administratief-werk-automatiseren

Zonder extra menskracht, meer administratief werk verrichten

Er moet meer werk worden verzet, maar het ontbreekt aan extra menskracht. Het blijft een enorme uitdaging. Hoe kun je dat toch voor elkaar krijgen als groeiende organisatie?

Door de groeiende economie neemt de krapte op de arbeidsmarkt alleen maar toe. Daardoor zullen er steeds meer zogenoemde ‘krapteberoepen’ ontstaan. Gaf begin 2016 4,6 procent van de bedrijven aan een tekort aan personeel te hebben, dat percentage liep de afgelopen jaren hard op tot ruim 25 procent in het derde kwartaal van 2018. In een steeds krapper wordende arbeidsmarkt is het een vrijwel onmogelijke opgave medewerkers te vinden.

DenkWerk ziet automatisering als oplossing voor het échte probleem: de groeiende personeelstekorten in zorg, onderwijs, ICT en techniek. Het Centraal Bureau voor de Statistiek meldde begin februari dit jaar een recordkrapte op de arbeidsmarkt. Het werk zal anders georganiseerd moeten worden, bijvoorbeeld door taken anders te verdelen of administratieve lasten te verlichten. Als mensen stoppen met ‘oude’ banen die een robot of computer ook kan uitvoeren, zegt de denktank, kunnen ze aan de slag in beroepen waar ze harder nodig zijn.

Zet slimme technologie in

Organisaties moeten hun bestaande business aanpassen aan de nieuwe omstandigheden van een krappe arbeidsmarkt. Een wereld waarin meer werk moet worden verricht met minder mensen. Wordt in de zorg ruim veertig procent van de tijd besteed aan administratie, in het bedrijfsleven hangt dat percentage af van het type onderneming en dienstverlening. McKinsey ontdekte al eerder dat een kleine twintig procent van alle administratieve activiteiten is te automatiseren met behulp van technologieën die nu al beschikbaar zijn zoals bijvoorbeeld robotic process automation (RPA).

“Met de inzet van slimme, digitale technologieën kunnen ‘geplaagde’ bedrijven zich snel aanpassen aan veranderingen”

Met de inzet van slimme, digitale technologieën en geautomatiseerde administratieve processen kunnen ‘geplaagde’ bedrijven zich snel en doorlopend aanpassen aan veranderingen. De inzet van robotica en aanverwante technologieën zoals RPA is nu nog beperkt in Nederland, maar technologie wordt toegankelijker en betaalbaarder. Rathenau verwacht dat de komende jaren
meer bedrijven gebruik gaan maken van innovatieve toepassingen. Vanwege de beperkte inzet zijn de effecten op de werkvloer volgens de betrokken Nederlandse bedrijven nu nog beperkt. Dat bedrijven nog maar beperkt gebruik maken van nieuwe technologie heeft volgens Rathenau te maken met strategische keuzes, omdat altijd zowel voor- als tegenargumenten te bedenken
zijn bij de inzet van nieuwe technologie. De keuze wordt bepaald door de beschikbaarheid van technologie (of software), de vraag van medewerkers en het aanbod van type en soort arbeid.

Succesvol automatiseren

Ik ben zeker niet de enige als ik zeg dat het merendeel van de Nederlanders deze administratieve handelingen graag door technologie wil laten overnemen om zodoende meer klantgericht te kunnen werken. Het automatiseren van administratieve taken is immers niet altijd hetzelfde als het automatiseren van banen.

“Het automatiseren van administratieve taken is immers niet altijd hetzelfde als het automatiseren van banen”

Hoewel nieuwe technologie soms als bedreiging wordt gezien, hebben we het ook nodig. Het is de motor achter productiviteitsstijging, de daarbij behorende economische groei en de groei in inkomens. Economen verwijzen dan naar het Solow-model waarin technologische vooruitgang één van de drie bronnen van economische groei is: een toename van kennis zorgt voor een verbetering in de techniek, waardoor de productiviteit van arbeid en kapitaal toe kan nemen. Praktijkvoorbeelden zijn te vinden in het onderwijs, zorg, het bedrijfsleven en bij de overheid waarbij RPA succesvol leidt tot administratieve lastenverlichting.

Het bedrijfsleven heeft weer na jaren meer financiële ruimte, maar kampt met een tekort aan medewerkers. Laten we dan nu investeren in een technologie zoals RPA. Hiermee verlichten wij de administratieve last bij medewerkers, waardoor die weer tijd krijgen voor zinnige werkzaamheden. Tegelijk zorgt de inzet van RPA ervoor dat alle administratieve handelingen voldoen aan wet- en regelgeving. Als een extra pluspunt: medewerkers doen weer het werk waarvoor ze zijn opgeleid. Zo blijft het werk leuk en verliest werkdruk en ziekteverzuim terrein.

Dit artikel is eerder verschenen op Computable en deels bewerkt.