Robotic Process Automation: starten, opschalen en uitbreiden

Zoals doorgewinterde IT- en businessprofessionals weten, is digitale transformatie veel meer dan het uitvoeren van een pilot of zelfs een succesvolle start van een project. Er zijn verschillende fases die je moet doorlopen om RPA op grote schaal te implementeren.

Wij zien vaak dat organisaties de implementatie en het opschalen van Robotic Process Automation onderschatten. Vandaar dat we graag in dit blogartikel de fases uitleggen die je moet doorlopen om een werkelijke RPA-expert te kunnen worden.

Inmiddels hebben we, met een flinke dosis ervaring in onze rugzak, klanten gezien die zowel groot als klein beginnen. Elke aanpak heeft zo zijn voor- en nadelen. Hierbij kun je denken aan standaardisatie, adoptie en flexibiliteit. Maar hoe start je dan met Robotic Process Automation? Hoe schaal je op en hoe breid je uit? Hoe excelleer je?

Starten met een RPA implementatie

Onze tip voordat je met Robotic Process Automation begint, is om een relatief simpel of kort proces te identificeren. Het is ook mogelijk om een specifiek ‘subproces’ te nemen uit een groter, complexer administratief of financieel proces.

Daar helpen wij graag mee. Dit doen we aan de hand van een QuickScan. Deze is gebaseerd op criteria zoals volume, frequentie en de foutgevoeligheid van een bepaald proces. Ook kan de impact die dit heeft op de organisatie, collega’s, klanten of leveranciers in meegenomen worden.

Vaak vinden we al snel herhalende stappen in een proces en gaan we verder de diepte in samen met de proceseigenaar.

• Beoordeel de huidige administratieve processen, workflows en tools. Wat werkt echt goed? Welke processen moeten worden aangepast voordat automatisering wordt ingevoerd?

• Benchmark de huidige processen. Wat zijn gemiddelde factuurverwerkingskosten of uitstaande dagen? Hoe lang duurt het om een klant of nieuwe medewerker ‘on board’ te krijgen? Vergelijk eens de eigen processen met de gemiddelden uit jouw branche.

• Identificeer use cases voor RPA: Welke processen zijn ideaal voor gerobotiseerde procesautomatisering?

• Geef prioriteit aan use cases met de meeste impact: Het doel bij een eerste implementatie is het realiseren van een hoge productiviteitswinst en een snelle ROI. Je wilt immers het succes van Robotic Process Automation bewijzen bij jouw stakeholders maar ook een trend zetten binnen jouw organisatie.

Een manier om dit te doen is het met behulp van de software van Process Discovery (PD), die standaard in de tool van Tungsten RPA (voorheen Kofax RPA) zit. Aan de hand hiervan kun je meteen zien waar verbetering nodig is.

Ook krijg je inzichtelijk wat verbetermogelijkheden zijn. Heb je bijvoorbeeld veel onnodige wachttijden? Elimineer deze dan voordat je de softwarerobot gaat implementeren. Het is essentieel dat de softwarerobot het efficiëntste proces leert. Aangezien de softwarerobot niet zelf kan nadenken kan hij ook geen verbeteringen opsporen. Dit werk moet jij dus voor hem doen.

💡LEESTIP: Benieuwd hoe de Gemeente West Betuwe aan de slag ging met de implementatie van RPA? Lees dan hun ervaringsverhaal. 

Opschalen en schaalvergroting van de RPA implementatie

Stel de business case voor RPA op: Robotic Process Automation brengt veel ROI-voordelen met zich mee. Van het besparen van tijd en kosten tot het verbeteren van de ervaringen van klanten en medewerkers.

Het opbouwen van de business case is een kunst op zichzelf. In de praktijk zien wij een combinatie van kwantitatieve ROI zoals terugverdientijd in 3-6 maanden en kwalitatieve factoren zoals het verhogen van de procesdoorlooptijd en het verbeteren van de klantenbinding.

Maar we willen je graag adviseren om niet de business case te refereren aan een gerobotiseerd proces. Met de software kun je immers meerdere type administratieve of financiële processen oppakken. Vaak zijn er bij een organisatie ook meerdere rendabele use cases te vinden. Grote of kleinere processen.

Roadmap voor het opschalen

Creëer een roadmap voor het opschalen van een RPA implementatie binnen de organisatie. Schaalvergroting betekent het verhogen van het aantal softwarerobots dat binnen een bepaalde business unit of specifiek proces wordt ingezet.

Hiervoor kun je de analyses uit de beginfase gebruiken. Hier heb je namelijk meerdere geschikte processen voor Robotic Process Automation geïdentificeerd, welke je hier kunt gebruiken. Ook kun je nu overgaan op processen die een mindere prioriteit hebben, maar welke alsnog zullen profiteren van de software.

Uitbreiding van Robotic Process Automation over de hele organisatie heen

De realiteit leert dat de benodigdheden die je in huis moet hebben om RPA succesvol te implementeren vaak worden onderschat. Veel bedrijven denken dat het pad naar robotisering al in enkele weken geplaveid kan worden. In de praktijk duurt het echter vaak enkele maanden om het proces goed voor te bereiden en te implementeren. RPA implementatie is namelijk geen kwestie van ‘plug and play’.

Ons advies is dan ook om een multifunctioneel RPA-team samen te stellen als je Robotic Process Automation breder over je bedrijf wilt inzetten. Dit team is een verzameling van verschillende type functionarissen binnen jouw organisatie. Soms wordt dit ondergebracht in een Center of Excellence, zoals onze klant Vanderlande heeft gedaan. Andere RPA leveranciers noemen dit soms Capability Center of Robotics Factory.

Kortom, stap voor stap

Om optimaal te profiteren van de voordelen die gepaard gaan met een RPA implementatie, is het belangrijk om een goed en duidelijk stappenplan te doorlopen dat de bovengenoemde elementen bevat. Het is nooit aan te raden om meteen met meerdere processen te beginnen, maar begin er echt met één. En vergeet de analysefase niet. Want echt, meten is weten!

Bij Coforce hanteren we een stapsgewijze aanpak die de klant bekend maakt met en voorbereidt op alle bijzonderheden die gepaard gaan met een RPA implementatie. Wij vinden het belangrijk dat we jouw organisatie achterlaten met geautomatiseerde processen én met medewerkers die goed voorbereid zijn op het samenwerken met de softwarerobots. Meer weten? Neem gerust contact met ons op!

of