Onderzoek: Kosten van Finance stijgen wereldwijd, behálve bij early adopters

Bedrijven wereldwijd zijn meer geld kwijt aan hun financiële afdeling, blijkt uit onderzoek van het Amerikaanse consultancybedrijf The Hackett Group waar onder meer CFO.nl over bericht. Gemiddeld zijn de kosten van Finance in het afgelopen jaar met maar liefst 7,5% toegenomen. Bedrijven die deze kosten willen drukken, doen er vooral verstandig aan om de digitale transformatie te versnellen. Technologie is namelijk een belangrijke aanjager voor lagere kosten, aldus de onderzoekers. Zo kan ook de inzet van Robotic Process Automation (RPA) in Finance zorgen voor een kostenbesparing.

De impact van de digitale transformatie op het zakenleven is groots. Volgens de onderzoekers van The Hackett Group onderscheidt de manier waarop bedrijven hiermee omgaan het kaf van het koren.

Lagere kosten Finance bij top-bedrijven

Gemiddeld gezien zijn de kosten van Finance het afgelopen jaar met 7,5% gestegen. Maar er is een groepje bedrijven dat deze kosten juist heeft weten te verlagen in diezelfde periode, namelijk met 1,3%. Het Amerikaanse consultancybedrijf noemt deze groep bedrijven de Digital World Class. Dit zijn de best presterende bedrijven ter wereld, die het hoogste scoren op het gebied van zowel business value als operational excellence.

De onderzoekers stellen dat het verschil in Finance kosten tussen het gemiddelde en deze zogenoemde Digital World Class-bedrijven te wijden is aan de impact van de digitale transformatie. Dit clubje heeft de digitale transformatie namelijk volledig omarmd en heeft een bovengemiddelde mate van automatisering doorgevoerd.

Automatisering Finance vermindert kosten

Vooral automatiseringstechnologie die de hoeveelheid handmatige werkzaamheden vermindert, draagt bij aan de verlaging van de Finance-kosten, zo valt op te maken uit het rapport. Zo worden onder meer ‘smart automation, advanced analytics and collaboration tools’ door de onderzoekers genoemd.

LEES OOK Hoe automatisering de financiële afdeling helpt de toekomst voorspellen

De hoge mate van automatisering bij de top-bedrijven leidt er onder meer toe dat zij flink wat minder Finance personeel op de loonlijst hebben staan dan gemiddeld. Het gaat om behoorlijke aantallen: de best presterende bedrijven hebben zo’n 63% minder FTE in transactionele Finance rollen, 33% minder FTE in financial planning and analysis (FP&A) rollen, en 32% minder FTE in gespecialiseerde Finance rollen. Het resultaat? Flink lagere loonkosten voor de financiële afdeling.

Andere voordelen van automatisering

Automatisering drukt niet alleen de kosten doordat er minder personeel nodig is. Door automatisering wordt het namelijk mogelijk om sneller meer toegevoegde waarde te leveren. De financials vullen hun dagen immers niet meer met repetitieve, handmatige administratieve taken en kunnen zich hierdoor bezighouden met werk dat daadwerkelijk de business verder brengt. Denk aan het analyseren van financiële data en daarmee de business voorzien van cruciale informatie om betere beslissingen te maken. Vandaag de dag is de vraag naar accurate forecasts misschien wel groter dan ooit, waar Finance op deze manier goed gehoor aan kan geven.

Een advies dat logisch volgt op het onderzoek door de Amerikaanse consultants van The Hackett Group is om de digitale transformatie van de Finance afdeling proactief te versnellen. Hoe kun je dit binnen jouw organisatie (verder) vormgeven? De kans is groot dat een aantal financiële processen al wel geautomatiseerd is. Hoe zet je dan de volgende stap?

Facturen matchen aan ritgegevens

Eén van de manieren om de automatisering van de financiële afdeling naar een hoger niveau te tillen, is met de inzet van Robotic Process Automation (RPA). RPA biedt de mogelijkheid om repetitieve, handmatige administratieve taken te automatiseren. Ook die taken die nog overblijven als de rest van een proces al grotendeels geautomatiseerd is. Denk aan facturen controleren en doorsturen naar de juiste managers, mutaties in relatiegegevens doorvoeren, informatie over de uitgaven en inkomsten verzamelen, kredietgegevens van nieuwe klanten opvragen en ga zo maar door.

Zelfs een kleine taak kan al een groot verschil maken. Dat ondervond ook een groot Nederlands vervoersbedrijf dat RPA op de Finance afdeling heeft geïntroduceerd. Waar normaal gesproken facturen worden gematcht aan een inkooporder, gebeurt dat bij deze organisatie met een rittenregistratie. Vanuit de software voor rittenregistratie wordt wekelijks een export van de ritgegevens gemaakt. De ontvangen facturen worden door een softwarerobot gescand en de gegevens op de facturen worden vervolgens geautomatiseerd gecontroleerd door ze te vergelijken met de ritgegevens.

LEESTIP Hoe zet je RPA in Finance processen in als 'alles' al geautomatiseerd is?

De verantwoordelijke voor iedere regio ontvangt bij elke factuur een Excel-bestand die per chauffeur aangeeft of de gefactureerde uren overeenkomen met de daadwerkelijk gereden ritten. Deze controle is zeer nauwkeurig. Waar een medewerker de gereden ritten globaal controleert, rekent de robot het exacte bedrag uit. De kleine verschillen hebben inmiddels bij elkaar opgeteld al een flinke besparing opgeleverd. Daarnaast hoeven medewerkers zich niet meer bezig te houden met de controle, wat tijd en dus ook weer geld bespaart.

Mutaties klantgegevens automatiseren

Laten we naar nog een voorbeeld van RPA in Finance kijken: het muteren van klantgegevens. Een bedrijf had dagelijks te maken met veel veranderingen in polisnummers, adressen en IBAN-gegevens. Het ging om zulke grote aantallen, dat er 2 FTE op werd gezet. De (handmatige) verwerking zag er als volgt uit: veranderingen in gegevens werden per telefoon, mail of via de website doorgegeven. De medewerker die de wijziging doorkreeg, verwerkte deze in een speciaal hiervoor aangemaakt webfomulier. De gegevens werden vervolgens doorgezet naar de financiële administratie waar de gegevens mailtje voor mailtje doorgevoerd werden in het ERP-systeem. Met name deze laatste stap was erg arbeidsintensief en foutgevoelig.

Met het inzetten van RPA wordt het proces vanaf het ontvangen van de wijzigingsaanvraag overgenomen door een softwarerobot. De robot leest de automatisch gegenereerde e-mail uit en extraheert de voor het verdere proces benodigde waarden. Na het uitlezen van de mail en het ophalen van de gegevens navigeert de robot binnen het ERP-systeem naar het juiste klantaccount en voert de mutaties door. Na het opslaan van de wijzigingen rapporteert de robot de wijzigingen voor eventuele steekproefsgewijze controle en meldt vervolgens de verwerking af als voltooid. Kortom, een besparing van 2 FTE door een repetitief en simpel klusje als het overtypen van klantgegevens te automatiseren met RPA.

Ook tijd en geld besparen met RPA in Finance?

Wil jij de digitale transformatie van jouw Finance afdeling verder vormgeven? En ben je benieuwd hoe jouw financiële afdeling tijd en geld kan besparen met RPA? Ontdek welke werkzaamheden geschikt zijn voor automatisering. Doe ideeën op met de gratis inspiratiegids of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

of