Tijd om te sparren?

 

Succesverhaal

Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht

"Digitalisering en efficiëntie is belangrijk voor de kwaliteit van de dienstverlening"

 

DOWNLOAD SUCCESVERHAAL

CO_RPA vs Manuel desk with rpa met laptop en robot_02-09-2021-1

Verrijking basisregistratie BghU met externe databronnen

BghU staat voor Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, het is een samenwerkingsverband op het gebied van belastingen. Voor de gemeenten Bunnink, De Bilt, Houten, Lopik, Nieuwegein, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Zeist en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijlanden worden lokale belastingen ontvangen van inwoners en het bedrijfsleven. Jaarlijks worden ruim 500.000 aanslagen verstuurd. Een belangrijk aspect binnen de bedrijfsvoering is de vergaande stroomlijning en digitalisering van het belastingproces.

Flinke sprong vooruit door Robotic Process Automation

De BghU borgt de continuïteit van haar taakuitvoering en streeft een continue verbetering van de kwaliteit en klantgerichtheid van het waarderings-en belastingproces na op basis van de leanmanagement filosofie. Een belangrijk aspect van de dienstverlening is de digitalisering van het belastingproces verder te optimaliseren voor de aangesloten gemeenten en het Hoogheemraadschap. Hiervoor moet de basisadministratie op orde zijn en mag de onderbezetting van medewerkers geen belemmering zijn .BghU heeft contact gezocht met Coforce om de basisadministratie te verrijken met externe bronnen zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) door middel van de inzet van Robotic Process Automation (RPA). Silvan van Rooijen projectleider ICT-beheer licht deambitie van BghU toe: “We zijn constant op zoek naar kansen de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, waarbij het kostenaspect en modern werkgeverschap in balans zijn. Met de inzet van RPA kunnen we verder digitaliseren en kostenvoordeel bereiken, we hoeven minder waardevolle menselijke resources in te zetten op terugkerende eenvoudige werkzaamheden. De vrijkomende middelen kunnen we inzetten op andere verbetertrajecten”.

Digitaal loket voor het bedrijfsleven

In het eerste RPA project wordt de basisregistratie van de BghU verrijkt met gegevens uit het Handelsregister van de KvK. Deze kerngegevens van bedrijven zijnbenodigd om inloggen op het digitaal loket van BghU via eHerkenning voor het bedrijfsleven mogelijk te maken. eHerkenning is een gestandaardiseerd inlogsysteem van de Nederlandse overheid, waarmee organisaties hun diensten veilig online toegankelijk kunnen maken.

Manuele werkzaamheden overgenomen door virtuele medewerker

Henri van Wijk, projectmanager RPA bij BghU vertelt over de manuele werkzaamheden: “Voorheen werd de basisregistratie handmatig door medewerkers verrijkt. Dit waren tijdrovende en foutgevoelig werkzaamheden waar niemand enthousiast van werd. Nu worden deze taken door een virtuele medewerker, een software robot, overgenomen”. Gedurende de nacht wordt er een werkvoorraad voorbereid op basis van een Excel export uit de belastingapplicatie van BghU. Hiermee gaat de RPA robot aan de slag. Hij logt beveiligd in bij de KvK en haal de meest recente gegevens op van bedrijven uit de Utrechtse regio op basis van KvK nummer of vestigingsadres. Op de Excellijst worden deze gegevens bijgewerkt en verrijkt met de nieuwste set van informatie. De verrijkte lijst wordt klaar gezet voor een medewerker die het proces de volgende ochtend weer oppakt.

Menselijk oordeel nog steeds belangrijk 

De belastingmedewerker voert vervolgens het verrijkte bestand in de BghU applicatie waarbij de menselijke beoordeling van belang is. De selectie van de juiste registervermelding is een stapin het proces, die vooralsnog, uitsluitend door echte mensen kan worden uitgevoerd. Een bedrijf kan immers meerdere vermeldingen in het handelsregister hebben.

Kwaliteit van data, direct zichtbaar

Het resultaat is dat de basisadministratie completer en betrouwbaarder is doordat de software robot geen fouten maakt of regels overslaat. De kwaliteit is direct zichtbaar gestegen. Ook zijn de medewerkers erg tevreden over de inzet van de nieuwe virtuele collega. Zij hoeven zich immers niet meer bezig tehouden met eentonig administratief werk.Ook werkt de invoering van RPA door in de efficiency van de gehele organisatie en daarmee ook de klanttevredenheid. “Het werk om de basisregistratie te verrijken was weinig afwisselend. Wij zagen dan ook dat gedurende de werkdag de hoeveelheid fouten opliep. Met de komst van de virtuele collega is dit helemaal verdwenen en hebben we zelfs te maken met een betere kwaliteit van data”, aldus Van Wijk. Peter Kok, Managing Consultant bij Coforce is tevreden met het eindresultaat: “In een kort tijdsbestek hebben wij een RPA robot weten neer te zetten die de juiste KvK gegevens naar zich toehaalt zodat een medewerker deze kan beoordelen. Het effect wordt direct op meerdere niveaus bereikt. Niet is er alleen sprake van verhoogde datakwaliteit of medewerkerstevredenheid, ook het bedrijfsleven profiteert direct. Zij kunnen nu versnelt in loggen op het digitale loket door middel van eHerkenning”.