Laat je inspireren door wat je kunt robotiseren

Software robots die saai en repeterend werk voor hun rekening nemen. Een ‘digitale assistent’ die door robotisering processen 24 uur per dag en 7 dagen per week 100% accuraat kan uitvoeren, waardoor mensen zich met uitdagender werk kunnen bezighouden.

Robotic Process Automation (RPA) wordt over de hele wereld in hoog tempo omarmd. En met het alsmaar stijgende personeelstekort is het zaak om zo snel mogelijk te profiteren van de voordelen die het biedt en te onderzoeken op welke manier het kan bijdragen aan het automatiseren van processen in organisaties en capaciteitsproblemen op te vangen. Het begint allemaal met het van te voren goed nadenken over de business case en de manier van robotiseren.

Maar waar moet ik dan beginnen? 

Robotic Process Automation klinkt misschien als een utopie, maar de eerste stap is snel gezet. Organisaties vinden het vaak moeilijk om te bepalen waar zo’n software robot nou voor ingezet kan worden en denken snel te ingewikkeld of te groot. Onze belangrijkste tip: begin klein, ontdek hoe het werkt en breidt dan uit.

Een aantal tips waar je mee aan de slag kunt om te bepalen welke processen geschikt zijn om te robotiseren:

1. Volume: Hoe vaak komt een handeling voor? Hoe vaker, hoe rendabeler RPA is. De vuistregel is dat een software robot per proces drie tot zes keer sneller werkt dan een persoon en dat RPA software ergens tussen de tien en dertig procent van een gemiddeld jaarsalaris zal gaan kosten.
   
2. Voorspelbaarheid: Hoe meer een proces het voorspelde verloop volgt, hoe minder uitval en menselijk herstelwerk er nodig is.
   
   
3. Standaardisatie: De gegevens die verzameld, verwerkt en doorgestuurd of gepresenteerd moeten worden, zijn gestructureerd van aard.
   
   
4. Werktijden: Een software robot kan alleen 24/7 opereren indien de systemen die de robot gebruikt ook beschikbaar zijn. Veel onderhoud en herstelwerkzaamheden vinden logischerwijs buiten kantoortijden plaats. Het rendement van een software robot wordt bepaald door de beschikbare tijden dat deze kan ‘werken’.

Aan de slag met robotiseren? Laat je adviseren

Het hoeft niet ingewikkeld te zijn - Kleine processen robotiseren

Een mooi voorbeeld over hoe je dit pragmatisch aan kunt pakken is de manier waarom Tom van Lindert, CFO van de ROTO Groep, dit heeft gedaan. “Onze mensen werken vaak hard. Als je het routinewerk een beetje kunt verminderen, blijft er meer tijd over voor dingen die echt belangrijk zijn.” Daarom nodigde Tom 8 medewerkers van verschillende werkmaatschappijen uit de groep uit om samen te brainstormen over welke processen allemaal geschikt zouden zijn om in te vullen met Robotic Process Automation. “Uiteindelijk bleven er acht tamelijk overzichtelijke kandidaat-projecten over en werden er binnen een periode van drie maanden vier software robots uitgedacht.” Denk hierbij aan bijvoorbeeld aanvragen voor kredietverzekeringen, het opvragen van rapporten uit het HR-systeem en het verstrekken van wifi-toegangscodes voor bezoekers. “Geen ‘rocket science’ dus, maar dat was ook precies de opzet.” Meer lezen over hoe ROTO robotisering heeft aangepakt? Lees dan de Case Study.

Maak het zo groot als je wilt 

Het hoeft dus niet ingewikkeld te zijn, software robots kunnen relatief kleine, repeterende taken overnemen. Maar robotisering kan ook veel grootschaliger worden toegepast.

Een mooi voorbeeld hiervan is Vanderlande Industries. Vanderlande is de naam achter bagagesystemen op meer dan 600 grote vliegvelden. Daarnaast hebben ze een sterke positie in transportsystemen voor o.a. UPS, DHL en FedEx en de e-commercewinkels van Amazon en Zalando. Een wereldspeler dus waarvoor valutakoersen heel belangrijk zijn. Voorheen checkte de afdeling Finance 5x per dag de koers van de Russische roebel op internet en voerde dat in de eigen systemen in. Nu houdt de software robot de koers van de roebel 24/7 nauwlettend in de gaten. Mariëlle van der Heijden, Global Finance Support Manager: “Dat verliep verrassend vlot. Door de positieve ervaring wilden we meteen volop robots gaan bouwen.” Dit leidde uiteindelijk tot de oprichting van het ‘Centre of Excellence’ binnen Vanderlande, van waaruit verschillende software robots het levenslicht zagen. Zo riep Supply Chain de hulp van een robot in om hun planningen aan te scherpen. Handmatig kostte dat veel tijd, nu is er op elk moment van de dag actuele informatie. Daarnaast heeft de afdeling Human Resource nu een robot om data van het ene naar het andere systeem over te zetten en gebruikt Sales de techniek om de documentatie die bij tenders hoort op orde te hebben én te houden. Lees hier meer over hoe Vanderlande robotisering heeft ingezet binnen de organisatie.

Deze voorbeelden geven goed weer hoe twee van onze klanten RPA hebben ingezet in hun organisatie. Natuurlijk zijn dit niet de enige voorbeelden, de mogelijkheden zijn eindeloos en om je te inspireren hoe je software robots in zou kunnen zetten in je eigen organisatie, hebben wij een zogenaamde ‘inspiratiegids’ ontwikkeld. Hierin vind je een grote diversiteit aan voorbeelden van hoe RPA toegepast kan worden in dagelijkse processen.

Welk proces ga je zelf robotiseren?

Peter Kok
Managing Consultant