Robotisering in het onderwijs: efficiënte verwerking van TOA-toetsresultaten

De manier waarop onderwijs wordt ingedeeld, is enorm veranderd in de afgelopen tientallen jaren. Voorheen werd er nog gewerkt met het ouderwetse schoolbord, tegenwoordig wordt er met smartboards gewerkt. Daar waar studenten vroeger nog moesten kunnen hoofdrekenen, wordt nu de nadruk gelegd op het kunnen werken met een grafische rekenmachine. En ouderwets de boeken induiken voor een bronnenonderzoek? Nee hoor; de studenten gebruiken gewoon ChatGPT.

Tijden veranderen, en dé plek bij uitstek om vooruitgang en ontwikkeling te omarmen, is binnen het onderwijs. Een broedplaats voor vooruitstrevende ideeën, waar jong talent zich mag ontplooien en ontwikkelen, waar we als maatschappij ook weer van profiteren. Want: stilstand is achteruitgang.

Met dat gegeven in het achterhoofd is het dan ook opvallend dat juist in een omgeving waarin vooruitstrevendheid een pijler is, technologische ontwikkeling nog lang niet altijd wordt ingezet ten behoeve van het verlagen van de werklast van de mensen die dag in, dag uit ervoor zorgen dat onderwijsinstellingen zo vlekkeloos mogelijk kunnen opereren. 

Medewerkers van studentenadministratie hebben meerdere keren per jaar te maken met piekmomenten, waarin ze absurde hoeveelheden administratie moeten wegwerken, en dat gaat vaker wel dan niet gepaard met tijdsdruk. Het verwerken van TOA-toetsresultaten, het toetsplatform waarmee alle resultaten en cijfers van studenten worden gemonitord, is een goed voorbeeld van een proces dat meerdere malen per jaar plaatsvindt. Om het geheel nog een stukje uitdagender te maken, komt het geregeld voor dat zo’n piekmoment regelmatig samenvalt met een ander piekmoment, bijvoorbeeld het verwerken van diploma’s aan het einde van een schooljaar. Niet alleen is het een stressvolle periode voor de studenten, ook de studentenadministratie staat elke keer weer voor een grote uitdaging: hoe zorg je ervoor dat alle resultaten op tijd en correct worden verwerkt? 

Het verwerken van TOA-toetsresultaten is een proces dat bestaat uit veel stappen, en bij elke stap bestaat er het risico dat er iets misgaat. De realiteit leert dat dat ook geregeld voorkomt: in de hectiek, met een voortdurend personeelstekort en hoge werkdruk is het niet meer dan logisch dat er fouten ontstaan tijdens het handmatig verwerken van grote hoeveelheden data. En hoewel het handmatige proces een taaie kluif is voor medewerkers van studentenadministratie, is er een oplossing die uitkomst kan bieden.

De robot als redder in nood 

Als we kijken naar de handmatige aanpak van het verwerken van TOA-toetsresultaten, dan zien we bijvoorbeeld dat het vaak misgaat bij het koppelen van een Excel-werkboek aan bijvoorbeeld Eduarte (een studenteninformatiesysteem). Dat kan bijvoorbeeld liggen aan een verkeerde datumnotering (mm/dd/yy in plaats van dd/mm/yy). Het inzetten van robots kan dit volledige proces zodanig vereenvoudigen, dat er enerzijds minder kans op fouten is, en anderzijds een hoop werklast bespaard wordt. Een robot kan namelijk vóór de koppeling aan Eduarte checken of de juiste datumnotering wordt gehanteerd, waarmee eenvoudig verdere fouten kunnen worden voorkomen.

Benieuwd hoe zo’n proces verloopt als er robots worden ingezet? We zetten het voor je op een rij:

1. Er wordt door de robot ingelogd bij TOA.toets.nl met multi-factor authenticatie, waarna er binnen het platform een datum range wordt opgegeven. 
2. Aan de hand van de opgehaalde resultaten, wordt er binnen Eduarte een dataset opgehaald met een filter toegespitst op bepaalde afdelingen. 
3. Door middel van een aantal complexe formules wordt het gewenste outputbestand gegenereerd. 
4. De resultaten worden geüpload in Eduarte. 
5. Het logbestand wordt gesplitst met de resultaten per afdeling/locatie. 

Het voordeel van de inzet van robots is dat je heel toegespitst een robot kunt laten focussen op een specifiek onderdeel van dit proces. Bijvoorbeeld: een robot die zich bezighoudt met dataverzameling en een robot die uitsluitend focust op de import in het onderwijssysteem. 

Dat betekent ook dat processen al naargelang kunnen worden opgeknipt in verschillende stukjes, om zo te waarborgen dat een robot diens specifieke taak naar behoren uitvoert. Op die manier kan er nauwlettend in de gaten worden gehouden of de output van de robot klopt, en op tijd worden ingegrepen daar waar nodig. De inzet van robots betekent uiteraard niet dat er nooit iets mis kan gaan. Want hoewel het traject van begin tot livegang relatief kort is, gemiddeld zo’n twee weken, komt het na livegang voor dat er wat kinderziektes uit het vernieuwde proces gewerkt moeten worden. Maar wie even een korte rekensom maakt, komt al gauw tot de conclusie dat het doorlopend monitoren van het gerobotiseerde proces vele malen minder arbeidsintensief is ten opzichte van het handmatig verwerken van TOA-toetsresultaten. 

Geen quick fix maar een langetermijnoplossing 

Robotisering is wat dat betreft ook geen pleister die je in geval van nood kunt toepassen om snel van je problemen af te zijn. Het is juist de kunst om op tijd te starten met de inzet van robots, zodat de studentenadministratie niet telkens middenin een piekmoment met de handen in het haar zit van ellende. Zoals iedereen in dergelijke situaties kan beamen: die kortdurende piekmomenten qua werkdruk en stress worden afgerond met een zucht van verlichting, die tijdelijk wordt opgevolgd door relatieve rust om vervolgens weer over te gaan naar complete chaos tijdens het volgende piekmoment. 

LEESTIP Vereenvoudig de plaatsingsprocedure voor studentenadministraties

Op de lange termijn liegen de feiten er niet om: robotisering neemt enorm veel werkdruk weg bij de studentenadministratie, waardoor hun waardevolle en schaarse uren op een efficiënte manier kunnen worden ingezet, terwijl robots ondertussen repetitieve taken uit handen nemen. Het resultaat? Werknemers die met plezier hun creativiteit en energie kunnen steken in het optimaliseren van de uiteenlopende taken binnen studentenadministratie. 

Herken je het beschreven proces in deze blog, en loop je tegen dezelfde problemen aan tijdens de piekmomenten binnen jouw organisatie?

Download onze inspiratiegids en ontdek hoe robotisering uitkomst kan bieden voor het verlagen van de werklast die gepaard gaat met het handmatig verwerken van toetsresultaten en andere piekmomenten.