Resources
Inspiratie nodig?

RPA leent zich perfect voor het robotiseren van relatief eenvoudige en terugkerende werkzaamheden achter een computer. Dit komt in ieder vakgebied en branche natuurlijk voor. Toch wat inspiratie nodig? 

Download onze inspiratiegids!

    CO_inspiratiegids_voorkant

     

      Whitepaper

      Alles over de technologie en toepassing van RPA om administratieve lasten te verlichten en werknemers ruimte te geven waardevol werk te verrichten. 

      Download onze whitepaper!

        CO_Whitepaper_RPA_voorkant

         

          Brochure

          Over Coforce en onze passie voor automatisering en RPA in het bijzonder. 

          Download onze brochure!

            CO_Coforce-corporate-brochure-2-12-2021

             

              2 min read

              Handmatige administratie versus gerobotiseerde processen

              Mensen houden over het algemeen niet van verandering, want ‘we doen het al jaren zo en dat gaat toch prima?’ Maar als je eens goed naar je processen kijkt, gaat het dan echt prima?

              Je team werkt zich een slag in de rondte, fouten zijn zo gemaakt en voor de zaken die écht waarde toevoegen heeft bijna niemand tijd. Beiden hebben direct te maken met de vele terugkerende administratieve en handmatige werkzaamheden die uitgevoerd worden. Niet de leukste werkzaamheden, maar wel noodzakelijk om de processen draaiende te houden.

              Tijd voor verandering dus, maar hoe krijg je mensen zo ver dat ze mee willen veranderen? Pas als de voordelen van de verandering duidelijk aantoonbaar zijn, is men meer geneigd om mee te bewegen. Dit is ook het geval als je overstapt op het robotiseren van specifieke processen.

              Meer weten over hoe andere organisaties RPA hebben toegepast in hun organisatie? Laat je inspireren door wat je kunt robotiseren:CTA_Blog Laat je inspireren

               

              Handmatige verwerking

              Je collega Ria is een groot deel van haar week druk met het overzetten van gegevens in of tussen verschillende systemen. Denk aan het overtikken van factuurgegevens in het boekhoudpakket of het verwerken van urenregistraties van collega’s, maar ook het muteren van klantgegevens. Hiervoor is naast Ria zelfs nóg een collega ingezet, om de vele meldingen die dagelijks binnenkomen te kunnen verwerken. Dit proces verloopt ongeveer als volgt.

              Frits, van de afdeling sales, wordt gebeld door een klant. Deze specifieke klant is verhuisd en wil graag de nieuwe factuurgegevens doorgeven. Om te zorgen dat dit netjes verwerkt wordt opent Frits een online formulier wat hiervoor is aangemaakt en voert de nieuwe gegevens in. De gegevens worden vervolgens doorgezet naar de afdeling van Ria. Hier stromen de mailtjes met klantmutaties achter elkaar binnen, waardoor het werk zich opstapelt. Mailtje voor mailtje zetten Ria en haar collega de nieuwe gegevens over in het CRM systeem. Het is belangrijk dat dit goed gebeurt, want wanneer er veranderde factuurgegevens verkeerd worden ingevoerd, dan kan het zomaar zijn dat een verstuurde factuur niet betaald kan worden.

              Saai en repeterend werk, waar Ria niet bepaald vrolijk van wordt. Daarnaast is het proces, door het vele handwerk enorm tijdrovend én erg gevoelig voor fouten. Inmiddels is Ria het wel een beetje zat om haar dagen te vullen met elke dag dezelfde terugkerende taken, en denkt er serieus over om op zoek te gaan naar een uitdagender functie.

              CTA_Inspiratiegids

              Gerobotiseerde verwerking

              Hoe anders zou de situatie zijn wanneer software robots deze saaie en repeterende taken voor hun rekening zouden nemen, waardoor Ria en haar collega zich kunnen concentreren op interessanter taken. Deze ‘digitale collega’ kan precies zo geïnstrueerd worden dat hij dergelijke terugkerende processen 24/7 en 100% accuraat uitvoert. Hetzelfde proces zou er dan ineens heel anders uitzien:

              Wanneer de aanvraag voor een klantmutatie is ingediend leest de robot de automatisch gegenereerde e-mails uit. Uit de e-mails haalt hij alle gegevens die aangepast moeten worden. Na het uitlezen van de e-mails en het ophalen van de gegevens, logt de robot in op het CRM systeem, navigeert naar het juiste klantaccount en voert de mutaties door. Vervolgens slaat hij de wijzigingen op en rapporteert de wijzigingen (aan bijvoorbeeld Ria) voor eventuele steekproefsgewijze controle en meldt de verwerking als voltooid. En dit alles in slechts enkele seconden.

              Deze nieuwe digitale collega bespaart iedereen een hoop tijd en frustratie en hij maakt geen fouten in het proces. Er wordt veel efficiënter gewerkt en medewerkers zoals Ria kunnen ingezet worden op zaken die ook echt het verschil maken, met als gevolg dat Ria ook weer plezier in haar werk krijgt en er niet eens over nadenkt om op zoek te gaan naar een nieuwe baan!

              Dergelijke werkzaamheden door mensen uit laten voeren lijkt misschien voor de hand liggend en een goedkope oplossing, maar niets is minder waar. Hoe meer een proces een voorspelbaar verloop heeft, hoe makkelijker een software robot het werk over kan nemen en hoe minder uitval en menselijk herstelwerk er nodig is.

              ‘We doen het al jaren zo’ is misschien wel de beste aanwijzing dat het tijd is voor verandering.

              Meer weten over hoe andere organisaties RPA hebben toegepast in hun organisatie? Laat je inspireren door wat je kunt robotiseren.

              Peter Kok - Blog foto - klein

              Peter Kok
              Managing Consultant

              Krappe arbeidsmarkt en toch personeelstekort opvangen?

              In elke branche is de krappe arbeidsmarkt voelbaar, maar gemeenten en onderwijs lopen tegen extra uitdagingen aan. Waar gemeenten 'last' hebben van...

              Lees verder
              kunnen gemeenten en onderwijs het tekort aan personeel oplossen

              Kunnen gemeenten en onderwijs het tekort aan personeel oplossen?

              In december 2021 stonden er 387 duizend vacatures open, een nieuw record, terwijl het laagterecord in arbeidsmarktactiviteit eveneens gebroken is....

              Lees verder
              robotiseren kun je leren; het onderwijs 2030

              Robotiseren kun je leren; het onderwijs in 2030

              Waar is die docent nou mee bezig? Het had een vraag kunnen zijn van een boze ouder, die vindt dat zijn kind echt wel een niveautje hoger kan. Toch...

              Lees verder