ROC Midden Nederland: "We spelen personeel vrij voor andere taken"

Geschreven door: Sanne Geelen, iPM Partners

Digitale Onderwijsassistent: wat is dat?

De DOA is een slimme softwarerobot waarmee uiteenlopende werkzaamheden op een efficiënte manier worden geautomatiseerd. De software wordt ook wel Robotic Process Automation (RPA) genoemd.

De DOA is in staat menselijk handelen na te bootsen binnen verschillende computerprogramma's of systemen. Hiermee is het een manier om belangrijke maar alledaagse taken beter én sneller uit te voeren.

Zo zorgt de DOA ervoor dat docenten en ondersteunend personeel zich kunnen focussen op dat wat er echt toe doet: de student. Klinkt als een utopie? We vertellen u graag meer over hoe de Digitale Onderwijsassistent ROC Midden Nederland al ruim 2 jaar ondersteunt in een effectieve en efficiënte afhandeling van allerlei processen.

De Digitale Onderwijsassistent bij ROC Midden Nederland

De Digitale Onderwijsassistent kan voor allerlei repetitieve handelingen worden ingezet. Bij ROC Midden Nederland zijn er inmiddels 25 DOA's actief die bijdragen aan een efficiëntere en betere administratieve ondersteuning van docenten en studenten, binnenkort komen daar nog 4 DOA’s bij.

Het doel van de inzet van deze DOA’s? Verlagen van werkdruk van administratief personeel én het verhogen van kwaliteit en snelheid. Henk van Geest, Manager Back Office Onderwijslogistiek bij ROC Midden Nederland: “Ons uitgangspunt is niet om mensen overbodig te maken, maar om de focus van de werkzaamheden te verleggen.” 

Resultaten: meer capaciteit, kortere doorlooptijd en betere kwaliteit

ROC Midden Nederland heeft een reeks van activiteiten door de DOA laten overnemen. Deze activiteiten zijn gericht op het overnemen van gegevens van papier naar systemen, of van het ene naar het andere systeem.

“Vervolgens zijn we de activiteiten van de DOA steeds verder gaan uitbreiden, waardoor we personeel vrijspelen voor andere werkzaamheden, zoals ondersteuning bij het examineringsproces. Hiermee hebben we ons doel in hoge mate gehaald”, aldus Henk.

“Er is veel capaciteit vrijgekomen, die we hebben ingezet op waarde toevoegende werkzaamheden. Ook is er een flinke vermindering in de piekbelasting, waardoor we veel minder uitzendkrachten nodig hebben.”

“Ons uitgangspunt is niet om mensen
overbodig te maken, maar om de focus
van de werkzaamheden te verleggen.” 

Naast een flinke verlichting van de werkdruk zijn er ook andere bijkomende positieve effecten van het inzetten van de DOA. Henk: “Bij handmatig werk komt het vaker voor dat er fouten worden gemaakt. Echter, een DOA – zodra goed ingeregeld – doet nauwkeurig wat je van hem vraagt. Hierdoor merken we een grote kwaliteitsverbetering en zijn we veel minder tijd kwijt aan herstelwerkzaamheden.”

Hij vervolgt: “Ook is de doorlooptijd verkort, waardoor studenten eerder geïnformeerd worden over o.a. hun aanmelding bij ROC Midden Nederland. Dit sluit goed aan bij de waarde die studenten hechten aan betrouwbaarheid en voorspelbaarheid.”

We lichten 1 van de 25 DOA's die momenteel actief zijn bij ROC Midden Nederland graag kort toe.

Meer weten? Lees hier alles over RPA in het onderwijs >>

DOA helpt met verwerken overgangslijsten

De overgangslijsten aan het einde van het schooljaar zorgen jaarlijks voor een grote hoeveelheid werk in een korte periode. Per student zijn er diverse doorstroomscenario's mogelijk – wel of niet over naar het volgende jaar, verandering van opleiding, etc.

Henk licht toe: “Voor de inzet van de DOA was dit proces ontzettend tijdrovend en volledig handmatig. Hierdoor konden de administratieve medewerkers maar twee weken vrij nemen in de zomervakantie, omdat hun inzet nodig was bij het verwerken van de overgangslijsten. Tevens startte er in augustus altijd een flinke groep uitzendkrachten om te zorgen dat alle informatie voor de start van het nieuwe jaar was verwerkt.”

De komst van de DOA zorgt ervoor dat dit werk sneller en met hogere kwaliteit wordt verricht. Hoe dat in zijn werk gaat? “Het onderwijsteam geeft in een Excelbestand per student aan welk scenario voor de betreffende student van toepassing is. Afhankelijk van het gekozen scenario vult het onderwijsteam aanvullende informatie in om de mutatie goed te kunnen verwerken.”

“Wanneer het bestand volledig ingevuld is, pakt de studentenadministratie het op en verwerkt handmatig een deel van de scenario’s”, vervolgt Henk. “Het andere deel van de scenario’s laat de administratie door de DOA verwerken, door het bestand aan te bieden aan de DOA. Hiermee is de werkdruk van dit proces enorm gedaald.”

“Bijkomend voordeel voor de administratieve medewerkers? Zij zitten niet meer vast aan die 2 weken zomervakantie. En ook de extra uitzendkrachten voor deze periode zijn niet meer nodig.”

Hoe is het om te werken met een Digitale Onderwijsassistent?

Henk blikt terug: “Twee jaar geleden, toen we aan de slag wilden gaan met de DOA, hebben we alle collega’s hier direct bij betrokken. We namen hen mee in onze beweegredenen en lichtten de plannen verder toe. Natuurlijk was dit een spannende fase, maar juist doordat we in gesprek bleven, gaf dat ook veel vertrouwen.”

“Daarnaast waren de collega’s een essentieel onderdeel van de juiste werking van de DOA’s. Immers, er is niemand beter in bepalen wat het werk inhoudt dan degene die het dagelijks uitvoert. Naar mate de tijd vordert, merken we dat het vertrouwen groeit. Dat zien we ook aan de input van collega’s: inmiddels hebben we een flinke ideeën lijst – met input van o.a. administratieve medewerkers – van onderwerpen en activiteiten die we in de toekomst kunnen automatiseren. Dat zie je ook terug in het aantal DOA’s; dat blijft groeien. Één coördinerend medewerker roept bij elk overleg: Ik ben zo blij met die DOA’s!”.

De Digitale Onderwijsassistent: iets voor u?

Kortom, de Digitale Onderwijsassistent is een tool die scholen inzetten om hun administratieve processen te stroomlijnen en de kwaliteit en snelheid te verhogen.

Door gebruik te maken van de DOA kunnen docenten en ondersteunend personeel zich meer richten op andere belangrijke taken en wordt het onderwijsproces efficiënter en effectiever.

Benieuwd naar wat de DOA voor uw onderwijsinstelling kan betekenen? We komen graag langs om samen met u te kijken waar de mogelijkheden zitten om slimmer te werken en zo meer aandacht en tijd voor het onderwijs vrij te maken. Wilt u meer weten? Zoek contact met Coforce of iPM Partners.

Over Coforce en iPM Partners

De Digitale Onderwijsassistent is een samenwerking tussen RPA-specialist Coforce en iPM Partners. 

iPM Partners helpt onderwijsorganisaties al meer dan 15 jaar met veel genoegen beter te presteren, met de student als startpunt. Om succesvol te zijn, geloven wij in krachtige onderwijsinhoud, sterke, vitale en resultaatgerichte teams en een goede heldere tactiek hoe we het werk met elkaar uitvoeren.

Coforce is de Nederlandse Robotic Process Automation specialist die bedrijven en instellingen met kennis en begeleiding ondersteunt in haar transitie naar nieuwe en efficiënt geautomatiseerde samenwerkingsvormen tussen mensen, processen en technische systemen.