Softwarematige robots zijn volwassen geworden en worden over de hele wereld in hoog tempo omarmd. Het is zaak om zo snel mogelijk te profiteren van de voordelen die ze bieden en te onderzoeken op welke manier ze kunnen bijdragen aan het automatiseren van processen in overheidsorganisaties. Toch is het verstandig om van te voren goed na te denken over de business case en de manier van toepassen.
Robotisering stelt bedrijven in staat een snellere, betere service en consistentere waarde aan hun klanten te leveren. Daarnaast kan de beschikbare capaciteit van medewerkers zich beter richten op de uitzonderingen en waarde toevoegende activiteiten. Dit zijn volgens mij de belangrijkste overwegingen die je in gedachten moet nemen bij de aanschaf van Robotic Process Automation:
RPA keuze
In de zoektocht naar de juiste RPA softwareleverancier is de keuze logischerwijs afhankelijk van de behoefte en wensen van jouw organisatie. In de meeste gevallen is er sprake van maatwerk. Net als bij elke systeemaanschaf geldt dat de omvang en aard van de klantcase bepalend is voor de juiste match met een systeem en leverancier. In de praktijk is er slechts een handvol realistische RPA leveranciers voor Nederlandse bedrijven, waarbij de RPA software niet ter vervanging van mensen, maar ter ondersteuning dient. Dat betekent dat de medewerker meer tijd krijgt om de kern van zijn werk uit te voeren. Complexe, onverwachte of afwijkende processen zullen nog steeds door mensen moeten worden uitgevoerd. Er komt dus meer ruimte, focus en ruimte voor creativiteit in het dagelijks werk.
Volume
Hoe vaak komt de handeling voor? Hoe vaker, hoe rendabeler RPA is. De vuistregel is dat een robot per proces drie tot zes keer sneller werkt dan een persoon en dat RPA software ergens tussen de tien en dertig procent van een gemiddeld jaarsalaris zal gaan kosten.
Voorspelbaarheid en betrouwbaarheid
Hoe meer een proces het voorspelde verloop volgt, hoe minder uitval en menselijk herstelwerk er nodig is. Uiteraard kunnen robots omgaan met alternatieve flows, maar ontbrekende gegevens, of onverwachte invloeden zullen leiden tot signalering en afbreken van de handeling. Wanneer je robots uitrolt om taken te automatiseren, dan zoek je een oplossing met ingebouwde monitoring en analyse, zodat je de “gezondheid van het systeem’ kunt overzien. Als onverwachte fouten optreden, moet uw oplossing beheerders kunnen waarschuwen voor belangrijke meldingen en duidelijke, eenvoudige werkstromen hebben om ze af te handelen.
Werktijden
Ook al is een robot onvermoeibaar, een robot kan slechts ‘24×7’ opereren indien de systemen die de robot gebruikt ook beschikbaar zijn. Veel onderhoud en herstelwerkzaamheden vinden logischerwijs buiten kantoortijden plaats. Het rendement van een robot wordt bepaald door de beschikbare tijden dat deze kan ‘werken’. Maar ook andere zaken zijn van invloed bij de overweging op RPA. Hierbij valt te denken aan:
- Schaalbaarheid
Zelfs als u van plan bent om eerst op kleine schaal software robots te gaan implementeren, moet je groot denken. Onze ervaring: als u eenmaal begint te beseffen hoeveel tijd en kosten ze opleveren, wilt u deze software robots door het hele bedrijf heen gebruiken. In plaats van een oplossing te kiezen die vereist dat u robots implementeert op een desktop- of gevirtualiseerde omgeving, is het wijs om te kiezen voor een centraal beheerde omgeving. Een paar robots kunnen geen probleem zijn om individueel te onderhouden, maar in een grote bedrijfsimplementatie betekent schaalbaarheid voor tientallen robots dat u wilt beheren vanaf een cluster van bedrijfsservers in plaats van afzonderlijke desktops. - Snelheid
Tijd is geld. Niet alleen wanneer u de automatisering van een nieuwe taak opzet als wanneer de gerobotiseerde processen zelf worden uitgevoerd. Vermijd een RPA-oplossing waarvoor u weken moet wachten op aangepaste codering of die geen gegevens in het geheugen opslaan terwijl u de taken zelf uitvoert. Elke RPA beheerder zou in staat moeten zijn om nieuwe robotprocessen binnen een paar uur of minder te ontwerpen en te testen,. Ook moet hij of zij de robots zelf kunnen optimaliseren voor de lange termijn waarde.
Meer weten over de geschikte processen van RPA? Laat u in de keuze voor een softwareleverancier in ieder geval goed adviseren