt al gauw tot vervelende vertragingen die weer allerhande vragen per mailverkeer opleveren. Het onvermijdelijke uitvallen van medewerkers zorgt er direct voor dat bepaalde werkzaamheden stil komen te liggen. En tijdelijke krachten moeten vaak urenlang in opperste concentratie repetitieve gegevens invoeren, waardoor een fout eerder een gegeven dan een uitzondering is.
Zo leidt de slaging van de student tot een administratieve handeling die gepaard gaat met het laten aanmaken van een diploma, het versturen van een bevestigingsmail naar de student, het uitschrijven van de student, het afronden van financiële verplichtingen, en ga zo maar even door.
De winst van automatisering
De hoeveelheid aan inefficiënte, repetitieve handelingen zorgt voor een onnodig hoge werklast. Door administratieve taken te automatiseren, kan de werklast enorm worden teruggebracht.
De snelheid waarmee tijdrovende taken kunnen worden uitgevoerd, is met de inzet van een robot ongekend. Daarnaast is robotisering erg bevorderlijk voor de continuïteit van het geleverde werk door studentenadministraties. Ziekteverzuim of verlof hoeft op deze manier geen stressfactor meer te vormen: de robot vangt alle klappen op.
Bovendien kan er nauwkeuriger worden gewerkt, met als resultaat betere service en blije werknemers die bijvoorbeeld ook de gelegenheid krijgen zelf te kiezen wanneer ze op vakantie gaan.
ROC Midden Nederland bespaart 660 uur
Als we een taak als het inschrijvingsproces als voorbeeld nemen, in dit geval van ROC Midden Nederland, dan neemt een handmatige uitvoering hiervan al gauw minstens 660(!) uur in beslag. De verwerkingstijd per leerling is namelijk ongeveer 4 minuten, en als je nagaat dat er in dit geval ongeveer 10.000 leerlingen per jaar zijn, dan is het al snel duidelijk dat zelfs de meest simpele handelingen leiden tot grote hoeveelheden werk.
Het automatiseren van een inschrijvingsproces zorgt logischerwijs voor een gigantische tijdsbesparing, met als gevolg dat werknemers van de studentenadministratie niet voortdurend achter de feiten aan moeten hollen.
Robotisering in het onderwijs
Het automatiseren van herhalende administratieve taken met behulp van technologieën zoals RPA (robotic process automation), biedt een oplossing voor de problemen met de werklast bij studentenadministraties.
Robotic Process Automation (RPA) is een technologie waarbij software robots repetitieve taken en processen automatiseren. Deze software robots zijn ontworpen om het personeel te ondersteunen e worden veelal ingezet bij bijvoorbeeld onderwijsinstellingen. RPA maakt het werk efficiënter, doordat routinematige en tijdrovende taken worden geautomatiseerd. Door de inzet van RPA kunnen medewerkers zich concentreren op complexere taken die creativiteit, probleemoplossend vermogen en menselijke interactie vereisen.
De voordelen van robotisering
De inzet van RPA vereenvoudigt handmatige processen, waardoor de hoeveelheid aan administratieve lasten wordt verminderd. Automatisering van tijdrovende klussen zorgt ervoor dat diezelfde processen efficiënt en accuraat worden ingericht. Het resultaat?
- Snellere afhandeling van processen
- Minder slordigheidsfoutjes in de uitvoer
- Meer tijd voor werknemers van studentenadministratie om zich te focussen op andere zaken
Zo worden werknemers niet vervangen, maar juist vrijgespeeld waardoor ze waarde leveren zoals alleen mensen dat kunnen doen. In een omgeving waarin de studentenadministratie bezwijkt onder werkdruk, zal er minder ruimte zijn voor werknemers om zich te richten op andere, minstens net zo belangrijke zaken. Door robotisering in het onderwijs te gebruiken, zal er bespaard worden op de kwantiteit van de werklasten, waardoor er maximaal ingezet kan worden op de kwaliteit van het geleverde werk.
Administratieve taken en processen voor een softwarerobot
De administratieve taken die binnen een onderwijsinstelling geautomatiseerd kunnen worden zijn eindeloos. Ideaal als je een manier zoekt om de efficiëntie te verbeteren en tegelijkertijd de werkdruk te verlagen. Een greep uit de toepassingen:
- Verwerken van diplomering en uitschrijving
- Automatisch genereren en verzenden van certificaten en getuigschriften
- Verwerken verzuimmeldingen
- Synchroniseren vakken tussen Xedule en Eduarte (of andere onderwijssystemen)
- Verwerken overgangslijsten en DST (Doorstroom Studenten Tracker) formulieren
- Verwerking afmeldingen student
- Planning afnameleiders en surveillanten van toetsmomenten
- Klaarzetten BPV-begeleidingstrajecten
- Verwerken doorstroomprognose
Door middel van automatisering kunnen deze taken sneller en nauwkeuriger worden uitgevoerd, waardoor tijd en middelen worden bespaard in het administratieve proces van een onderwijsinstelling.
Wij zijn Coforce
Coforce is een onafhankelijk kennis- en implementatiepartner van verschillende RPA oplossingen en heeft ruime ruime ervaring met het robotiseren van uiteenlopende administratieve processen bij ondernemingen, instellingen en gemeenten.
