RPA voor gemeenten

Over de inzet van software robots bij gemeenten en andere overheden.

 

Laat je inspireren door wat je kan robotiseren

 

 

Werkdruk en personeelstekort

Loopt de werkdruk op door het verwerken van WOZ bezwaren, bijstand aanvragen, of simpelweg het printen van ontvangstbevestigingen? Heb je te maken met steeds meer taken maar met minder medewerkers? Ontstaan er lange doorlooptijden in het administratieve proces en loopt de persoonlijke dienstverlening achteruit?

In elke branche is de krappe arbeidsmarkt voelbaar, maar gemeenten lopen tegen extra uitdagingen aan. Juist het administratieve werk is een last terwijl dit geen probleem hoeft te zijn! 

Benut de kostbare uren van talentvolle medewerkers aan taken die waarde toevoegen en besteed de saaie administratieve taken uit aan een software robot

CO_RPA VS Manual work without rpa_02-09-2021-01

Ondersteuning door software robots

Administratieve taken lenen zich er heel goed voor om anders te organiseren en dit werk weg te halen bij het toch al schaarse personeel. Je maakt het met software robots mogelijk om het personeelstekort (deels) op te vangen.

Het is een vorm van automatisering waarbij de software bestaande applicaties en systemen gebruikt zoals ook een menselijke gebruiker dit zou doen. De handelingen die de software robot uitvoert zijn gebaseerd op vooraf vastgestelde regels en de robot wijkt daar niet van af.

Door medewerkers in hun kracht te zetten en administratieve lasten te verminderen, kun je hun talenten beter benutten en worden de beschikbare uren besteed aan taken die waarde toevoegen aan burgers en bedrijven. Organisaties worden er ook interessanter mee voor nieuw talent.

CO_RPA vs Manuel desk with rpa met laptop en robot_02-09-2021-1

Geschikt voor eenvoudig, terugkerend werk

Alle werkzaamheden achter een computer die terugkerend, voorspelbaar én arbeidsintensief zijn, komen in aanmerking voor robotisering.

Denk bijvoorbeeld aan het ontgrieven van WOZ bezwaren waarbij vaak precies dezelfde redenen worden genoemd. De softwarerobots zoeken naar de redenen van bezwaar en herkennen op basis van bepaalde woorden of woordgroepen - zoals ‘geluidsoverlast’, ‘nadelige ligging’ of ‘achterstallig onderhoud’. Vervolgens loggen de robots in op de online waarderingsapplicatie en voeren de grieven, naast de benodigde informatie als objectnummer, in.

De mogelijkheden zijn groot en om nog wat meer denkrichtingen te bieden, hebben we een inspiratiegids ontwikkeld met meer voorbeelden van toepassingen van software robots. 


DOWNLOAD INSPIRATIEGIDS

CO-mens-geeft-robot-het-werk

Voorbeeld 1

Taken die een softwarerobot alleen kan uitvoeren

Een software robot kan worden ingezet zonder medewerking van een ambtenaar. De software robot handelt het proces van een aanvraag helemaal uit. Dit kan door de stappen die een ambtenaar zou nemen, exact te simuleren. In de praktijk proberen we in de configuratie van de software robot, de gebruikersinterface van applicaties zoveel mogelijk te vermijden en gebruiken we andere ingangen om continuiteit zoveel mogelijk te borgen.

  • Anonimiseren van PDF documenten
  • Verwerken declaraties van zorgaanbieders WMO & jeugd
coforce-gemeenten-scenario1

Voorbeeld 2

Interactie tussen softwarerobot en ambtenaar

In de praktijk zorgen we vaak voor een interactie met de werkzaamheden van een ambtenaar.  Zo kan een software robot bepaalde werkzaamheden periodiek uitvoeren, waarna een ambtenaar het werk vervolgens oppakt, controleert en ergens plaatst, wat voor een robot de trigger is om de bestanden verder te verwerken. 

  • Toekennen mantelzorgwaardering
  • W&I zaak doorzetten naar klantmanager
coforce-gemeenten-scenario2

Voorbeeld 3

Processen die een softwarobot kan optimaliseren

Voordat software robots worden geconfigureerd, willen we bestaande processen inzichtelijk krijgen. Doorgaans wordt het configureren veel makkelijker als processen eerst worden geoptimaliseerd.

  • Uitkeringsruns diverse regelingen
  • Synchronisatie van gegevens en processtatus tussen backofficesystemen en het DMS/Zaaksysteem
coforce-gemeenten-scenario3

CO_rpa-projectmanagement-vergadering_H400

 

Wij zijn Coforce

Coforce is een onafhankelijk kennis- en implementatiepartner van verschillende RPA oplossingen en heeft ruime ruime ervaring met het robotiseren van uiteenlopende administratieve processen bij ondernemingen, instellingen en gemeenten.

coforce-producten

 

 

Tijd om te sparren?

Nieuwsgierig naar de inzet van een digitale workforce bij u op kantoor? Wij laten graag ons licht op uw situatie schijnen. Stuur ons een bericht en we nemen spoedig contact op.

Bellen tijdens kantooruren kan uiteraard ook via:

0318 648742

Heeft u een vraag of verzoek met betrekking tot media, evenementen, samenwerkingen of schoolopdrachten? Neem dan via deze weg contact met ons op.

Robotiseer tijdrovende P2P processen met RPA

Hoeveel (handmatige) schakels zitten er in jouw Purchase to Pay proces? Hoe groter jouw bedrijf, hoe meer mensen er bij jouw proces betrokken zijn. Het P2P-proces bestaat uit een groot aantal standaard handelingen, die vooral bij de inkomende factuurstroom repetitief zijn. Dit resulteert vaak in...

Niet automatiseren van administratieve processen kost tijd

Hoe je vaak ben je als Finance professional bezig met hetzelfde werk? Steeds maar weer facturen controleren, gegevens invoeren in diverse systemen, er lijkt soms geen einde te komen. Misschien is het een schrale troost, maar je bent niet de enige die in herhaling valt. In het Smartsheet report ...

Hoe zet je RPA in Finance processen in als alles al geautomatiseerd is?

Alles is al geautomatiseerd, waarom zou je dan nog RPA in Finance processen nodig hebben? De perceptie dat je met RPA weinig bereikt als processen geautomatiseerd zijn komen we regelmatig tegen. Bij directie en management, maar ook bij de financieel professionals die dagelijks met die Finance...