Hoe zet je RPA in Finance processen in als alles al geautomatiseerd is?

Alles is al geautomatiseerd, waarom zou je dan nog Robotic Process Automation (RPA) in Finance processen nodig hebben? De perceptie dat je met RPA weinig bereikt als processen geautomatiseerd zijn komen we regelmatig tegen. Bij directie en management, maar ook bij de financieel professionals die dagelijks met die Finance processen te maken hebben. Maar ondanks dat het order to cash en purchase to pay proces geautomatiseerd zijn, staan op jouw to-do-lijst elke dag nog een flink aantal taken die je handmatig moet uitvoeren. Robotic Process Automation biedt hulp juist bij de handmatige taken die overblijven in Finance processen die al volledig geautomatiseerd zijn. Waar begin je dan? Welke taken blijven over en welke daarvan zijn geschikt voor RPA? Laten we kijken hoe je dat zelf kunt beoordelen.

Gratis intake Wil je hulp bij het inventariseren van geschikte taken voor RPA binnen Finance processen? Maak kans op een gratis intake

Een geautomatiseerd proces betekent dus niet dat je geen handmatige taken meer hebt. Als het niet in de oplossing zit, moet je dan niet concluderen dat het simpelweg niet geautomatiseerd kan worden? Gelukkig is dat niet het geval en is de toevoeging van RPA in Finance processen zeker de inventarisatie waard.

Dit komt bijvoorbeeld door de specifieke combinatie van systemen/oplossingen die je in gebruik hebt, zoals de combinatie van jouw ERP-systeem met jouw purchase to pay oplossing. Die twee systemen werken op een bepaalde manier samen en wisselen informatie uit, maar die combinatie bepaalt tot op zekere hoogte ook de mate van procesautomatisering en welke taken daarmee buiten de boot vallen én welke informatie onvolledig is. Of misschien heeft jouw organisatie een bepaalde werkwijze die gehanteerd moet worden, maar die zich lastig laat ‘vangen’ in een standaard geautomatiseerd Finance proces.

De vergeten handmatige taken in kaart brengen

Als je goed naar je werkdag kijkt, zul je zien dat er toch diverse handmatige Finance taken op je to-do-lijst staan die zo normaal zijn voor je dat je het haast niet in de gaten hebt. Denk bijvoorbeeld aan het up-to-date houden van je leveranciersbestand, of leverancierscontrole op KvK en btw-nummer. Of denk aan het verwerken van in- en uitdiensttreding van medewerkers. We kunnen heel veel voorbeelden noemen, maar veel relevanter is het als je ze zélf op je eigen to-do-lijst herkent. Of haal juist die taken naar boven die je to-do-lijst niet eens halen omdat je er niet aan toekomt en minder prio heeft dan andere taken. Denk ook aan taken die je voor andere afdelingen uitvoert, zoals informatie of rapportages delen, dat is vaak tijdgebonden. De eerste stap om dat zelf te herkennen is om alle handmatige taken in kaart te brengen, ook als ze binnen een geautomatiseerd proces vallen.

Inventariseren of de handmatige taken geschikt zijn voor Robotic Process Automation

Heb je eenmaal in kaart hebt gebracht welke Finance taken handmatig uitgevoerd worden, dan ga je dieper graven. Bij elke taak stel je de volgende vragen:

• Is deze taak repeterend?
• Volgt deze taak een gestructureerd en logisch proces?
• Wat is de frequentie van deze taak?
• Moet de taak ook bij afwezigheid van de medewerker uitgevoerd blijven worden?

Op basis van deze vragen vindt de eerste schifting plaats om te beoordelen of een taak geschikt is om opgevangen te worden door Robotic Process Automation. Taken met een terugkerend karakter, met logica en hoog volume zijn de processen die je verder wilt inventariseren. Juist daar kan RPA in Finance processen een duidelijke meerwaarde bieden zoals verhoging van de medewerkerstevredenheid, snellere doorlooptijd of verlaging van kosten.

Met deze nieuwe takenlijst ga je nog een slag dieper. Deze taken beoordeel je op de volgende zaken:

• Wie zijn erbij betrokken?
• Welke rol hebben zij in het proces?
• Welke applicaties, systemen of gegevensbronnen zijn bij deze taak betrokken?

Taken waarbij gestructureerde data uit (diverse) gegevensbronnen geraadpleegd moeten worden en waar veel geschakeld moet worden tussen verschillende systemen of applicaties zijn bijzonder geschikt voor Robotic Process Automation.

Maar de menselijke factor dan?

Een menselijke afweging hoeft geen belemmering te zijn om een taak te robotiseren, dus laat je daardoor niet gelijk van de wijs brengen. Maar eerlijk is eerlijk, je kunt Robotic Process Automation echt niet overal voor inzetten en dat is maar goed ook! Want juist die Finance taken waar je het menselijke inzicht wilt behouden, daar kun je juist jouw meerwaarde als financieel professional laten zien.

Welke taak ga jij overdragen aan een Finance robot?

Nu heb je een goede takenlijst voor RPA in Finance processen, een takenlijst waarmee je een robot aan het werk kunt houden, terwijl jij als financieel professional kan focussen op data analyseren, interpreteren en jouw organisatie van proactief advies te voorzien. Wanneer kan de Finance robot starten?

Gratis intake Maak kans op een gratis intake waarin wij je helpen om de taken te identificeren die in aanmerking komen voor RPA binnen Finance processen? Maak kans op een gratis intake

Peter Kok Managing Consultant pkok@coforce.nl