RPA voor administratieve taken
Ontlast administratie van eenvoudige, terugkerende taken
met behulp van software robots (RPA)
Is RPA voor mij wel interessant?
Staan op jouw to-do-lijst (of op die van jouw medewerkers) ook elke dag nog taken die je handmatig moet uitvoeren? Bij administratieve taken blijven altijd nog handmatige taken over, ook als je processen geautomatiseerd hebt. Robotic Process Automation (RPA) biedt hulp juist voor die taken. En dankzij de mogelijkheid om RPA in de cloud af te nemen voor losse, afgebakende taken kun je al zeer kostenefficiënt aan de slag.
Maar waar begin je dan en welke taken kun je dan aan denken?
Enkele voorbeelden van taken die RPA jou uit handen kan nemen:
- Downloaden van facturen uit factuurportalen en aanbieden aan je purchase to pay applicatie;
- Verzamelen van informatie uit publieke informatiesystemen zoals KvK of RDW;
- Verzamelen van informatie uit databases voor periodieke overzichten of rapportages;
- Versturen van notificatieberichten via e-mail of Microsoft Teams;
- Gestructureerd de toegang tot applicaties testen (bijvoorbeeld testen of webapplicaties beschikbaar zijn, of de beschikbaarheid voldoet aan de SLA afspraken, werkt de applicatie nog zoals verwacht na een update);
- Koppelingen maken tussen softwareapplicaties d.m.v. een API;
- Etc. Wil je meer voorbeelden? Download de inspiratiegids.
Het werk om de basisregistratie te verrijken met gegevens uit de KvK omgeving was weinig afwisselend. Wij zagen dan ook dat gedurende de werkdag de hoeveelheid fouten opliep. Met de komst van de virtuele collega is dit helemaal verdwenen en hebben we zelfs te maken met een betere kwaliteit van data.
Henri van Wijk
Projectmanager RPA bij BghU
Wat kan RPA eigenlijk?
Robotic Process Automation (RPA) biedt uitkomst. RPA staat voor software robots die informatie binnen en tussen business software (websites, ERP systemen, Office- en boekhoudprogramma's) kunnen ophalen, bewerken en invoeren. Net zoals een medewerker dit zou doen.
De software robots doen dit echter sneller en 24/7 als het werk daar om vraagt. Ze bieden bijvoorbeeld ondersteuning bij het ophalen van facturen bij leveranciers, het invoeren van wisselkoersen of het consolideren van gegevens voor de jaarafsluiting.
Hoe werkt RPA eigenlijk?
RPA is software waarmee verschillende programma's geconfigureerd kunnen worden. Ieder programma voert een taak uit. Op basis van tijd, op basis van condities, of handmatig getriggered.
Deze progragramma's kunnen interacteren met de user interface van business software, zoals een medewerker dit ook doet. Maar liever laten we deze programma's de user interface omzeilen.
In tegenstelling tot automatisering hoeft met RPA geen zwaar implementatietraject te worden gestart. Daarnaast is RPA zeer flexibel en dus makkelijk aan te passen.
Jan de Rijk Logistics
Het logistieke bedrijf met ruim 1.000 voertuigen en meer dan 2.000 internationale klanten laat zo’n 6% van alle orders door software robots verwerken.
Want de tussenkomst van menselijke medewerkers waarbij gegevens ‘overgeklopt’ moeten worden, verhoogt de kans op fouten. Lees verder
Vanderlande
Tot twee jaar geleden checkte de afdeling Finance 5x per dag de koers van de Russische roebel op internet en voerde dat in in de eigen systemen. Nu doet een software robot dat.
Het legde de basis voor een Centre of Excellence dat nu ook tal van andere afdelingen binnen het concern (6.500 medewerkers, € 1,5 miljard omzet) van software robots voorziet. Lees verder
Waarom Coforce?
Coforce is een onafhankelijk kennis- en implementatiepartner van verschillende RPA oplossingen en heeft ruime ruime ervaring met het robotiseren van uiteenlopende administratieve processen bij ondernemingen, instellingen en gemeenten.
