Schoeller Allibert

Effectieve end-to-end bedrijfsprocessen door Robotic Process Automation (RPA)

Schoeller Allibert is een internationaal bedrijf gericht op maat gemaakte verpakkingsoplossingen. Met 13 productielocaties over de wereld, waarvan 12 in Europa, is het een uitdaging om de bedrijfsprocessen op elkaar aan te laten sluiten. Schoeller Allibert is Europees marktleider en om deze positie te blijven behouden is het belangrijk, om op de veranderende klantbehoefte in te spelen. De gefabriceerde producten, het assortiment en de diensten moeten continue aan de steeds evoluerende markt aangepast worden. Ook administratieve bedrijfsprocessen moeten up-to-date blijven.

Uniformeren van processen

Schoeller Allibert ging door de jaren heen verschillende samenwerkingen aan, waarbij nieuwe aandeelhouders zich aandienden en diverse overnames plaatsvonden. Het bedrijf heeft een rijke geschiedenis en is gevormd uit de belangrijkste spelers op de markt: Schoeller, Wavin, Perstorp, BiPP, Arca, Linpac, Allibert, Paxton, Stucki en anderen.

Uitdaging voor de business en IT

Elk overgenomen bedrijf heeft van oorsprong andere werkwijzen en bedrijfsprocessen die geüniformeerd moeten worden in dezelfde systemen van het moederbedrijf. Schoeller Allibert ziet RPA als een middel om administratieve processen op de verschillende internationale locaties te uniformeren en hiermee efficiënterebedrijfsadministratie te voeren. Wouter Schepers, Head of IT Solutions bij Schoeller Allibert over de strategie van de IT afdeling: “Ons doel is omonze collega’s te helpen met het standaardiserenen optimaliseren van hun bedrijfsprocessen door het gebruik van software robots. Door middel van robotiseringstellen we onze medewerkers in staat om zich te richten op activiteiten met hogere toegevoegde waarde, zoals de rol van business partner. Wij verwachten daarmee ook het werkplezier te vergroten”.

De RPA robot als facturatie assistent

Een voorbeeld van één van de gerobotiseerde processen met behulp van Robotic Process Automation (RPA) is het afhandelen van facturen. De software robot logt in op het ERP systeem en haalt alle facturen op die gereed zijn om uit te sturen. Aan de hand van bestaande klantinstellingen wordt bepaald of de factuur per post wordt verstuurd of klaar wordt gezet voor een elektronische verzending per e-mail. Voor de fysieke postbezorging worden de facturen als PDF bestand klaar gezet voor een extern postverzendingsbedrijf. Deze haalt alle PDF facturen op uit een vooraf gedefinieerde bestandslocatie. Het postverzendingsbedrijf zorgt voor de verdere afhandeling en bezorging van de papieren facturen. Voor de facturen die per e-mail worden verstuurd wordt de taak overgedragen aan een tweede RPA robot die de verzending voor zijn rekening neemt. Binnen het ERP systeem wordt de openstaande factuur administratief gesloten en krijgt het de status mee ‘Wacht op betaling’.

Uniform factuur proces voor Schoeller Allibert

Voor Schoeller Allibert betekent de inzet van de RPA robot dat de verzending van facturen sneller gaat. Daarnaast is deze gerobotiseerde werkwijze kostenefficiënter dan het inzetten van een administratieve medewerker. De waarde voor het bedrijf zit hem vooral in het uniformeren van het factuurproces over het gehele bedrijf. Het voordeel is dat hiermee de routine vast ligt en sneller te integreren is met andere bedrijfsprocessen.

Uitbreiding van RPA processen

RPA biedt kansen daar waar nog veel handmatig werk door medewerkers wordt verricht. Met deze technologie komt het verder automatiseren van processen binnen handbereik van de business units. Daarnaast is duidelijk geworden dat de Time-to-Market van software robots significant sneller is dan de inzet van traditionele oplossingen zoals aanpassingen in het ERP systeem of custommade koppelingen.Wouter Schepers vertelt over de vervolgstappen van RPA binnen Schoeller Allibert: “Met ons RPA Centre of Excellence zijn we nu volop bezig om RPA te introduceren binnen de organisatie. Er is veel potentie om meerdere processen te optimaliseren en te robotiseren”.

Kofax Kapow

De Kofax Kapow-software levert Robotic Process Automation (RPA) in een Enterprise-omgeving, waar een digitale set van software robots wordt gecreëerddie vrijwel elke administratievetaak kan automatiseren wat bedrijf kritischis.

De voordelen van Kofax Kapow behelzen operationele efficiëntie, modernisering van legacy systemen en deondersteuning bij verhogen van de kwaliteit van de gegevensverwerking. Peter Kok, Technical Consultant bij Coforce over het RPA project bij Schoeller Allibert: “Organisaties die hun processen goed op orde hebben en deze ook snel en continu kunnen optimaliseren, hebben een blijvende voorsprong op hun concurrenten. Daarom hebben wij samen met de medewerkers bepaalt welke processen er zijn en welke er geautomatiseerd kunnen worden met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Medewerkers weten heel precies hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd en zij zijn dan ook een cruciaal onderdeel in het ontwerpproces”.