Whitepaper

Alles over de technologie en toepassing van RPA om administratieve lasten te verlichten en werknemers ruimte te geven waardevol werk te verrichten. 

Download onze whitepaper

    CO_Whitepaper_RPA_voorkant

     

      Inspiratie nodig?

      RPA leent zich perfect voor het robotiseren van relatief eenvoudige en terugkerende werkzaamheden achter een computer. Dit komt in ieder vakgebied en branche natuurlijk voor. Toch wat inspiratie nodig? 

      Download onze inspiratiegids

        CO_inspiratiegids_voorkant

         

          Resources
          Uitgelichte blog

          Over de overeenkomsten en verschillen tussen robotisering, automatisering en digitalisering. 

          Lees de blog

            coforce-robotisering-automatisering-digitalisering

             

              Brochure

              Over Coforce en onze passie voor automatisering en RPA in het bijzonder. 

              Download onze brochure

                CO_Coforce-corporate-brochure-2-12-2021

                 

                   

                  Succesverhaal

                  Gemeente Huizen

                  "Wij willen onze kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en de administratieve lasten verminderen." 

                   

                  DOWNLOAD SUCCESVERHAAL

                  gemeente huizen verbetert kwaliteit dienstverlening met software robot

                  Gemeente Huizen telt ruim 40.000 inwoners en heeft de ambitie om maatwerk te leveren aan haar al inwoners door integraal te werken binnen het sociaal domein. De gemeente vindt dat inwoners de garantie moeten hebben dat zij de ondersteuning die zij nodig hebben ook daadwerkelijkzullen krijgen, zonder last te hebben van financiële of bureaucratische belemmeringen vanuit de gemeente. Koen Buikema, senior adviseur bedrijfsvoering, van de gemeente Huizen: “Wij willen onze kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en de administratieve lasten verminderen.”Met Robotic Process Automation (RPA) kan de administratieve lasten worden verminderd, waardoor er meer tijd is voor het gesprek met de inwoner. De kwaliteit van de data wordt tegelijkertijd verbeterd waardoor een consulent directtoegang heeft tot de juiste informatie. Alle meldingen worden in een backoffice systeem ingevoerd. De toewijzing naar zorgleveranciers en de declaraties achteraf worden handmatig in een declaratiesysteem overgetypt. Het gevolg daarvan is een grotere kans op fouten en mogelijke financiële en juridische consequenties.

                  100% synchronisatie van data tussen verschillende systemen

                  De gemeente Huizen heeft Coforce, gevraagd of deze stappen ook gerobotiseerd kunnen plaatsvinden met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Het eindresultaat moet 100% synchronisatie zijn van de data in de verschillende systemen, minder manuele werkzaamheden door medewerkers en geen noodzakelijke controle werkzaamheden.

                  Software robot voor invoeren van gegevens

                  Coforce heeft binnen één week een software robot geïnstalleerd die de gemeente Huizen gaat helpen bij het automatisch invoeren van toewijzingen aan zorgverleners voor de uitvoering van huishoudelijkehulp. Het proces van aanvraag tot afhandeling wordt digitaal ondersteund door middel van een backofficesysteem.

                  Werkwijze van de software Robot

                  De software robot haalt gegevens uit het backofficesysteem en zoekt het bijbehorende rapport op vanuit het zaaksysteem. Vervolgens voert de software robot deze gegevens in het regionaal declaratiesysteem. Hierin herkent de software robot of het om een bestaande cliënt gaat of dat er een nieuwe cliënt aangemaakt moet worden. Vervolgens wordt de sociale voorziening (opdracht tot huishoudelijke hulp) toegevoegd. Dit proces herhaalt de robot automatisch totdat alle werkprocessen verwerkt zijn.

                  Ruimte voor uizonderingsgevallen

                  Indien de software robot niet in staat is om het proces te verwerken, stuurt de robot een uitval bericht naar een e-mailbox. Op deze manier kan een consulent uitzonderingsgevallen persoonlijk verwerken. Er kan een extra check plaatsvinden op het zorgzwaartepakket (ZZP) of op grond van een AWBZ regelgeving toch besloten worden om zorg te verlenen.

                  Meer persoonlijk contact

                  Met RPA kan de administratieve lasten worden verminderd voor consulenten waardoor er meer tijd is voor het gesprek met de cliënt. De kwaliteit van de data wordt verbeterd waardoor juiste en volledige informatie beschikbaar is.

                  “De gemeente Huizen wil de volledige ruimte benutten om nieuwe, innovatieve ideeën uit te werken om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en administratieve lasten te verminderen. Uitgangspunt is integraal klantbeeld en de inwoner zo effectief en efficiënt van dienst zijn. Met RPA kan de administratieve lasten worden verminderd waardoor er meer tijd is voor het gesprek met de inwoner. Ook wordt de kwaliteit van de data verbeterd waardoorde consulent direct toegang heeft tot de juiste informatie”.

                   

                  Koen Buikema
                  Senior adviseur bedrijfsvoering

                  Voordelen van de inzet van RPA

                  Doel van de inzet van software robots binnen de gemeente Huizen is om het repeterende, administratieve werk van medewerkers tussen de verschillende systemen te vervangen door een gerobotiseerde koppeling. Processen worden geoptimaliseerd om fouten te voorkomen en doorlooptijd te verkorten. De RPA software robots kunnen 24/7 werken en kunnen de gewenste handelingen/transacties snel en 100% accuraat uitvoeren.

                  Lessons learned

                  Emile Hijdra, Technical Consultant bij Coforce: “Met de eerste PoC bij de Gemeente Huizen hebben we kunnen aantonen dat RPA een praktische en laagdrempelige oplossing is bij het realiseren van integratie (koppelen) vaninformatie tussen systemen. RPA is eenvoudig en toepasbaar in de verschillende applicatielandschappen, een ideale digitale assistent om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en administratieve lasten te verminderen.’’

                  Er zijn verschillende ‘’lessons learned’’ opgedaan over de mogelijke uitdagingen die er (kunnen) zijn met de implementatie van RPA bij een overheidsklant. Daarnaast heeft de gemeente Huizen een indruk gekregen van de mogelijkheden en de randvoorwaarden om RPA toe te kunnen passen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat informatie in het proces op een uniforme wijze wordt vastgelegd. Zo wordt uitval in het proces voorkomen.

                  Expertise vanuit Coforce

                  Coforce heeft binnen het project bijgedragen vanuit de expertiserondom Robotic Process Automation. Peter Kok, Manager Operations bij Coforce: “De samenwerking met de gemeente Huizen is voortvarend geweest en heeft een nieuwe mijlpaal geslagen in het digitaliseringprogramma van gemeente Huizen. Wij zijn dan ook zeer verheugd dat de gemeente Huizen het voortouw heeft genomen haar processen verder te optimaliseren met toekomstgerichte technologie en daarmee de dienstverlening naar haar inwoners kan versnellen”.