De stille last van de diploma-uitreiking in het onderwijs

Na wekenlang hard te hebben gestudeerd, eindigt het overgrote deel van de studenten uit de examenklassen op het podium, klaar om hun diploma in ontvangst te nemen. Dierbaren en trotse docenten kijken trots toe terwijl één voor één de studenten worden opgeroepen om hun belangrijke papiertje op te halen. Maar wat weinig mensen zich realiseren, is dat er voorafgaand aan dit jaarlijkse moment weken wordt gezwoegd en geploegd door niemand minder dan de medewerkers van de studentenadministratie.  

Want achter het podium van het onderwijs speelt zich een minder zichtbare maar even belangrijke einduitvoering af. We hebben het natuurlijk over het verwerken van diploma’s; een taak die op het eerste gezicht misschien eenvoudig lijkt, maar bij nader inzien een labyrint van uitdagingen en stressniveaus onthult voor de stuwende kracht van het onderwijs: de studentenadministratie.

Het proces achter de schermen

Het begint allemaal met het verzamelen van de nodige gegevens, een proces dat zowel tijdrovend als enorm gedetailleerd is. Elke student moet zorgvuldig worden gecontroleerd en geverifieerd om ervoor te zorgen dat de juiste informatie wordt vastgelegd voordat het diplomaproces kan beginnen. Om te beginnen dient de examencommissie vast te stellen dat een student daadwerkelijk is geslaagd voor de opleiding. Zodra dat is gebeurd, zorgen de onderwijsserviceteams voor de opvolgende handelingen om het onderwijstraject af te sluiten. Allereerst wordt een aantal gegevens gecontroleerd. Een diploma is voor velen een van de belangrijkste documenten in hun leven; een foutje hier en daar, hoe klein ook, is simpelweg onacceptabel. Vervolgens wordt de student op de hoogte gesteld van het goede nieuws. Hierna worden zaken zoals het diploma en de resultatenlijsten aangemaakt. Ook wordt de student uitgeschreven van de onderwijsinstelling. Om de uitschrijving te bevestigen aan de student, wordt er ook in dit geval een bericht verstuurd. Relevante besluiten en waardedocumenten worden afgedrukt, ondertekend en aan de student uitgereikt tijdens de afstudeerceremonie. 

LEESTIP De robot als redder in nood: dé oplossing bij het verwerken van diploma's tijdens piekmomenten

Voor wie dacht dat dit een gedetailleerde opsomming is van het proces: helaas is het tegendeel waar. Het vaststellingsbesluit van de examencommissie moet bijvoorbeeld gedownload worden, en ook de transcripties moeten worden gegenereerd. Hetzelfde geldt voor resultatenlijsten en diploma’s. En is de afgestudeerde in kwestie minderjarig? Dan gaat de bevestigingsmail naar de ouder/begeleider.

Je zou in eerste instantie wellicht denken dat de verwerking van diploma’s een routinematige taak is die niet voor al te veel hectiek zou moeten zorgen. Toch zorgt de combinatie van personalisatie, gedetailleerde informatie en hoge werklast ervoor dat het een helse taak is om het geheel elk jaar weer te bolwerken, en dat is nog zachtjes uitgedrukt. 

Van kwaad tot erger 

Diploma's moeten worden verwerkt en uitgereikt binnen strakke deadlines om ervoor te zorgen dat studenten hun welverdiende certificaten ontvangen wanneer ze dat verwachten. Geen enkele student wilt op zo’n belangrijk moment in letterlijke zin met lege handen staan onder toeziend oog van diens familie en vrienden. De bijkomende tijdsdruk kan de druk op de studentenadministratie vergroten, vooral tijdens drukke periodes zoals het einde van het academisch jaar waarin andere belangrijke piekmomenten, zoals de inschrijving van nieuwe studenten of het invoeren van TOA-toetsresultaten, samenvallen. Het gevolg? Torenhoge werkdruk in het onderwijs voor de medewerkers van studentenadministratie, die met de al bestaande personeelstekorten doorgaans al op hun tandvlees lopen. 

Maar het meest tijdrovende en vaak meest onderschatte element is de handmatige gegevensinvoer. Het creëren van individuele diploma's vereist een onberispelijke aandacht voor detail om ervoor te zorgen dat elke naam, datum en cijfer correct zijn. Dit proces is niet alleen mentaal veeleisend, maar ook gevoelig voor menselijke fouten. Een klein foutje zoals een verkeerde letter of een cijfer te weinig is per definitie een fout teveel.

Het zou oneerlijk zijn om de problematiek rondom dit proces bij de medewerkers van de studentenadministratie te leggen. Want hoe je het ook wendt of keert: de druk en omvang van het verwerken van diploma’s maken dat geen enkele workflow daar tegenop kan, hoe goed ze ook ingericht zijn. 

Werk niet harder, maar efficiënter 

Kortom, achter de feestelijke glans van de diploma-uitreiking schuilt een realiteit van intensieve inspanningen en toegewijd werk van de studentenadministratie. Het proces van diplomaverwerking is verre van een eenvoudige taak; het is een complexe puzzel van tijdrovende stappen, nauwgezette gegevensinvoer en voortdurende validatie. Als we dieper graven, wordt duidelijk dat er een reële behoefte is aan oplossingen die de last van administratief medewerkers kunnen verlichten en de efficiëntie van het proces kunnen verbeteren. In onze volgende blog onderzoeken we hoe technologische innovaties uitkomst kunnen bieden als een katalysator voor positieve verandering en de weg kunnen effenen voor een meer effectieve en stressvrije diplomaverwerking in het onderwijs. Want: zonder onderwijsmedewerkers geen onderwijs!

Juist wanneer er handen en ogen tekortschieten om het werk te verlichten, kan robotisering dé manier zijn om de werkdruk in het onderwijs te verlichten. Ben je het zat om elk jaar maar weer af te wachten tot de absolute chaos zich weer aandient? En ben je benieuwd naar hoe het ook anders kan?

Lees het in onze blog over hoe hedendaagse technologie uitkomst kan bieden bij de verwerking van diploma’s in het onderwijslandschap.

Een robot kan studentenadministraties nog bij veel meer taken ondersteunen. Laat je inspireren en download de inspiratiegids voor studentenadministraties.