Zoals doorgewinterde IT- en businessprofessionals weten, is digitale transformatie veel meer dan het uitvoeren van een pilot of zelfs een succesvolle start van een project. Er zijn verschillende fases die je moet doorlopen om Robotic Process Automation (RPA) op grote schaal te implementeren.

Wij zien vaak dat organisaties de implementatie en het opschalen van RPA onderschatten. Vandaar dat ik graag in dit blogartikel de fases uitleggen die je moet doorlopen om een werkelijke RPA-expert te kunnen worden.

Inmiddels hebben we met een flinke dosis ervaring in onze rugzak, klanten gezien, die zowel groot als klein beginnen. Elke aanpak heeft zo zijn voor- en nadelen. Hierbij kun je denken aan standaardisatie, adoptie en flexibiliteit. Maar hoe start je dan met Robotic Process Automation (RPA)? Hoe schaal je op en hoe breidt je uit? Hoe excelleer je?

Starten met RPA

Onze tip voordat je met RPA begint, is om een relatief simpel of kort proces te identificeren. Het is ook mogelijk om een specifiek ‘subproces’ te nemen uit een groter, complexer administratief of financieel proces. Daar help ik of mijn collega’s graag mee. Dit doen we aan de hand van een QuickScan. Deze is gebaseerd op criteria zoals volume, frequentie en de foutgevoeligheid van een bepaald proces. Ook kan de impact die dit heeft op de organisatie, collega’s, klanten of leveranciers in meegenomen worden. Vaak vinden we vaak al snel herhalende stappen in een proces en gaan we verder de diepte in samen met de proceseigenaar.

• Beoordeel de huidige administratieve processen, workflows en tools. Wat werkt echt goed? Welke processen moeten worden aangepast voordat automatisering wordt ingevoerd?
• Benchmark de huidige processen. Wat zijn gemiddelde factuurverwerkingskosten of uitstaande dagen? Hoe lang duurt het om een klant of nieuwe medewerker ‘on board’ te krijgen? Vergelijk eens de eigen processen met de gemiddelden uit jouw branche.
• Identificeer use cases voor RPA: Welke processen zijn ideaal voor gerobotiseerde procesautomatisering?
• Geef prioriteit geven aan use cases met de meeste impact: Het doel bij een eerste implementatie is het realiseren van een hoge productiviteitswinst en een snelle ROI. Je wilt immers het succes van RPA bewijzen bij jouw stakeholders maar ook een trend zetten binnen jouw organisatie.

Een manier om dit te doen is het met behulp van de software van Process Discovery (PD), die standaard in de tool van Kofax RPA zit. Aan de hand hiervan kun je meteen zien waar verbetering nodig is. Ook krijg je inzichtelijk wat mogelijke verbetermogelijkheden zijn. Heb je bijvoorbeeld veel onnodige wachttijden? Elimineer deze dan voordat je de robot gaat implementeren. Het is essentieel dat de robot het efficiëntste proces leert. Aangezien de robot niet zelf kan nadenken kan hij ook geen verbeteringen opsporen. Dit werk moet jij dus voor hem doen.

Opschalen en schaalvergroting van de RPA-oplossing

Stel de business case voor RPA op: RPA brengt veel ROI-voordelen met zich mee, van het besparen van tijd en kosten tot het verbeteren van de ervaringen van klanten en medewerkers. Het opbouwen van de business case is een kunst op zichzelf. In de praktijk zien wij een combinatie van kwantitatieve ROI zoals terugverdientijd in 3-6 maanden en kwalitatieve factoren zoals het verhogen van de procesdoorlooptijd en het verbeteren van de klantenbinding. Maar ik wil je graag adviseren om niet de business case te refereren aan een gerobotiseerd proces. Met de software kun je immers meerdere type administratieve of financiële processen oppakken. Vaak zijn er bij een organisatie ook meerdere rendabele use cases te vinden. Grote of kleinere processen.

Rendement

Bij het analyseren van processen op RPA-geschiktheid hoort ook een onderzoek naar het te verwachten rendement op de investering (ROI). Hiermee weet je al in een vroeg stadium wat je op financieel vlak kunt verwachten van de transitie naar RPA. Denk ook aan een algemene procesanalyse met het oog op verbeterpunten. Door procesanalyses te combineren met andere oplossingen, worden de kosten van het onderzoek doen beter verdeeld.

Roadmap voor het opschalen

Creëer een roadmap voor het opschalen van RPA binnen de organisatie. Schaalvergroting betekent het verhogen van het aantal software robots of virtuele ondersteuners dat binnen een bepaalde business unit of specifiek proces wordt ingezet. Hiervoor kun je de analyses uit de beginfase gebruiken. Hier heb je namelijk meerdere geschikte processen voor RPA geïdentificeerd, welke je hier kunt gebruiken. Ook kun je nu overgaan op processen die een mindere prioriteit hebben, maar welke alsnog zullen profiteren van de software.

Uitbreiding van RPA over de hele organisatie heen

De realiteit leert dat de benodigdheden die je in huis moet hebben om RPA succesvol te implementeren vaak worden onderschat. Veel bedrijven denken dat het pad naar robotisering al in enkele weken geplaveid kan worden. In de praktijk duurt het echter vaak enkele maanden om het proces goed voor te bereiden en te implementeren. RPA is namelijk geen kwestie van ‘plug and play’.

Ons advies is dan ook om een multifunctioneel RPA-team samen te stellen als je RPA breder over je bedrijf wilt inzetten. Dit team is een verzameling van verschillende type functionarissen binnen jouw organisatie. Soms wordt dit ondergebracht in een Center of Excellence, ook bekend als een Competency Center. Andere RPA leveranciers noemen dit soms Capability Center of Robotics Factory.

Kortom, stap voor stap

Om optimaal te profiteren van de voordelen die gepaard gaan met RPA, is het belangrijk om een goed en duidelijk stappenplan te doorlopen dat de bovengenoemde elementen bevat. Het is nooit aan te raden om meteen met meerdere processen te beginnen, maar begin er echt met één. En vergeet de analysefase niet. Want echt, meten is weten!

Bij Coforce hanteren we een stapsgewijze aanpak die de klant bekend maakt met en voorbereidt op alle bijzonderheden die gepaard gaan met RPA. Wij vinden het belangrijk dat we jouw organisatie achterlaten met geautomatiseerde processen én met medewerkers die goed voorbereid zijn op het samenwerken met de softwarerobots.