Krappe arbeidsmarkt en toch personeelstekort opvangen?

In elke branche is de krappe arbeidsmarkt voelbaar, maar gemeenten en onderwijs lopen tegen extra uitdagingen aan. Waar gemeenten 'last' hebben van een groot aandeel 55-plussers die de pensioenleeftijd naderen, heeft het onderwijs last van enorme werkdruk op docenten wat leidt tot uitval door burn-out en uitstroom naar andere branches. Docenten, onderwijsassistenten en onderwijsondersteunend personeel, maar ook de aanstaande pensionado's bij gemeenten hebben te maken met veel administratief werk. 

Juist het administratieve werk is een last en het is met name bij het onderwijs een groot deel van het probleem. En dat terwijl dit geen probleem hoeft te zijn! 

Administratieve taken lenen zich er heel goed voor om anders te organiseren en dit werk weg te halen bij het toch al schaarse personeel. Benut de kostbare uren van talentvolle medewerkers aan taken die waarde toevoegen en besteed de saaie administratieve taken uit aan een software robot. 

Kan een software robot het personeelstekort opvangen?

Een software robot gaat geen docent vervangen, maar door de onderwijsassistent en de onderwijsadministratie te ontlasten, kunnen zij weer meer tijd vrijmaken om docenten te ondersteunen, zodat docenten zich weer kunnen focussen op kerntaken. 

Een software robot is weliswaar geen medewerker die achter een bureau plaatsneemt, maar een virtuele medewerker die taken uitvoert als een medewerker van vlees en bloed. Taken die door mensen vaak als saai en repeterend worden ervaren en op die manier de 'echte' medewerkers heel goed ondersteunen. Het is een vorm van automatisering waarbij de software bestaande applicaties en systemen gebruikt zoals ook een menselijke gebruiker dit zou doen. De handelingen die de software robot uitvoert zijn gebaseerd op vooraf vastgestelde regels en de robot wijkt daar niet van af. Het is daarom uitermate geschikt voor administratieve processen die zichzelf oneindig herhalen, iedere keer weer.

Voorbeeldtaken voor een virtuele medewerker

Denk bijvoorbeeld aan het anonimiseren van pdf-documenten als de persoonsgegevens niet langer benodigd zijn, of het toekennen van mantelzorgwaardering. Of denk aan studenten die geslaagd zijn voor hun opleiding, die moeten een diploma ontvangen en uitgeschreven worden. Specifiek voor gemeenten kun je denken aan het afhandelen van WOZ-bezwaren, waar toch dikwijls tijdelijke krachten voor gezocht worden. De mogelijkheden zijn groot en om nog wat meer denkrichtingen te bieden, hebben we een inspiratiegids ontwikkeld met meer voorbeelden van toepassingen van software robots. 

Door medewerkers in hun kracht te zetten en administratieve lasten te verminderen, kun je hun talenten beter benutten en worden de beschikbare uren besteed aan taken die waarde toevoegen. Organisaties worden er ook interessanter mee voor nieuw talent, want laten we eerlijk zijn, als je (meer dan) de helft van je tijd moet besteden aan het kopiëren van gegevens van het ene naar het andere systeem, dan ga je toch even verder zoeken naar een andere vacature. Zeker als die in overvloed beschikbaar zijn.

Wil je meer weten over RPA en de specifieke toepassingsmogelijkheden voor gemeenten of onderwijs? Bekijk dan ons webinar.

Peter Kok Managing Consultant pkok@coforce.nl

PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!