Automatisering met behulp van softwarematige robotica en kunstmatige intelligentie (AI) gaat een steeds grotere impact hebben op organisaties en financieel dienstverleners. Naar verwachting maakt in 2020 zo’n 73% van alle corporate controllers gebruik van Robotic Process Automation (RPA). Dit voorspelt onderzoeksbureau Gartner.
Transacties aan laten maken door software robots
Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die bedrijven in staat stelt om processen te automatiseren door middel van software robots. Software robots kunnen menselijke handelingen binnen de user interface van software applicaties repliceren. Op deze manier kunnen zij allerlei taken, zoals administratieve handelingen, van medewerkers overnemen. RPA kan hierdoor werken met alle bestaande softwareapplicaties doordat het net als een mens via de visuele voorkant interacteert met bestaande applicaties. Dit betekent dat een software robot bijvoorbeeld SAP opent, inlogt en naar de benodigde pagina navigeert om vervolgens transacties aan te maken.
De robot opent applicaties, leest data uit, vult de data in een andere applicatie, exporteert een rapport en stuurt het rapport via de e-mail naar stakeholders. Allemaal voorbeeld taken die een Software Robot kan uitvoeren. Goed te robotiseren administratieve processen zijn frequent terugkernde (repetitief), op vaste regels gebaseerd en gestandaardiseerd. Door deze processen naar de robot te verplaatsen, krijgt de mens weer ruimte om zich te focussen op waarde toevoegende activiteiten. RPA zorgt dan voor de verwerking van routinematige taken terwijl de mens weer kan doen waar die goed in is, creatief nadenken en innoveren.
Krimp in foutmarge
“Eindgebruikersorganisaties gebruiken RPA-technologie als een snelle en gemakkelijke oplossing om handmatige taken te automatiseren”, zegt Cathy Tornbohm , vice president bij Gartner. “Sommige werknemers zullen doorgaan met het uitvoeren van alledaagse taken waarvoor ze handmatig gegevens moeten knippen, plakken en wijzigen. Maar wanneer RPA-tools deze activiteiten uitvoeren, krimpt de foutmarge en neemt de datakwaliteit toe.”
Overtuig stakeholders
Om de stakeholders écht te overtuigen en de ‘buy-in’ van het management te krijgen moet je een stap verder gaan dan alleen de business case. Dan is een Proof of Value (PoV) nodig die daadwerkelijk aantoont dat de business case valide is. Hierbij is het de uitdaging om de juiste cijfers boven tafel te krijgen.
Leestip: Robotic Process Automation: Eight Guidelines for Effective Results