RPA kennissessie

Verslag round table administratieve werkdruk verlagen

In aanloop naar de round table bleek dat er bij veel organisaties behoefte was aan meer inzicht in de ontwikkelingen rondom RPA. Men wil helderheid over de technologische mogelijkheden en potentiële geschikte processen. Daarnaast leeft er de behoefte om kennis en ervaringen delen onderling. Voor Coforce was dit hét signaal om een bijeenkomst over ‘Administratieve werkdruk verlagen met Robotic Process Automation (RPA)’ te organiseren.

Efficiency van administratieve taken

RPA kennissessieAfgelopen week, zo vlak voor de zomer was het zover. Kleinschalig maar informatief van opzet. Welke rol kan RPA innemen bij de digitale transformatie? Welke plek heeft RPA in het IT landschap? Hoe kan ik Robotic Process Automation inzetten om mijn klanten tevreden te houden? Allemaal interessante en belangrijke vragen die centraal stonden bij onze gasten. De gasten aan tafel hebben stuk voor stuk hun sporen verdiend in het vakgebied van finance, accounting, administratie of inkoop. Allen werkzaam bij grote en middelgrote organisaties in onder meer de gezondheidszorg, groenvoorziening, catering of onderwijs. “Een mooi gemêleerd gezelschap”, aldus Joost Dorrestijn, Managing Consultant bij Coforce en gastspreker bij de rondetafel. “Slechts weinig bedrijven besteden daarbij structureel aandacht aan de efficiency van administratieve taken of het verder optimaliseren van processen. Er zijn nog steeds heel veel administratieve en financiële processen gebonden aan ‘in efficiency’. Herhalend en vaak vervelend werk dat door medewerkers van de administratie, HR of operations wordt gedaan. Deze taken kunnen met behulp van RPA, ook wel Robotic Process Automation verder geoptimaliseerd worden”.

Tijdswinst waardevol voor medewerkers

Het (door)automatiseren en robotiseren van bestaande bedrijfsprocessen biedt vaak goede mogelijkheden. Zeker als je 70 tot 80% van alle handmatige handelingen binnen systemen en interfaces automatisch kunt laten oppakken door RPA. “Dat is een flinke tijdswinst, waarmee medewerkers weer andere zaken kunnen oppakken. Taken waar ze nu niet aan toe komen”,  reageerde één van de vrouwelijke deelnemers. “De uitzonderingen kun je dan door een medewerker laten controleren of behandelen. En vaak genoeg zul je zien dat ook hier ook bepaalde ritmes in terug te vinden zijn. Daarop zou je dan weer verder kunnen door-automatiseren”. RPA bevrijdt medewerkers van eentonig en herhalend werk en stelt een organisatie in staat om medewerkers in te zetten op plekken waar ze het meeste toegevoegde waarde hebben.  “Tijdregistratie is een vervelend klusje voor mijn collega’s maar het moet wel gedaan worden. Het zou al helpen als een robot dit type administratie al kan ‘voorinvullen’. Dit verminderd de kans op fouten”, reageert een andere deelnemer op waardevolle tijdswinst.

Meer doen met dezelfde data

Robotic Process Automation is ook geschikt om gegevens van systeem A naar systeem B te krijgen. Het kan een interessante overweging zijn als het niet lukt om bestaande applicaties te laten synchroniseren of waar niet een koppeling mee mogelijk is. “Met RPA kan er een enorme slag gemaakt worden als het gaat om de kwaliteit van gegevens. Je kunt doordat je gegevens kunt verrijken uit verschillende systemen eerder trends ontdekken, of zien waar er problemen zijn. Daardoor kun je met de bestaande data binnen een organisatie meer doen” zo lichte een Business Controller haar ideeën toe. Een Procesconsultant gaf aan dat dit zeker mogelijk moet zijn als er sprake is van gestructureerde of semi-gestructureerd data. Bij organisaties waar de data een chaos is, is eerst procesoptimalisatie nodig maar ook standaardisatie van procedures.

Breder inzetbaar

Veel van de aanwezige gasten zagen binnen financiële processen veel potentie om deze volledig of deels met RPA af te handelen. Daarbij gaf Joost aan dat een RPA robot op meer afdelingen in te zetten is, dan alleen bij finance: “Bij het aannemen (onboarden) van medewerkers komen vaak een hoop administratieve zaken kijken. De repetitieve handelingen binnen dit proces kunnen eenvoudig en snel worden overgenomen door RPA robots. Dit zorgt voor een snellere afhandeling van zaken, maar ook voor meer transparantie. Een ander voorbeeld is te vinden op een klantenservice. Zodra een servicemedewerker gegevens nodig heeft, hoeft hij/zij de robot alleen maar hierom te vragen. Deze software robot haalt het vervolgens binnen enkele seconden op uit de verschillende systemen en speelt het door naar de medewerker. Hierdoor hoeft de medewerker niet constant tussen verschillende systemen en schermen te wisselen en kan zo klant sneller te hulp kan staan.” De middag werd afgesloten met een korte brainstorm over de eigen organisatie en de geschikte processen die men zou kunnen robotiseren met behulp van RPA.

Ook geïnteresseerd om een RPA round table te organiseren? Laat het ons weten! We ondersteunen je hier graag bij.