‘Een nieuwe medewerker levert natuurlijk veel voordelen op, maar brengt in eerste instantie ook behoorlijk wat werk met zich mee. Dat weet u als geen ander. Want vóórdat die medewerker eenmaal opgenomen is in de organisatie moet er nog heel wat gebeuren: contracten tekenen, een geldig identiteitsbewijs opvragen, diploma’s controleren, visitekaartjes regelen, toegangspassen aanvragen én natuurlijk het ‘on boarden’ bij de vele ICT-systemen, vertelt Peter Kok, Managing Consultant bij Coforce. ‘Het aantal afdelingen en de verschillende procedures die rondom deze nieuwe medewerker gevolgd moet worden is nauwelijks op één hand te tellen.’
Meer aandacht voor andere HR processen
En dan is Robotic Process Automation (RPA) een ware uitkomst’, vervolgt Peter. ‘De software robot kijkt immers naar de manuele, repeterende administratieve handelingen die een HR-medewerker of medewerkers op andere afdelingen uitvoeren en neemt vervolgens een groot gedeelte van deze taken binnen het proces over. En dan wordt het pas écht interessant, omdat de tijd die nu ontstaat gebruikt kan worden voor betekenisvolle zaken met een niet-repeterend karakter, zoals bijvoorbeeld het actief aantrekken van kwalitatief hoogwaardige professionals. Wanneer men Robotic Process Automation inzet, dan ‘stuurt’ de software robot alle onboarding processen aan. Deze worden geautomatiseerd uitgevoerd. Dat is snel én foutloos.’ De RPA software stuurt dus software applicaties aan.
HR automatisering start vanaf de allereerste werkdag
‘Ik weet nog dat ik lang, heel lang geleden mijn eerste werkdag had bij een vorige werkgever en dat er nauwelijks iets geregeld was. Geen bureau, geen computer, geen wachtwoorden: ik stond met lege handen. Ik heb altijd onthouden hoe onprofessioneel dat begin vanuit die werkgever voor me voelde en me voorgenomen dit nooit met een toekomstige collega te laten gebeuren. Hoe mooi is het dan dat ik nu vanuit de automatiseringskant volop bij kan dragen aan een succesvolle procesvoering binnen HR-afdelingen. En dit geldt uiteraard voor allerlei aspecten van het proces: van bonusberekeningen (waar mensen maandelijks druk mee zijn) tot steeds terugkerende salariscontroles. Of van het inzetten van personeel voor het opvangen van seizoensdrukte tot het automatisch beheren van recruitment. En natuurlijk kan ook het financiële proces door inzet van Robotic Process Automation verfijnd worden, al is het maar omdat de facturen van uitzend- en detacheringsbureaus perfect te matchen (en direct aan de juiste kostenplaats toe te wijzen) zijn.
De onmiskenbare verandering
Er vindt langzaam maar zeker een verschuiving plaats: waar we voorheen altijd uitgingen van de menselijke kracht, ontstaat er nu de overtuiging dat het goed is om, náást de inzet van hoogwaardige professionals van vlees en bloed, óók voor digitale arbeidskrachten in de vorm van software robots te kiezen.
Wat dit voor u betekent…
En wat betekent dit voor u, als HR-manager? Uw rol wordt steeds leuker en interessanter, omdat het adviserende karakter steeds méér op de voorgrond zal gaan staan. Het terugkerende administratieve aspect (dat tot in perfectie geoptimaliseerd wordt) zal mínder worden. En uw organisatie? Die laat zich steeds gemakkelijker managen door de beste combinatie uit twee werelden: die van mens én die van een software robot.
Iedere HR professional zou kennis moeten hebben van de mogelijkheden van software robots voor hun eigen processen, maar ook als klankbord en adviserende rol richting managers. Een vacature kan namelijk wellicht ingevuld worden door een robot.
