ROTO (metaalbedrijven) zet eerste stappen met RPA

ROTO (ca. 800 medewerkers, € 180 miljoen omzet, vestigingen in 6 landen) heeft vier Business Units die zich bezighouden met staal en staalbewerking, verzinken en poedercoaten, roostertechnologie en zinkrecycling.

Het hoofdkantoor en één van de vier businessunits staan in het Noord-Hollandse Uitgeest. Het zijn echte productiebedrijven. Veel nuchterder kun je het niet krijgen. Bij de groep werken veel productiemedewerkers, vooral mannen, de gemiddelde leeftijd is 45 jaar. Verzinken, poedercoaten, roosters maken, stalen platen snijden en bewerken dat is stoer werk. Bij de groep werken dan ook vooral ‘doeners’. Tom van Lindert is er financieel directeur. Eén van zijn taken is om de werkmaatschappijen op het gebied van innovatie en digitalisering nieuwe impulsen te geven. Ja, Tom had weleens wat gehoord en gelezen over RPA (Robotic Process Automation), maar hij wist er het fijne niet van. Het bijwonen van een presentatie van Coforce was zijn eerste stap om zich verder te verdiepen in de materie. “En dat zette mij aan het denken. Stilstaan en achteroverleunen kunnen wij ons niet veroorloven. Je moet blijven innoveren. En RPA leek mij een prima mogelijkheid.”

‘Robots verzinnen’

De financieel directeur, die ook verantwoordelijk is voor IT, reserveerde een budget (“Je moet een stukje software aanschaffen. En je moet geld vrijmaken voor een aantal dagen consultancy, dat heb je echt wel nodig.”) en ging aan de slag. Hij nodigde acht medewerkers van verschillende werkmaatschappijen uit om samen met hem en Coforce ‘wat robots te gaan verzinnen.’
Die brainstormsessies leverden veel op. Medewerkers vonden het interessant om kennis en informatie uit te wisselen met collega’s op andere plekken in de groep. Het resulteerde in een lange lijst van processen waar RPA mogelijk iets kan toevoegen. De bijeenkomst zorgde ook voor draagvlak voor het idee. Tom: ”Al onze businessunits werken vrij zelfstandig. Van weerstand tegen de invoering van robots was in het begin nauwelijks sprake. De praktijk is nu overigens dat betrokken medewerkers er eigenlijk alleen maar enthousiast over zijn.”

Met de stofkam

Naarmate het inzicht in de mogelijkheden van RPA groeide, daalde het aantal projecten op de longlist. Omdat er bijvoorbeeld andere oplossingen uit de bus kwamen. Of omdat het complexe processen betrof waarbij de resultaten lang op zich zouden laten wachten. Uiteindelijk bleven er acht tamelijk overzichtelijke kandidaat-projecten over. Daarbij was de inbreng van de consultant van Coforce essentieel, volgens Tom: “Wij zijn nogal ‘doenerig’. En als we al doende een probleem tegenkomen, dan gaan we dat achteraf wel oplossen. Maar zo werkt dat bij een robot niet. Daarbij moet je vooraf heel gestructureerd het proces in kaart brengen.”
Bijkomend voordeel van het met een stofkam door processen gaan, is dat bepaalde processen – ‘waarom doen we dat eigenlijk zo? Omdat we het al járen zo doen…’ – meteen ‘strakker’ getrokken konden worden.

Geen ‘rocket science’

Binnen een periode van drie maanden werden vier robots uitgedacht die nu de eindfase ingaan. Het gaat o.a. om de aanvragen voor kredietverzekeringen, het opvragen van rapporten uit het HR-systeem en het verstrekken van wifi-toegangscodes voor bezoekers. Geen ‘rocket science’ dus, maar dat was ook precies de opzet. Tom: “We hebben er bewust voor gekozen juist wat kleinere deeltaken te automatiseren. Onze mensen werken vaak hard. Als je het routinewerk een beetje kunt verminderen, blijft er meer tijd over voor dingen die echt belangrijk zijn.” Bovendien vergroot de nieuwe werkwijze het servicelevel. Waar een medewerker er misschien eens een dag niet is of tijd moet inplannen om iets te doen, daar doet de robot direct blind zijn werk op het ingestelde moment. Kredietaanvragen blijven niet liggen, nieuwe medewerkers hebben vanaf hun eerste werkdag meteen toegang tot het intranet.

Volgende fase

Terwijl de eerste robot op dit moment zijn debuut heeft gemaakt, kijkt Tom al voorzichtig naar de volgende fasen. Wat valt er te winnen met RPA in de productie omgeving? En kun je robots als extra sales-krachten of ondersteuning inzetten in het verkoopproces? Hij heeft al een lijstje met namen van medewerkers uit andere delen van het bedrijf die hij bij de volgende brainstorm wil betrekken. Tom heeft er alle vertrouwen in dat door er meer mee te doen RPA naar volwassenheid zal groeien en in no time niet meer weg te denken is uit ons dagelijks bestaan. “Dat vind ik het mooie van innovaties. Die leveren altijd ook weer nieuwe ideeën en toepassingen op. Zo’n vijf jaar terug hebben we flink geïnvesteerd in een wifi-netwerk op onze bedrijfsterreinen. Vroeger reden de expeditie medewerkers met een flinke stapel papier rond, op zoek naar spullen om te laden of te lossen. Nu weten ze niet beter dan dat ze met hun tablet in één keer naar de juiste locatie rijden. Zo gaat het ook met RPA, verwacht ik.

Over een paar jaar vragen we ons af, net als nu met tablets en smartphones, hoe we ooit zonder konden!”

Download

Download deze en andere case studies en publicaties en blijf per e-mail op de hoogte van nieuwe case studies en publicaties.

Contact

Heeft u vragen over wat RPA voor uw onderneming of instelling kan betekenen. Neem contact met ons op!