Administratieve processen automatiseren

Binnen bedrijven worden eindeloze mailtjes gestuurd, bestanden gedeeld, documenten opgeslagen en bewerkt. Naarmate de organisatie groeit, worden die processen complexer en verlang je naar een andere aanpak die effectiever is en fouten voorkomt. Er worden veel verschillende systemen en vakapplicaties naast elkaar ingezet. Een los systeem voor de projecten of de facturatie. Een systeem voor de financiële administratie. Of een systeem voor relatiebeheer. Dit levert veel dubbel en handmatig werk op voor medewerkers. En dat werkt fouten in de hand.

Zonder geautomatiseerd proces ligt er een grote verantwoordelijkheid bij specifieke personen. En is iemand afwezig, dan ligt het proces stil. Waar je bij dit mensenwerk alleen maar kunt groeien met extra medewerkers, is groeien met een geautomatiseerd proces via softwarerobots eenvoudiger, sneller en voordeliger.

Meer bedrijfsprocessen kunnen geautomatiseerd worden

“91% van de leidinggevenden zegt dat medewerkers teveel tijd besteden aan administratieve taken. De werkelijkheid blijkt somber. In totaal zijn slechts 38% van de bedrijfsprocessen geautomatiseerd.” Dit blijkt uit het onderzoek ‘Today’s State of Work: At the Breaking Point’ van ServiceNow. Volgens meer dan een derde van de ondervraagden is de werkdruk in het laatste jaar met 20 procent of meer toegenomen.

Softwarerobots, ook wel Robotic Process Aumation (RPA) genoemd kunnen handmatige taken van medewerkers overnemen. Daar bovenop zorgt RPA ook nog eens voor een gestandaardiseerde werkwijze, waardoor processen sneller, kwalitatief beter en voordeliger uitgevoerd kunnen worden. Met de juiste geautomatiseerde processen kun je als medewerker, team of afdeling (in)direct ook meer waarde toevoegen aan het bedrijf. Je houdt immers meer tijd over om aan andere zaken te besteden.

Procesflow in kaart brengen

Voordat je daadwerkelijk de processen kunt robotiseren moet je de procesflow duidelijk hebben. Om je proces in kaart te brengen is niets speciaals nodig. Zet om te beginnen met je team of afdeling de hele procesflow op papier. Het geeft direct inzicht en je wordt geforceerd om kritisch na te denken over waar het beter kan. Door je processen uit te tekenen schep je helderheid en breng je structuren in kaart. Vervolgens kun je kijken welke van die structuren je, al dan niet deels, kunt bundelen tot een set die je automatiseert.

Quickscan

Met behulp van een quick-scan bepalen wij op basis van een aantal criteria, zoals volume, frequentie en foutgevoeligheid, het proces met de meeste RPA potentie en maken concreet wat de verwachte voordelen zijn. De huidige prominente verstrekkers van RPA (UiPath, BluePrism, Automation Anywhere en Workfusion en Kofax) hebben verschillen in functionaliteiten, gebruikersvriendelijkheid en achterliggende techniek/architectuur. Hierdoor ervaren veel organisaties moeilijkheden in het vinden van de beste RPA-tool die bij de eigen eisen, wensen en behoeftes past.

Het RPA automatiserings- en integratieplatform van Kofax Kapow is de snelste en meest efficiënte manier om informatie te verkrijgen, te verbeteren en te leveren uit vrijwel elke applicatie of gegevensbron, inclusief websites en portals, desktop applicaties en Enterprise systemen, zonder dat er enige codering aan te pas hoeft te komen.

Sinds kort bieden wij een proefversie Kofax Kapow aan die je 12 maanden vrijblijvend kunt uitproberen. Bevalt het je goed? Dan zet je je trial eenvoudig om in een standaardaccount. Slim toch?