RPA en automatisering
Robotisering
RPA software implementeren is niet hetzelfde als processen volledig geautomatiseerd vanaf de basis opbouwen. Met RPA doet een software robot letterlijk wat een persoon achter een computer nu ook doet. Dit omvat routinetaken zoals het ophalen en invoeren van gegevens, het klikken op knoppen of het uploaden en downloaden van bestanden.
Automatisering
Volledige automatisering daarentegen maakt gebruik van systemen, processen en diensten van derden die van meet af aan speciaal voor specifieke processen zijn gebouwd. Om deze reden is het potentiële voordeel van volledige automatisering groter, maar dat geldt ook voor de toewijding. Een voorbeeld is factuurverwerking. Met RPA kan het werk van informatie inkloppen en doorsturen ter goedkeuring prima uithanden worden genomen. Maar met factuurverwerkingssoftware kan factuurverwerking nog efficiënter verlopen, onder meer door middel van intelligent matchen van een factuur met een inkooporder, waardoor ook de goedkeuring automatisch verloopt.
Workflow automatisering
Daarnaast bestaat er workflow-automatiseringssoftware waarmee data bewerkt en doorgestuurd wordt tussen systemen. De exacte handelingen zijn vooraf gedefinieerd en vinden plaats via de back-end van deze systemen, middels Application Programming Interfaces (API) of een speciale scripttaal.
Combinatie
Deze verschillende oplossingsrichtingen sluiten elkaar niet uit en kunnen in de praktijk naast elkaar functioneren. Om het voorbeeld van factuurverwerking aan te halen; facturen worden verwerkt door speciale factuurverwerkingssoftware, terwijl de inkomende facturen worden opgehaald uit een mailbox door een softwarerobot, die ze doorstuurt naar de factuurverwerkingssoftware of naar OCR software om de factuur te converteren naar databestanden waarmee de factuurverwerkingssoftware overweg kan.
Digitalisering
De laatste handeling, het gebruik van OCR, verwijst naar digitalisering. Dit is de stap die vooraf gaat aan automatisering of robotisering. Naarmate er steeds meer in data wordt gecommuniceerd zal digitalisering geen noodzakelijke stap meer zijn. Denk aan het gebruik van e-facturen in plaats van papieren facturen of zogenaamde non-machine-readable PDF facturen, of een burger die gegevens in een online portal invoert in plaats van een formulier per post.
Wanneer robotisering?
De keuze voor robotisering versus automatisering is niet altijd makkelijk. RPA is een vorm van automatisering die aan de voorkant van uw systemen opereert, zoals een mens dat ook zou doen. RPA is systeemonafhankelijk en kunnen dus met velerlei soorten business software en internet applicaties werken. En om RPA in te zetten, hoeven mensen niet te worden opgeleid en hoeven bestaande processen niet te worden aangepast. Dankzij deze eigenschappen is RPA direct in te zetten en uit te breiden of op te schalen.
RPA is dus ideaal als een tijdelijke oplossing voor specifieke projecten, zoals migratie van data tussen systemen, of als tussenstap naar een specifieke automatiseringsoplossing. RPA is ook ideaal als blijvende oplossing voor taken die te perifeer zijn in het landschap van bedrijfsprocessen, maar toch rendabel omdat ze het werk uit handen nemen en dit bovendien productiever en accurater doen dan mensen. Denk aan deelprocessen die complementair zijn aan hoofdprocessen, die geautomatiseerd worden met automatiseringssoftware die deze deelprocessen links laten liggen omdat ze wellicht te bedrijfsspecifiek zijn.