Robotiseer tijdrovende P2P processen met RPA

Hoeveel (handmatige) schakels zitten er in jouw Purchase to Pay proces? Hoe groter jouw bedrijf, hoe meer mensen er bij jouw proces betrokken zijn. Het P2P-proces bestaat uit een groot aantal standaard handelingen, die vooral bij de inkomende factuurstroom repetitief zijn. Dit resulteert vaak in een tijdrovend proces, waarbij elke handeling foutgevoelig is. Laat dat nou net het gene zijn waar Robotic process Automation (RPA) bij kan helpen. Door RPA in te zetten voor purchase-to-pay werkzaamheden houden je werknemers meer tijd over voor andere werk wat meer denkvermogen vraagt, dan de repetitieve taken die ze nu nog moeten afvinken.

RPA is een virtuele collega die foutloos werkt

Een softwarerobot kan de stappen, die normaal gesproken door een persoon worden genomen, simuleren. Hierna kan de robot deze handelingen zelf uitvoeren. Denk aan het uitvoeren van taken zoals het ophalen van data uit een systeem, het aanpassen of verrijken van deze data en vervolgens de aangepaste data naar een andere applicatie te verplaatsen. Wanneer deze werkzaamheden gestructureerd zijn en een bepaalde logica hebben dan kunnen ze met RPA worden geautomatiseerd. Ook verklein je de kans op fouten aanzienlijk. Want als je de Robot goede instructies geeft werkt deze foutloos. Een ander groot voordeel van zo’n virtuele collega is dat deze nooit moe wordt. En als er voldoende werk is, de hele week kan blijven draaien, zelfs in het weekend.

Wat kan een robot in het purchase-to-pay proces betekenen?

Een purchase to pay process bestaat uit veel onderdelen, sourcing, contracten, aankoop, goederenontvangst, facturatie, factuurverwerking en analyses. Ondanks dat er binnen dit proces al veel is geoptimaliseerd, blijven er arbeidsintensieve taken over, die vooral bij de inkomende factuurstroom voorkomen. Je kunt jouw werknemers ontlasten door deze purchase-to-pay taken (gedeeltelijk) weg te nemen door de inzet van RPA. Om je een beter beeld te geven van waar RPA je mee kan ontlasten geven we hieronder een aantal voorbeelden:

Levertijden altijd up-to-date

Levertijden staan vaak vermeld op een orderbevestiging of de website van de leverancier. Deze kunnen met behulp van RPA worden bijgewerkt in je eigen ERP-systeem. Zo weet je altijd hoelang het duurt voordat een product geleverd kan worden.

Nooit meer te weinig voorraad

Om de processen bij jouw bedrijf draaiende te houden is het van groot belang dat je inzicht hebt in de actuele voorraad van onderdelen of goederen die je nodig hebt. Je wil natuurlijk niet dat je productieproces ineens stil komt te liggen omdat je bent vergeten je voorraad te controleren. Dit kan ook prima door een Robot gedaan worden. Zodra jouw voorraad onder een bepaalde waarde komt, kan de robot jouw automatisch een seintje geven.

Altijd de meest actuele prijs

Voordat je een aankoop doet, ga je eerst prijzen vergelijken. Voor sommige producten heb je maar een select aantal aanbieders, maar zodra dit aantal toeneemt wordt het steeds moelijker en duurt het langer om de beste prijs te vinden. Dit soort data valt vaak online te vinden, in pdf-documenten of is met een API op te halen, maar dit integreren in jouw ERP systeem kan soms nog best wel een uitdaging zijn. RPA kan dit soort gegevens van verschillende bronnen eenvoudig in je ERP-systeem verwerken. Hierdoor heb je één overzichtelijk centraal punt en hoef je niet meer zelf op onderzoek uit te gaan. Dankzij de robot heb je altijd inzage in de meeste actuele prijzen en metadata (zoals EAN-codes) die in een artikelbestand staan.

Geoliede machine

RPA kan jouw organisatie helpen door processen en taken die tijdrovend zijn te automatiseren. Door deze purchase-to-pay processen te automatiseren, maak je je team vrij om zich te richten op meer strategische initiatieven en zorg je er ondertussen ervoor dat er niets tussen wal en schip valt.

Als je meer wilt weten over hoe RPA jouw bedrijf kan helpen als een goed geoliede machine te werken, download dan onze inspiratiegids - deze staat vol met voorbeelden uit de praktijk van hoe bedrijven als het jouwe RPA gebruiken om hun weg naar succes te automatiseren.