"Met RPA kunnen we processen uitoveren die we handmatig niet aandurfden"

ROC Midden Nederland verzorgt met zo'n 1800 medewerkers het onderwijs voor 23.000 leerlingen, verspreid over verschillende locaties. Door de omvang van de administratieve processen en het feit dat een aantal medewerkers met pensioen zou gaan, was het voor ROC Midden Nederland interessant om met Robotic Process Automation (RPA) aan de slag te gaan. 

Werkdruk het hoogst rond zomervakantie

Peter vertelt dat er vooral in de zomerperiode, rond het begin en einde van het schooljaar, een enorme piekbelasting ontstond in de werklast van de studentenadministratie. Onder meer de diplomering, jaarovergang en inschrijving van studenten brachten veel routinematige handmatige processen met zich mee. Deze leenden zich perfect voor Robotic Process Automation. 

"RPA bespaart ons veel tijd en verbetert de kwaliteit van het werk"

Peter vertelt waar zo'n proces aan moet voldoen om gerobotiseerd te kunnen worden: "Er moet sprake zijn van voldoende volume. Het proces moet zodanig vaak uitgevoerd worden, dat de robot de kosten van het bouwen terugverdient met het uitsparen van de arbeid. Daarnaast mogen er geen beslismomenten in zitten. Het moet echt routinewerk zijn."

Tijdsbesparing van 660 uur door Robotic Process Automation

Als voorbeeld noemt hij het inschrijven van studenten. Het afronden van dit inschrijfproces gebeurt jaarlijks rond de 10.000 keer en kost gemiddeld 4 minuten per student. Alleen al door dit proces te automatiseren, bespaart ROC Midden Nederland jaarlijks zo'n 660 uur. "Daardoor neemt de werkdruk aan het einde van het schooljaar, die altijd heel hoog was, erg af. Dat is een heel mooi resultaat", aldus Peter.

"Ook worden de routinematige werkzaamheden nu veel nauwkeuriger uitgevoerd", vervolgt hij. "Dit heeft een positieve invloed op de kwaliteit van de dienstverlening én op het werkplezier van de medewerkers binnen de organisatie."

Softwarerobot voert nieuw proces uit

Ander groot voordeel van Robotic Process Automation voor ROC Midden Nederland, is dat er nu werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden, die eerst niet mogelijk waren. Peter: "Met RPA begin je bij processen die al een tijdje draaien. Processen die stabiel zijn. Maar  op een gegeven moment kun je gaan nadenken over processen die je eerder niet kon uitvoeren. Wij hebben namelijk een robot gebouwd die een geheel nieuw proces uitvoert."

Het gaat dus om een proces die mensen niet uit konden voeren, maar de robot wel. "Dankzij de robot sturen we nu elke maandag een e-mail naar de praktijkopleiders van leerbedrijven als de studenten die zij begeleiden de week daarvoor stage hebben gelopen. In die mail vermelden wij de namen van de student met het verzoek om de uren die de student geregistreerd heeft in zijn studentenportaal te accorderen. Dat is handmatig niet te doen, maar een robot kan die gegevens allemaal bij elkaar harken en de mail opstellen."

Medewerkers blijven onmisbaar

Peter benadrukt dat de softwarerobots niet zijn bedoeld om de medewerkers van de studentenadministratie te vervangen. Ze moeten het werk dragelijker en leuker maken. Daarnaast blijven de medewerkers simpelweg onmisbaar.

Hij zegt: "De softwarerobots doen precies wat je ze voorschrijft. Dat is mooi, want dan worden er geen fouten gemaakt en de kwaliteit van het werk neemt toe. Maar aan de andere kant doet een robot ook nooit een voorstel om een werkproces te verbeteren. Daarom is het belangrijk om in gesprek te blijven met de uitvoerende administratieve medewerkers om te kijken hoe je processen kunt verbeteren. Die feedback blijf je nodig hebben."

Afsluitend concludeert Peter: "We zijn blij met de samenwerking met Coforce en de voordelen van het automatiseren van processen met robots. Het bespaart ons veel tijd en verbetert de kwaliteit van het werk. Daarnaast kunnen we nu processen uitvoeren die we hiervoor handmatig niet aandurfden."

of