Robotisering bij HR

Focus op waardevolle en strategische Human Resources

Als er één aandachtsgebied is dat volledig om mensen draait, dan is het Human Resources. En juist daarin kan de inzet van robots van grote betekenis zijn. Doordat robots, meer dan mensen, nauwkeuriger routinematige en administratieve werkzaamheden kunnen uitvoeren. Bekend is dat HR-afdelingen over het algemeen niet voorop lopen wanneer het gaat om proactief gebruik van digitalisering, automatisering en technologie.

De paradox van Human Resources

De strategisch georiënteerde HR-professional heeft ondanks technologische innovaties moeite om aan te haken bij de strategische agenda. Dit heeft te maken met de zogenaamde HR-paradox: Human Resources besteedt het meeste geld aan datgene wat het minste rendeert.

Strategische waarde

Kijk naar de inzet van data en data analyse. Er zijn weinig HR-professionals die strategische adviezen en beslissingen baseren op data. En dat terwijl het juist een belangrijke bijdrage kan leveren aan het behalen van de doelstellingen van de onderneming. Denk bijvoorbeeld aan het voorspellen van wanneer er extra capaciteit binnen sales nodig is, op basis van omzetcijfers en prognoses. De afdeling Human Resources kan de komende jaren strategisch ontzettend veel waarde toevoegen als men Robotic Process Automation (RPA) inzet voor actuele dashboards. Door te begrijpen en te doorgronden van de uitdagingen waar het bedrijf voor staat.

Waarom gaat het mis?

De HR afdeling ontvangen een constante stroom aan gegevens aangaande updates, nieuwe informatie of bijvoorbeeld verzoeken om informatie te verwijderen, die moet worden verwerkt in de systemen. Deze stroom bestaat uit e-mails, formulieren, service tickets, Excel-bestanden, kopieën van paspoorten enzovoort. Omdat HR medewerkers hier dagelijks mee bezig zijn wordt de strategische agenda een ondergeschoven taak.

De aard en type processen van de HR afdeling leent zich juist heel goed voor Robotic Process Automation. Het is voor veel administratieve werkzaamheden zeer geschikt en kan de werkdruk van deze afdeling aanzienlijk verlagen. Routinetaken worden efficiënt uitgevoerd door een robot en de HR-medewerkers kunnen zich toeleggen op hoogwaardige interactie met de medewerkers.

RPA inzet bij HR

RPA is niets meer dan een softwarelaag op bestaande softwaresystemen om menselijke werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dit worden ook wel softwarerobots genoemd. Softwarematige robots kunnen eenvoudige, repeterende en niet waarde toevoegende taken overnemen van medewerkers waardoor zij hun tijd kunnen besteden aan meer betekenisvolle werkzaamheden. Taken die een RPA robot kan overnemen zijn de gestandaardiseerde HR processen binnen recruitment en payroll of data management binnen een HR shared service center:

  • Payroll: De robot kan ondersteunen met het vergelijken en controleren van data. Goedgekeurde wijzigingen kunnen door de robot worden ingevoerd in het payroll systeem.
  • Recruitment: De robot kan vacatures plaatsen, gegevens van kandidaten verzamelen en afspraken e-mailen naar kandidaten.
  • Onboarding: De robot kan ontbrekende gegevens van de nieuwe medewerker uitvragen via e-mail en vervolgens verwerken in het HR-systeem. De robot leest de Excel-file, stuurt e-mails naar de juiste managers, logt een service request bij de IT-helpdesk (bijvoorbeeld voor het aanvragen van een pc voor de nieuwe medewerker).
  • Learning: De robot verzamelt informatie van deelnemers of verstuurt uitnodigingen via e-mail. Monitoren van inschrijvingen. Verwerken van deelnemerslijsten of certificaten in systemen.

Robotic Process Automation (RPA) biedt zowel uitkomst bij het efficiënter en accurater maken van de administratieve processen en de toepassing van wet- en regelgeving als bij recruitment en on-boarding.  Naast master data management wordt RPA ook ingezet om HR-reporting te ondersteunen. RPA kan data namelijk continu en consistent blijven verversen. Dit zorgt er voor dat rapportages up-to-date zijn en minder fouten bevatten zonder extra inspanning. RPA wordt op die manier dus gebruikt om een beter beeld te krijgen van HR-data maar ook om kwalitatief hoogwaardige people analytics mogelijk te maken. Waar HR voorheen druk was met bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van onboarding processen, uitdiensttredingen en salaris statements, kan zij nu resources inzetten op meer strategische initiatieven.

Kortom, de automatisering van processen binnen afdeling Human Resources zorgt voor een verhoging van de kwaliteit, het verlaagt de tijd en kosten besteed aan een bepaald proces én het verhoogt de werktevredenheid. Ben jij benieuwd hoe RPA binnen HR kan helpen voor jouw organisatie? Of heb je al ideeën over hoe RPA een andere afdeling kan helpen? Laat het ons weten!