De kracht van een gecombineerde aanpak met RPA en BPM

De handmatige verwerkingen, handelingen en procedures die medewerkers uitvoeren bestaan voor een groot deel uit het verzamelen en overbrengen (kopiëren) van data uit het ene systeem naar een het andere. Het zijn juist deze werkzaamheden in de weg staan om daadwerkelijk toegevoegde waarde te leveren voor de organisatie. Ik vertel u graag mijn visie over de gecombineerde aanpak met Robotic Process Automation (RPA) en Business Process Management (BPM).

Toegevoegde waarde met Robotic Process Automation

Door het automatiseren van routine en repetitieve administratieve taken met de inzet van software robots, wordt een breed scala aan voordelen behaald. Ik zie zelf dat de meeste aandacht gericht is op kostenvermindering, terwijl het de kans biedt om ook toegevoegde waarde te bieden binnen uw organisatie. Toegevoegde waarde binnen uw organisatie ontstaat, -naar mijn mening-, door persoonlijk contact met uw klanten, leveranciers of partners. Ook het analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen, verdienmodellen of innovatie biedt een toegevoegde waarde voor het bedrijfsleven. Het geeft medewerkers weer de kans om creativiteit en andere menselijke cognitieve vaardigheden uit te voeren.

Doordat de software robot een aantal administratieve taken overneemt, zoals data-invoer, uitvoeren van controles en het verzamelen van data, blijft voor de medewerker juist meer tijd beschikbaar voor interpretatie van data en het nemen van besluiten. In die zin evolueert het takenpakket van een medewerker door de inzet van Robotic Process Automation (RPA) naar een rol met meer aandacht voor sturing en besluitvorming.

Voordelen van software robots

Het doel van RPA software is het elimineren of reduceren van de repeterende administratieve handelingen die door medewerkers worden uitgevoerd. Ook vanuit compliance perspectief biedt het werken met robots voordelen. Alle acties worden namelijk gelogd in een audit trail. Indien nodig kunnen extra robots worden bijgeschakeld wanneer er piekbelastingen zijn en kan een robot vrij eenvoudig worden ‘omgeschoold’ voor andere taken.

Vervangt RPA onze software?

Robotic Process Automation (RPA) is geen software die andere software vervangt. RPA vervangt geen systeem of applicatie, het werkt er juist mee samen. Sterker nog, de robot software werkt met de bestaande systemen net als een mens dat zou doen. Doordat RPA nauwelijks impact heeft op de bestaande technologie en processen is het relatief snel te implementeren. Daardoor is de terugverdientijd, de ROI kort. In de praktijk zijn terugverdientijden gerealiseerd van minder dan een jaar.

Business Process Management met Kofax software

De Kofax Kapow RPA software maakt onderdeel uit van het Kofax TotalAgility (KTA) Platform. Het platform ondersteunt zowel het automatisch uitlezen documenten als ook RPA én business process management (BPM).

Door het toepassen van BPM (ook wel casemanagement of workflow genoemd) bij gerobotiseerde processen wordt de mogelijkheid gecreëerd om mensen en robots optimaal samen te laten werken. De processen waarbij interactie, toestemming of interpretatie van een medewerker nodig is, ontvangt desbetreffende medewerker een taak van de software robot. Na het uitvoeren van de menselijke handeling, kan de robot het werk verder afmaken. Medewerkers houden daarmee meer controle over het proces. Er kunnen dan ook meer bedrijfsprocessen met hogere automatiseringsgraad gerealiseerd worden. Ook zijn er optimale mogelijkheden om het proces te verbeteren of manueel in te grijpen bij uitzonderingen of escalaties.

Krachtig duo

Een mooi voorbeeld dat de gecombineerde kracht van RPA en BPM illustreert is het afhandelen van uitzonderingen. Veel processen, zoals bijvoorbeeld het orderintake proces, kunnen volledig door een robot uitgevoerd worden zoals de ontvangst van de opdracht, de opdrachtregels verwerken in de ERP omgeving en het document opslaan in het digitale archief.

Echter, wanneer er uitzonderingen zijn is het de wens dat een medewerker ingrijpt in dit proces. Er kan bijvoorbeeld een artikel niet meer leverbaar zijn of wordt het debiteurkrediet overschreden. Via de krachtige taakverdelingsmogelijkheden van de BPM oplossing, kan een medewerker de situatie overzien, beslissingen maken en vervolgens de software robot de verdere afhandeling laten verzorgen. Zo zijn er tal van voorbeelden waarbij het KTA platform in combinatie met de RPA software een perfect duo zijn.