Process Mining: Hoe je bottlenecks uit je proces-spaghetti haalt

Het verbeteren van processen binnen een organisatie begint met het analyseren, inzichtelijk maken en vervolgens begrijpen waar de knelpunten liggen. Vaak krijg je, wanneer je een collega of manager vraagt om een intern proces van begin tot eind te beschrijven, stappen te zien die elkaar keurig opvolgen. Alsof alles altijd vlekkeloos verloopt. In de praktijk zit dat toch wat ingewikkelder. Processen lijken namelijk meer op een soort spaghetti-brei dan op een rechte lijn. Maar hoe maak je hier kaas van? Daar komt Process Mining om de hoek kijken. In deze blog leggen we uit wat Process Mining precies is, hoe je Process Mining inzet en wat de voordelen zijn. 

Process Mining uitgelegd 

Om Process Mining te begrijpen, moeten we beginnen bij Intelligent Automation. Intelligent Automation, of IA, maakt gebruik van slimme technologieën, zoals kunstmatige intelligentie en RPA (Robotic Process Automation), om herhalende taken in organisaties te automatiseren en te optimaliseren. Zie Process Mining als het voorwerk wanneer je met Intelligent Automation je bedrijfsprocessen gaat automatiseren.

Nog niet bekend met RPA? Lees meer over Robotic Process Automation en wat het voor jouw organisatie kan betekenen

Net als RPA, valt Process Mining onder de bredere term 'automatisering'. Deze term kan nog wel eens zorgen voor wat afweer. Dat komt vaak doordat er gedacht wordt dat automatisering alleen mogelijk is bij een complete digitale transformatie, waarbij alle aspecten van je bedrijfsvoering op de schop moeten.

In werkelijkheid is dit echter niet het geval. Je kan namelijk al aanzienlijke verbeteringen realiseren door je basisprocessen te optimaliseren met behulp van digitale hulpmiddelen zoals Process Mining. Hierdoor kan je stap voor stap richting een meer efficiënte en geoptimaliseerde operatie gaan, zonder meteen een volledige transformatie te hoeven doorlopen. 

Inzicht krijgen in processen

Process Mining en Intelligent Automation gaan hand-in-hand. Process Mining is een tool die wordt ingezet om inzicht te krijgen in bestaande processen, inefficiënties te identificeren en kansen voor automatisering te ontdekken. Vervolgens kun je deze processen verbeteren en automatiseren op basis van de verzamelde data. 

Kortom, Process Mining helpt je om je processen te begrijpen en te optimaliseren, terwijl het Intelligent Automation platform je in staat stelt om die processen (verder) te automatiseren.

Maak de olifantenpaadjes zichtbaar 

In de praktijk zitten bedrijfsprocessen vol met 'olifantenpaadjes'. Deze paadjes zijn niet gewenst maar zijn wél waardevol. Ze laten namelijk zien hoe het proces daadwerkelijk verloopt.

Om tot een vereenvoudigd en efficiënt pad te komen, ook wel een 'happy flow' genoemd, wordt Process Mining ingezet. Dit biedt direct inzicht in waar het proces vertraagt en waar inefficiënties optreden, oftewel het vinden van je bottlenecks. Dit inzicht is essentieel als je je processen wilt optimaliseren en automatiseren. Het is als het ware een soort data-driven procesanalyse. Maar hoe werkt Process Mining nou eigenlijk? 

In het kort, dit zijn de vier belangrijkste stappen van Process Mining: 

• Data verzamelen: Je begint met het verzamelen van gegevens over een specifiek bedrijfsproces. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van verschillende bronnen, zoals logbestanden, databases, of andere systemen die betrokken zijn bij het proces.  

• Analyseren en visualiseren: Vervolgens worden deze gegevens geanalyseerd en gebruikt om het proces in kaart te brengen. Het resultaat is een visuele weergave zoals een processtroom, grafiek of diagram, die laat zien hoe verschillende activiteiten binnen het proces met elkaar verbonden zijn. 

• Inzichten identificeren: Zodra het huidige proces helemaal inzichtelijk is, kun je inefficiënties, knelpunten, variaties en andere problemen in je processen-spaghetti identificeren. Het helpt ook om de naleving van regels en voorschriften te controleren. 

• Procesoptimalisatie: Op basis van deze kennis kun je gericht aan de slag met het optimaliseren van je processen. Met als uiteindelijk doel het verminderen van kosten, de doorlooptijd verkorten en de kwaliteit van je diensten verbeteren. 

Herhalen, herhalen en nog eens herhalen

De resultaten die voortkomen uit het inzetten van Process Mining vormen de basis voor het standaardiseren en verbeteren van het proces. De resultaten die uit Process Mining komen zijn misschien niet altijd wat je hoopt, maar wel altijd leerzaam.

We zien vaak in de praktijk dat Process Mining; 

• Knelpunten identificeert, waardoor deze aangepakt kunnen worden.

• Dubbel werk vermindert of elimineert door de invoer te verbeteren, bijvoorbeeld door het gebruik van apps of webformulieren. 

• Onnodige taken elimineert. 

• Kansen blootlegt om met Intelligent Automation processen te optimaliseren.

Na het doorvoeren van aanpassingen en optimalisaties is het essentieel om Process Mining opnieuw in te zetten om de effecten te meten en te evalueren.  Als de resultaten niet aan de verwachtingen voldoen, kun je verdere aanpassingen doorvoeren voor een optimaal proces. Een proces-spaghetti zonder bottlenecks dus.

Het proces van optimalisatie is een continu proces dat organisaties helpt om hun efficiëntie en kwaliteit te blijven verbeteren. 

Meer weten over Process Mining of Intelligent Automation?

Benieuwd wat Process Mining of Intelligent Automation voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op of bekijk het webinar waarin we je alles uitleggen over de toepassingen en voordelen van Process Mining.

of