Bespaar jij al tijd door RPA en BPM te combineren?

Hoeveel tijd zijn medewerkers kwijt aan het handmatig verzamelen en kopiëren van data uit het ene systeem naar het andere? Deze vraag komt al snel boven drijven, als je jouw bedrijfsprocessen aan het (her)bekijken bent. Met Business Process Management (BPM) ben je steeds je processen aan het heroverwegen. Kan een proces beter? Sneller? Of goedkoper? Als je kritisch naar je huidige proces gaat kijken, zul je al snel tot de conclusie komen dat er een hoop tijd verloren gaat aan terugkerende werkzaamheden. Wat nou als je deze processen zou kunnen uitbesteden? Niet door meer mensen in dienst te nemen, maar door te kiezen voor een combinatie van BPM met RPA (Robotic Process Automation).

Wat is BPM?

Business Process Management (BPM) is een systematische aanpak voor het verbeteren en stroomlijnen van de manier waarop bedrijven werken. Het omvat het identificeren en documenteren van alle stappen in een bepaald bedrijfsproces, en vervolgens het analyseren en herontwerpen van die stappen om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren. BPM kan worden gebruikt om elk soort bedrijfsproces te verbeteren, van klantenservice tot orderverwerking. De laatste jaren is het ook een steeds populairder managementinstrument geworden, omdat bedrijven ernaar streven concurrerend te blijven in een steeds veranderende markt. Wanneer het correct wordt toegepast, kan het bedrijven helpen hun doelstellingen efficiënter en effectiever te bereiken.

Het is niet een technologie, al zijn er wel technologieën die deze vorm van procesoptimalisatie kunnen versterken. En je raad het waarschijnlijk al, RPA is er daar één van.

Wat is RPA?

Robotic process automation, of RPA, is een technologie die repetitieve taken automatiseert en bedrijven in staat stelt efficiënter en effectiever te werken. Met RPA kunnen bedrijven kosten besparen, processen stroomlijnen en de nauwkeurigheid en efficiëntie over de hele linie verbeteren. Het doel van RPA-software is het weghalen of verminderen van repeterende administratieve handelingen.

Meer tijd beschikbaar

Doordat de software robot een aantal administratieve taken overneemt, zoals data-invoer, uitvoeren van controles en het verzamelen van data, blijft voor de medewerker juist meer tijd over. Die kostbare tijd kunnen ze besteden aan werk waar in ze echt toegevoegde waarde kunnen leveren. Denk aan het persoonlijk contact met klanten, leveranciers of partners. Ook het analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen, verdienmodellen of innovatie.

Waarom werkt de combinatie zo goed?

Sommige dingen werken nou eenmaal beter als je ze met elkaar combineert. Dat geldt dus ook voor RPA en BPM. Maar waarom werkt deze combinatie zo goed?

Met BPM breng je automatiseringskansen in kaart

Om het beste van beide te krijgen, begin je dus met BPM. Breng je processen in kaart die verbeterd moeten worden. Het geeft je de mogelijkheid om opzoek te gaan naar processen waar nu nog geen oplossing voor is, maar RPA misschien uitkomst kan bieden. Dit is cruciaal, want als je niet duidlelijk hebt wat je exact wilt gaan verbeteren, hoe wil je het dan gaan robotiseren? Door het toepassen van BPM bij gerobotiseerde processen wordt de mogelijkheid gecreëerd om mensen en robots optimaal samen te laten werken.

Behoud controle met minder tijd

Een mooi voorbeeld dat de gecombineerde kracht van RPA en BPM illustreert is het afhandelen van uitzonderingen. Veel processen, zoals bijvoorbeeld het orderintake proces, kunnen volledig door een robot uitgevoerd worden. Denk aan de ontvangst van de opdracht, opdrachtregels verwerken in de ERP omgeving en het document opslaan in het digitale archief.

Maar wanneer er uitzonderingen zijn, kan het nodig zijn dat een medeweker even met de robot mee moet kijken Er kan bijvoorbeeld een artikel niet meer leverbaar zijn of wordt het debiteurkrediet overschreden. Via de krachtige taakverdelingsmogelijkheden van de bpm-oplossing, kan een medewerker de situatie overzien en een beslissing maken. Na deze tussenkomst, kan de robot het werk verder afmaken. Hierdoor houden medewerkers meer controle over het proces, maar zijn ze hier minder tijd aan kwijt.