RPA binnen gemeenten

Ga jij met een gerust hart op vakantie? Pak verminderde bezetting bij gemeenten en andere overheden aan met softwarerobots

 

Laat je inspireren door wat je kan robotiseren

 

 

CO_Inspiratiegids_Gemeenten

 

4CEE_header_scroll

 

centric CityPermit pinkroccade Key2Financien Join Liber Mozard

Personeelstekort en toenemende werkdruk bij gemeenten

Heerlijk, zomer! De vergunningsaanvragen voor typische zomerse activiteiten zoals straatfeesten stromen alweer binnen. Dat, terwijl de bezetting lager is. Het is een uitdaging wanneer collega's die het werk moeten overnemen niet voldoende kennis van zaken hebben. Dit maakt het lastig om de werkzaamheden goed over te dragen. Wat weer resulteert in achterstallig werk en een verhoogde kans op fouten.

De werkdruk bij overheden en gemeenten is hoog. Personeelstekort, maar ook steeds meer administratieve rompslomp dragen daaraan bij. Overheden moeten meer taken uitvoeren, met minder geld en minder medewerkers. De werkdruk loopt op, er ontstaan achterstanden in het administratieve proces. En dat terwijl burgers en bedrijven wel een snelle(re) dienstverlening verwachten. 

Toenemende werkdruk bij gemeente door personeelstekort en lage bezettingsgraad medewerkers

Administratieve last nauwelijks bij te houden voor gemeenten

De administratieve last waar gemeenten mee te maken hebben is aanzienlijk. Het aanmaken van zaken, afhandelen van Wmo verzoeken, incasseren van automatische machtigingen, of afhandelen van backoffice zaken zijn nog maar enkele voorbeelden.

Loopt de werkdruk op door het verwerken van WOZ bezwaren, bijstand aanvragen, of simpelweg het printen van ontvangstbevestigingen? Heb je te maken met steeds meer taken maar met minder medewerkers? Ontstaan er lange doorlooptijden in het administratieve proces en loopt de persoonlijke dienstverlening achteruit?

In elke branche is de krappe arbeidsmarkt voelbaar, maar gemeenten lopen tegen extra uitdagingen aan. Juist het administratieve werk is een last terwijl dit geen probleem hoeft te zijn! 

Benut de kostbare uren van talentvolle medewerkers aan taken die waarde toevoegen en besteed de saaie administratieve taken uit aan een software robot

Toenemende werkdruk binnen gemeenten zonder RPA

Ondersteuning door software robots

Administratieve taken lenen zich er heel goed voor om anders te organiseren en dit werk weg te halen bij het toch al schaarse personeel. Je maakt het met software robots mogelijk om het personeelstekort (deels) op te vangen.

Het is een vorm van automatisering waarbij de software bestaande applicaties en systemen gebruikt zoals ook een menselijke gebruiker dit zou doen. De handelingen die de software robot uitvoert zijn gebaseerd op vooraf vastgestelde regels en de robot wijkt daar niet van af.

Door medewerkers in hun kracht te zetten en administratieve lasten te verminderen, kun je hun talenten beter benutten en worden de beschikbare uren besteed aan taken die waarde toevoegen aan burgers en bedrijven. Organisaties worden er ook interessanter mee voor nieuw talent.

RPA binnen gemeenten met software robots

Geschikt voor eenvoudig, terugkerend werk

RPA kan in elk proces binnen een overheidsorganisatie of gemeente worden ingezet, waarbij repeterende handelingen dor medewerkers achter een pc of in één of meerdere systemen worden uitgevoerd. Hierbij ligt de focus op het ondersteunen van medewerkers.

Alle werkzaamheden achter een computer die terugkerend, voorspelbaar én arbeidsintensief zijn, komen in aanmerking voor robotisering.

Denk bijvoorbeeld aan het ontgrieven van WOZ bezwaren waarbij vaak precies dezelfde redenen worden genoemd. De softwarerobots zoeken naar de redenen van bezwaar en herkennen op basis van bepaalde woorden of woordgroepen - zoals ‘geluidsoverlast’, ‘nadelige ligging’ of ‘achterstallig onderhoud’. Vervolgens loggen de robots in op de online waarderingsapplicatie en voeren de grieven, naast de benodigde informatie als objectnummer, in.

Enkele andere voorbeelden waarin softwarerobots overheden en gemeenten kunnen ondersteunen:

  • Automatiseren van processen zoals zaakgericht werken
  • Bezwaarprocedures
  • E-dienstverlening
  • Informatiemanagement
  • Administraties binnen verschillende systemen synchroniseren

De mogelijkheden zijn groot en om nog wat meer denkrichtingen te bieden, hebben we een inspiratiegids ontwikkeld met meer voorbeelden van toepassingen van software robots. 

 

DOWNLOAD INSPIRATIEGIDS

Lagere administratieve lasten met RPA binnen gemeenten

Voorbeeld 1

Taken die een softwarerobot alleen kan uitvoeren

Een software robot kan worden ingezet zonder medewerking van een ambtenaar. De software robot handelt het proces van een aanvraag helemaal uit. Dit kan door de stappen die een ambtenaar zou nemen, exact te simuleren. In de praktijk proberen we in de configuratie van de software robot, de gebruikersinterface van applicaties zoveel mogelijk te vermijden en gebruiken we andere ingangen om continuiteit zoveel mogelijk te borgen.

  • Anonimiseren van PDF documenten
  • Verwerken declaraties van zorgaanbieders WMO & jeugd
coforce-gemeenten-scenario1

Voorbeeld 2

Interactie tussen softwarerobot en ambtenaar

In de praktijk zorgen we vaak voor een interactie met de werkzaamheden van een ambtenaar.  Zo kan een software robot bepaalde werkzaamheden periodiek uitvoeren, waarna een ambtenaar het werk vervolgens oppakt, controleert en ergens plaatst, wat voor een robot de trigger is om de bestanden verder te verwerken. 

  • Toekennen mantelzorgwaardering
  • W&I zaak doorzetten naar klantmanager
coforce-gemeenten-scenario2

Voorbeeld 3

Processen die een softwarobot kan optimaliseren

Voordat software robots worden geconfigureerd, willen we bestaande processen inzichtelijk krijgen. Doorgaans wordt het configureren veel makkelijker als processen eerst worden geoptimaliseerd.

  • Uitkeringsruns diverse regelingen
  • Synchronisatie van gegevens en processtatus tussen backofficesystemen en het DMS/Zaaksysteem
coforce-gemeenten-scenario3

Duurzame verankering van RPA binnen gemeenten

Onze aanpak is vrij eenvoudig en snel toe te passen bij iedere overheidsinstelling of gemeente. Op basis van een beproefde methodiek zorgen wij voor draagvlak en een duurzame verankering van deze software in de organisatie. 

CO_rpa-projectmanagement-vergadering_H400

 

Wij zijn Coforce

Coforce is een onafhankelijk kennis- en implementatiepartner van verschillende RPA oplossingen en heeft ruime ruime ervaring met het robotiseren van uiteenlopende administratieve processen bij ondernemingen, instellingen en gemeenten.

coforce-producten

 

 

Tijd om te sparren?

Nieuwsgierig naar de inzet van een digitale workforce bij u op kantoor? Wij laten graag ons licht op uw situatie schijnen. Stuur ons een bericht en we nemen spoedig contact op.

Bellen tijdens kantooruren kan uiteraard ook via:

0318 648742

Heeft u een vraag of verzoek met betrekking tot media, evenementen, samenwerkingen of schoolopdrachten? Neem dan via deze weg contact met ons op.

Stijgend ziekteverzuim is slecht nieuws met huidig personeelstekort

In 2022 blijft de trend van ziekteverzuim onder werknemers stijgen. Volgens cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) is het verzuim in het vierde kwartaal van 2022 uitgekomen op 5,6%, een stijging ten opzichte van het eerste kwartaal van dat jaar, toen was het 5,4%. 

Het is nu het...

Robotisering helpt gemeente Ede met verwerken van honderden WOZ-bezwaren

De gemeente Ede ontvangt jaarlijks zo’n 1500 tot 2000 bezwaren op de WOZ-waarde. Het team van juridisch medewerkers, taxateurs en gegevensbeheerders – in totaal zo’n vijftien medewerkers – was ieder jaar maandenlang zoet met het verwerken daarvan. Dat moet sneller kunnen, dacht Linda Berends,...

‘Gratis’ WOZ-bezwaren kosten gemeenten miljoenen

Gratis bezwaar maken tegen je te hoge WOZ-waarde en geld besparen? Wie wil dat nou niet? De afgelopen jaren zijn er veel zogenoemde no cure no pay-bedrijven bijgekomen, die namens de burger gratis bezwaar aantekenen tegen de WOZ-waarde. Niet gek dus dat veel mensen gebruikmaken van dit soort...