Achter het podium van de diploma-uitreiking schuilt een minder zichtbare, maar desondanks even belangrijk fenomeen: de inspanningen van studentenadministratie die uren, dagen en weken hebben gewerkt aan het verwerken van de diploma's. Hoewel je zou denken dat een proces als diplomaverwerking relatief eenvoudig is, maakt de combinatie van essentiële factoren dat het een complex proces is dat al gauw stuit op problemen als een onderdeel niet goed wordt afgerond.
Het proces bestaat namelijk uit samenhangende aspecten, van het beheren van de deadlines tot aan het nauwlettend verwerken van gegevens. Oftewel: volop kans op fouten, die vervelende consequenties met zich meebrengen. Los van het grote risico op fouten, speelt ook de grote hoeveelheid tijd dat het proces opeist een problematische rol in het geheel. Het handmatig verwerken van de gegevens vraagt veel tijd en aandacht van personeel, die daardoor onder grote druk staan. Medewerkers van studentenadministratie zijn door de vele piekmomenten in een schooljaar regelmatig overwerkt, en krijgen in alle chaos de grote volumes aan de te verwerken data met moeite weggewerkt. En zoals in de meeste branches is het vinden van nieuw personeel eigenlijk een onbegonnen taak.
In deze blog kijken we inhoudelijk naar diplomaverwerking en hoe robotisering in het onderwijs dé oplossing kan vormen als het gaat om het terugdringen van de werkdruk en het vergroten van de efficiëntie. In tijden waarin automatisering op steeds meer aspecten van het werkende leven wordt toegepast, is het haast ondenkbaar dat er nog steeds grote hoeveelheden informatie handmatig moeten worden verwerkt. Robotisering in het onderwijs kan wat dat betreft de katalysator zijn voor een belangrijke doorslag, waardoor werknemers zich kunnen focussen op andere taken die door een gebrek aan tijd over het hoofd worden gezien.
Het verwerken van diploma's met een robot
We zien steeds vaker dat onderwijs en technologie hand in hand gaan als we kijken naar de manier waarop onderwijsinstellingen hun administratieve taken uitvoeren. Het verwerken van diploma's is bij uitstek een interessant proces om onder de loep te nemen, omdat het een kwetsbaar proces is dat op verschillende momenten fout kan gaan.
Om te beginnen kijken we naar het proces van diplomaverwerking:
- De robot checkt dagelijks de mutaties en stelt rapportages op waarin overzichtelijk wordt gemaakt welke studenten wel of niet geslaagd zijn.
- Die gegevens worden opgehaald, waarbij de robot checkt of alle gegevens compleet zijn.
- Vervolgens worden de vaststellingsbesluiten gedownload, waarna er een e-mail wordt verstuurd naar de student met daarin de boodschap dat de student geslaagd is. Als de student minderjarig is, wordt de e-mail ook verstuurd naar de ouders/voogden van de student.
- Hierna worden de waardedocumenten gegenereerd en gedownload. De robot checkt wederom of de documenten daadwerkelijk zijn gedownload.
- De waardedocumenten worden op verschillende locaties klaargezet voor de juiste onderwijsserviceteams.
- Een medewerker van het onderwijsserviceteam print de documenten en zorgt ervoor dat de papieren door de juiste persoon worden ondertekend, zodat deze correct kunnen worden overhandigd tijdens de diploma-uitreiking.
De robot voert deze handelingen dagelijks uit om te zorgen dat de rapportages goed verlopen. Hierbij wordt bijgehouden welke deelnemers gemuteerd zijn naar welke status, zodat er geen omkijken meer naar is als de gegevens op een later moment moeten worden verwerkt.
Daarbij moet worden benadrukt dat het geregeld voorkomt dat diplomaverwerking en het proces daaromheen wordt gekoppeld aan de uitschrijving van de student die na een behaald diploma volgt. In zo'n geval worden er twee losse processen en ook twee robots ingericht, die ook asynchroon van elkaar kunnen werken. Dat heeft te maken met het feit dat er op die manier de garantie gegeven kan worden dat het genereren van waardedocumenten op de juiste manier en op het juiste moment plaatsvindt. Het uitschrijven is namelijk een iets minder dringende taak, en dus is het raadzaam om deze taken op te splitsen zodat de diplomaverwerking niet onverhoopt verlaat wordt.
Het uitschrijven van studenten met een robot
De ene robot is klaar met het verwerken van de diploma's, maar hoe zit het met het uitschrijfproces? Vaak wordt er in zo'n geval een aparte robot ingeschakeld, die zich volledig toespitst op het afhandelen van de uitschrijving van studenten.
Dat proces ziet er als volgt uit:
- De robot haalt de data op uit de database en houdt bij welke statusmutatie als laatst heeft plaatsgevonden van de gediplomeerde studenten.
- Hierbij wordt er gericht gekeken naar de oudst verwerkte diplomeringrun om te voorkomen dat een specifieke afdeling altijd onderaan komt te staan. Dat heeft te maken met het gegeven dat nieuwe data ervoor zorgt dat oude data telkens onderaan komt te staan.
- Daarna wordt vastgesteld of er sprake is van een eventuele vervolgopleiding; is daar geen sprake van? Dan kunnen zaken zoals verdere betalingsplicht afgerond worden. Is er wel een vervolgopleiding? Dan kunnen diverse zaken in stand blijven.
- De student wordt uit de loopbaanbegeleidingsgroep gehaald, of zal in sommige gevallen, indien van toepassing, worden verplaatst naar een nieuwe loopbaanbegeleidingsgroep.
- De verbintenis tussen de student en de instelling wordt beëindigd, waarbij lopende contracten, deelname aan bepaalde groepen en studiekeuzetrajecten worden afgerond. Ook openstaande absentiemeldingen moeten worden beëindigd.
- Hierna wordt er gekeken naar de relaties met betalingsplicht, in het geval dat een student moet worden uitgeschreven bij DUO.
- De uitschrijfbrief wordt gegenereerd en verstuurd vanuit de applicatie (bijvoorbeeld Eduarte).
- Vervolgens worden alle derdenmachtigingen beëindigd.
- Ten slotte volgt er een mail naar het onderwijsserviceteam waarin wordt opgesomd welke acties geslaagd zijn en welke acties nog moeten worden uitgevoerd. Dit rapport is locatieafhankelijk, zodat elk onderwijsserviceteam een accurate rapportage ontvangt waarop vervolgens gehandeld kan worden.
De race tegen de klok winnen
Al met al ben je in het gehele proces toch minstens vijftien stappen verder om te zorgen dat een student een diploma ontvangt en vervolgens uitgeschreven wordt. Vermenigvuldig dit met het aantal studenten dat is afgestudeerd (al gauw zo’n paar duizend), en je realiseert je al gauw waarom dit zo ontzettend veel van medewerkers vraagt tijdens deze piekmomenten. Daar waar het proces handmatig al snel tot wel vijf dagen kan duren, is dat te reduceren naar 1 à 2 dagen met het gebruik van robots. Een flinke besparing als het gaat om tijd, maar ook mankracht.
En voor wie zich afvraagt in welk geval robotisering in het onderwijs de redder in nood kan zijn, luidt het advies: kijk kritisch naar de doorlooptijd van het gehele proces. Hoeveel medewerkers zijn ermee bezig? Hoelang zijn die medewerkers ermee bezig? Om hoeveel volume gaat het? Kijk daarbij goed naar het menselijke aspect van het geheel: medewerkers zijn vaak gewend om overuren te draaien tijdens piekmomenten, waardoor het proces niet per se als problematisch wordt gezien. Toch is het belangrijk om desondanks daar waar mogelijk te kiezen voor een nieuwe manier van werken, want ook de meest toegewijde medewerkers kunnen vroeg of laat uitvallen door structurele tijdsdruk en werkstress. Bovendien kan vermoeidheid onder medewerkers al gauw leiden tot fouten, met alle gevolgen van dien. Wat dat betreft geldt ook hier: voorkomen is beter dan genezen!
Ben je benieuwd geworden naar robotisering voor studentenadministraties en wil je meer weten welke taken je aan een robot kunt uitbesteden? Download dan onze inspiratiegids en ontdek alles wat je moet weten over deze inventieve toepassing.
