Whitepaper

Alles over de technologie en toepassing van RPA om administratieve lasten te verlichten en werknemers ruimte te geven waardevol werk te verrichten. 

Download onze whitepaper

    CO_Whitepaper_RPA_voorkant

     

      Inspiratie nodig?

      RPA leent zich perfect voor het robotiseren van relatief eenvoudige en terugkerende werkzaamheden achter een computer. Dit komt in ieder vakgebied en branche natuurlijk voor. Toch wat inspiratie nodig? 

      Download onze inspiratiegids

        CO_inspiratiegids_voorkant

         

          Resources
          Uitgelichte blog

          Over de overeenkomsten en verschillen tussen robotisering, automatisering en digitalisering. 

          Lees de blog

            coforce-robotisering-automatisering-digitalisering

             

              Brochure

              Over Coforce en onze passie voor automatisering en RPA in het bijzonder. 

              Download onze brochure

                CO_Coforce-corporate-brochure-2-12-2021

                 

                  RPA maturity model

                  Het RPA Maturity Model (RMM) ondersteunt organisaties bij de invulling van de verdere implementatie en roll-out van Robotic Process Automation in de organisatie. Bij het opschalen van robotisering moet er rekening worden gehouden met verschillende aspecten. Om dit in goede banen te leiden kan het model ondersteuning bieden.

                  Een ervaren, deskundig team van professionals zorgt ervoor dat je volledige ondersteuning krijgt voor, tijdens en na livegang van de software. Nadat je samen met ons het implementatieproject volbracht heeft en de software in gebruik is genomen, draagt onze RPA consultant het project over aan ons Coforce Service Center. Dit eigen -Nederlands- team waarborgt een optimale werking tijdens de beheerfase.

                  Onze aanpak is er op gericht om klanten in staat te stellen zelfstandig processen te definiëren, robots te configureren en te beheren. Het tempo waarin klanten volledig zelfredzaam zijn is afhankelijk van de focus die de organisatie heeft op dit thema. Coforce zorgt voor het eerste fundament, opleidingen en training als ook expertise om vaart in een project te brengen en/of de vaart er in te houden.

                  Wij zien dat organisaties zich in verschillende stadia bevinden als het gaat om RPA kennis en ervaring. Om in te spelen op de behoefte van onze klanten bieden we dan ook verschillende RPA diensten aan:

                  • Ontwikkelen van een RPA visie en strategie
                  • Inventariseren en selecteren van de juiste processen
                  • Bouwen en implementeren van software robots
                  • Inrichten van beheer en functionele ondersteuning
                  • Opzetten van uw eigen RPA Center of Expertise

                  Fase 1: Inspireren

                  Deze fase gebruiken we als kick-off richting de organisatie en betrokkenheid van de verschillende afdeling te vergroten. Het is belangrijk om een gevoel en duidelijk beeld te krijgen van RPA en de mogelijkheden die deze software biedt. Dit kan tijdens een inspiratiesessie, demonstratie op locatie, een interactieve awareness sessie/workshop of tijdens een brainstorm met alle betrokken stakeholders. Wij identificeren samen met alle betrokkenen de geschikte processen en bespreken de werkwijze van Coforce. De geschikte procesen voor RPA zijn gebaseerd op criteria zoals volume, frequentie en de foutgevoeligheid van een bepaald proces.

                  In de Business Case of haalbaarheidsstudie wordt duidelijk gemaakt dat de uitkomsten van het project positief opwegen tegen de inspanningen die worden gedaan om het project te realiseren. In een checklist kunnen de kenmerken van het proces opgenomen. Hiermee bent je in staat de business case te berekenen. Wij voeren een technische en logische haalbaarheidsstudie uit. Zo kunnen wij met behoorlijke zekerheid vaststellen of het proces geschikt is voor robotisering.

                  Een belangrijk aspect bij de invoering is verandermanagement. RPA kan door medewerkers worden ervaren als een kans, maar ook als een bedreiging. Hier dient zorgvuldig mee om te worden gegaan. Niet iedereen zal blij zijn met een ‘virtuele assistent’ die de werkdruk verlicht, maar ook werk overneemt. Zorg er dus voor dat je iedereen die bij het RPA-project betrokken is (senior consultants van de klant, het ontwikkelteam, proceseigenaren, risk, security, een vertegenwoordiging van mensen die het werk nu handmatig doen) rondom de tafel krijgt. Zorg voor een ontspannen setting waarin iedereen elkaar en elkaars rollen en verantwoordelijkheden leert kennen. Zo ontstaat ook draagvlak en support van het team. Dit zijn belangrijke voorwaarden voor het succes van een RPA-project.

                  Fase 2: Bouwen

                  Het bouwen van een goed fundament is belangrijk voor een succesvolle implementatie van RPA. Naast een technisch fundament, een schaalbare IT infrastructuur, is een business fundament noodzakelijk voor de acceptatie en inbedding in de organisatie. De software wordt geïnstalleerd en we starten met een training-on-the-job over hoe processen te definiëren. We nemen hiervoor het eerste proces en werken dit verder uit.

                  Communicatie in de organisatie helpt bij het wegnemen van de weerstand bij medewerkers. Essentieel is dat managers bereid zijn een rol te hebben in het veranderingsproces door het eigen gedrag (cultuur) aan de orde te stellen. Daar begint de dialoog met belanghebbenden en worden belanghebbenden uitgenodigd tot persoonlijke betrokkenheid bij het veranderingsproces.

                  In deze fase gaan we ook medewerkers opleiden voor RPA. Het is van groot belang voor het slagen van het project dat medewerkers vanaf de start bij een RPA implementatie een gedegen opleiding krijgen over de mogelijkheden en configuratie van de software. Als je de robots intern beheert, is het van belang om medewerkers hiervoor op te leiden als beheerder. Hier kunnen ze de impact van de verandering op het procesverloop doorgronden en weten ze hoe ze de robot moeten integreren en beheren binnen de organisatie.

                  Fase 3: Realisatie nieuwe doelen

                  Na de inspiratiefase en het leggen van de fundatie gaan we in deze fase de eerste doelstellingen realiseren. We begeleiden de organisatie bij het realiseren van de eerste twee processen. Afhankelijk van de wens en beschikbare capaciteit worden de eerste twee robots volledig door de klant geconfigureerd, dan wel in samenwerking met Coforce.

                  Er wordt een proces geselecteerd wat repetitief is en eenvoudig en snel in de organisatie gedragen wordt omdat het a) bottlenecks opheft, b) ergernis verminderd, c) werkplezier verhoogd, d) een proces versnelt of de servicegraad verhoogt. Voorwaarde voor veranderen is het besef van de urgentie voor alle betrokkenen. Waarom moeten we veranderen en welke problemen worden er dan opgelost? Als het gehele proces gezamenlijk is doorgenomen, is het tijd om de robot te schetsen. Welke functionaliteiten kunnen medewerkers verwachten? En wat verandert er ten opzichte van bestaande processen?

                  Zorgvuldige implementatie van robots gaat volgens ons gepaard met een duidelijke visie en strategie, waarbij de mens (verandermanagement) en processen (juiste selectie en analyse) de hoogste prioriteit hebben. Alle processen worden zorgvuldig geanalyseerd en ‘robot ready’ gemaakt. In een continu proces optimaliseren wij met de opdrachtgever de performance van de robots. Zo wordt de uitval of uitzonderingen geanalyseerd en kan deze stap voor stap worden toegevoegd aan het gerobotiseerde proces, zodat deze ook door de robot kan worden afgehandeld. Die werkwijze zorgt voor een snelle implementatie en legt de focus op de juiste zaken. Ons Nederlands team is beschikbaar voor onderhoud en het snel doorvoeren van eventuele wijzigingen in het proces.

                  Fase 4: Opschalen en verder uitnutten

                  Robotic Process Automation maakt het snel en eenvoudig om meer robots toe te voegen en meer processen te automatiseren. Het intern opschalen van RPA vereist een zekere mate van vooruitziendheid, geoperationaliseerd in termen van strategische planning voor de middellange en lange termijn. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om backoffice-functies eerst te automatiseren en in een tweede stap over te gaan tot front office-functies.

                  Er wordt indien wenselijk een Center of Excellence (CoE) opgericht. In zo’n Center of Excellence zitten medewerkers die gespecialiseerd zijn in RPA en problemen en implementaties zelf kunnen oppakken, zonder direct Coforce in te hoeven schakelen. Deze medewerkers kies je uit al bestaande medewerkers, je neemt hier dus geen externe mensen voor aan. Daarnaast kan een CoE je helpen om je RPA doelen te behalen en het maximale uit de robots te halen. Het oprichten van zo’n CoE is wel pas nodig als je RPA op grotere schaal hebt geïmplementeerd of toekomstgericht wilt werken. Zo ook moet de werking van de robots continue worden gemonitord en de impact van eventuele veranderingen in de applicaties waarmee de robot werkt. Onderhoud van de robots en het continu verbeteren en monitoren van de processen zorgt voor een optimale bedrijfsvoering.

                  In deze fase wordt er ook aandacht geschonken aan stakeholder management. Naarmate de RPA implementaties zich uitbreiden naar verschillende afdelingen binnen een organisatie zal het RPA team hoogst waarschijnlijk tegen barrières aanlopen, o.a. door een gebrekkige samenwerking tussen alle afdelingen. Er is dan ook een besturingsmodel nodig die de deelneming en interactie tussen verschillende afdelingen bepaalt en protocollen opstelt voor het beheren en delen van kennis. Op deze manier wordt het voor de CoE makkelijker om met alle afdelingen binnen een organisatie samen te werken. Het model kan bestaan uit:

                  • Het aantonen van geselecteerde processen en prioriteitsdoelen
                  • Het delen van geslaagde projecten en geleerde lessen voor volgende implementaties
                  • Het delen van evaluaties en het bijhouden van behaalde resultaten

                  Fase 5: Horizon verbreden

                  RPA ontwikkelt, net als veel nieuwe technologische ontwikkelingen, zich onwijs snel. Wil je op deze ontwikkelingen kunnen inspelen? Dan is het belangrijk dat je zorgt dat de CoE op de hoogte is van alle gebeurtenissen rondom RPA. Vervolgens moeten de ontwikkelingen ook doorgevoerd worden, zodat gezorgd wordt dat de implementaties (en daardoor resultaten) niet achterblijven.

                  Het inzetten van ‘virtuele medewerkers’ geeft na verloop van tijd andere inzichten. Inzichten hoe processen nog efficiënter ingericht kunnen worden en hoe interne en externe klanten met een hogere tevredenheid bediend kunnen worden. Het is goed om jaarlijks 1-2 dagen te plannen om expertise van Coforce in te huren, specifieke trainingen voor nieuwe Kofax RPA releases te verzorgen of door een ‘health check’ op de omgeving/processen uit te voeren.

                  Nieuws

                  5 min read

                  Hoe zet je RPA in Finance processen in als alles al geautomatiseerd is?

                  Alles is al geautomatiseerd, waarom zou je dan nog RPA in Finance processen nodig hebben? De perceptie dat je met RPA...

                  5 min read

                  3 redenen om RPA in finance processen in te zetten als ‘alles al geautomatiseerd is’

                  Een controller of accountant heeft als doel ervoor te zorgen dat de cijfers, waarop je je bedrijfsvoering baseert,...

                  5 min read

                  Hoe automatisering de financiële afdeling helpt de toekomst voorspellen (RPA in Finance)

                  Het werk van een financieel professional bestaat voor een groot deel uit een aaneenschakeling van administratieve...

                   

                  Wij zijn Coforce

                  Wij helpen ondernemingen, instituten en overheden met het gebruik van een digital workforce. Met een digital workforce laat u eenvoudig, terugkerend werk achter een computer sneller, goedkoper, foutlozer en 24/7 uitvoeren. Bovendien komt daarmee ruimte vrij voor uw werknemers of collega's om complexer en waardevoller werk te verrichten. 

                  Neem contact op