blueprint-fundament-basis-RPA

Hoe bouw je een goed RPA fundament?

Het bouwen van een goed fundament is belangrijk voor een succesvolle implementatie van RPA. Het is dan ook de 2e stap in ons RPA Maturity Model. Het bouwen van een effectieve digital workforce vereist de juiste software, opgeleide medewerkers en de juiste aanpak. RPA is gelukkig niet zo moeilijk om te begrijpen. In essentie dan. De techniek achter Robotic Process Automation (RPA) is redelijk eenvoudig. En juist deze eenvoud maakt het krachtig. Met RPA worden de handelingen geautomatiseerd die medewerkers moeten verrichten om de systemen te gebruiken.

Naast software, mensen en aanpak heb je een goede infrastructuur nodig. De technologische fundering van je bedrijf zou een hoge beschikbaarheid moeten omvatten, evenals een noodherstel plan en audit mogelijkheden. Wanneer je een automatiseringsoplossing zoals RPA implementeert, is het handig om herbruikbare templates te maken en best practices te documenteren en zoeken, om toekomstige robot configuraties te versnellen. Doordat we al bij veel bedrijven automatisering hebben toegepast, beschikken wij over de juiste templates en voorbeelden van best practices. We vertellen je daar graag meer over in een persoonlijk gesprek!

De juiste RPA software

Robotic Process Automation software moet geschikt zijn om klein te beginnen, met bijvoorbeeld een dagelijks rapport voor een enkele gebruiker, maar moet kunnen groeien om workflows binnen de hele organisatie uit te kunnen voeren, zonder dat hier enorme kosten voor moeten worden gemaakt. Je wilt natuurlijk niet je oplossing vervangen of aanvullende scripts moeten schrijven wanneer je automatiserings vereisten veranderen of uitbreiden.

Met de juiste software zoals bijvoorbeeld Kofax RPA heb je de mogelijkheid om meer robots toe te voegen, oftewel meer fysieke of virtuele machines met je automatiseringssoftware erop geïnstalleerd naar behoefte. De nieuwe robots moeten snel een eenvoudig op kunnen worden gezet en kunnen worden aangepast.

Voldoet het proces aan de richtlijnen?

Om vast te stellen of een software robot ingezet kan worden kan je de onderstaande richtlijnen hanteren:

  • Rule based: RPA ondersteund alle menselijke handelingen of taken die goed omschreven kunnen worden met vaste regels die gestandaardiseerd zijn.
  • Gestructureerde data: De robot werkt het beste als alle data een vaste gestructureerde vorm heeft.
  • Hoge volumes: Hoe vaker een menselijke taak op dezelfde manier herhaald wordt hoe interessanter het wordt voor de Return on Investment (ROI).
  • Stabiel proces: Situaties waarbij het proces geruime tijd op dezelfde manier functioneert zijn het meest ideale. Maar uiteraard kan een robot aangepast worden zodra het proces wordt veranderd.

On the job training

Vergeet niet om te investeren in het team dat het gaat implementeren en managen. Deze personen moeten enthousiasme hebben voor automatisering en toegewijde tijd hebben om in het project te stoppen. Het is van groot belang voor het slagen van het project dat medewerkers vanaf de start bij een RPA implementatie een gedegen opleiding krijgen over de mogelijkheden en configuratie van de software.

Als je de robots intern beheert, is het van belang om medewerkers hiervoor op te leiden als beheerder. Hier kunnen ze de impact van de verandering op het procesverloop doorgronden en weten ze hoe ze de robot moeten integreren en beheren binnen de organisatie.

Aanpak

Zodra je start met RPA heb je waarschijnlijk al een idee over een proces dat je als eerste wilt stroomlijnen. Wanneer je moeite hebt om het hogere management te overtuigen van de noodzaak om Robotic Process Automation in te zetten, kan het een goed idee zijn om een snelle oplossing te maken om mee te beginnen. Automatiseer een paar taken met veel volume, waardoor er een paar uur per dag bespaard wordt.

Betrokkenheid

Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en stemmen hun meningen af op de visie rondom RPA en intelligente automatiseringsvormen. De sleutel hier is om ervoor te zorgen dat elk stakeholder heeft een goed begrip van RPA, zijn rol in transformatie en de relevante eisen vanuit zijn afdeling of functie. Vanaf dat punt kun je een gemeenschappelijke visie op de rol van RPA in de organisatie verder afstemmen. Communicatie in de organisatie helpt bij het wegnemen van de weerstand bij medewerkers. Essentieel is dat managers bereid zijn een rol te hebben in het veranderingsproces door het eigen gedrag (cultuur) aan de orde te stellen. Daar begint de dialoog met belanghebbenden en worden belanghebbenden uitgenodigd tot persoonlijke betrokkenheid bij het veranderingsproces.

Business breed thema

De juiste ‘mind set’ voor RPA is strategisch, maar ook tactisch. Zo is het belangrijk om bij de start van het automatiseren van nieuwe processen niet te veel obstakels te hebben. Het mooie van RPA (Robotic Process Automation) is dat het eenvoudig te gebruiken is door iedereen en flexibel genoeg is om binnen elke afdeling te passen en te kunnen automatiseren.

Denk ‘out of the box’. Elke afdeling is vaak bezig met individuele uitdagingen, maar de beste automatiseringskansen kunnen wel eens meerdere afdelingen of locaties tegelijk verbeteren. Elke afdeling binnen elke setor heeft unieke taken en workflows. Robotic Process Automation heeft de flexibiliteit om elk herhalend proces te automatiseren, zelfs als het om een niche gaat of applicaties die intern zijn ontwikkeld. Soms is het handig om medewerkers en software robots samen te laten werken… zodat de medewerkers meer tijd hebben voor taken of beslissingen die een menselijke touch nodig hebben.

Co-creatie in robotisering

De veelgemaakte fout is RPA alleen te beschouwen als een IT-tool of een oplossing voor een specifiek administratief proces. Vergeleken met traditionele automatiseringsoplossingen is RPA met zijn gebruikersvriendelijke interface relatief eenvoudig te ontwikkelen. Het verschuift de balans van vereiste IT- kennis naar het ‘procesdenken’ in de gehele organisatie. Hierdoor kunnen proceseigenaren de nodige automatisering relatief snel co-creëren. We raden je aan om meerdere afdelingen, proceseigenaren en IT bij het project te betrekken.

Het fundament

Stabiliteit in een organisatie creëer je door een voorspelbaar en betrouwbaar proces te realiseren, dat is je fundament. Dit vraagt om:

  • Standaardisatie van processen
  • Werkafspraken en procesbeschrijvingen
  • Goed inwerken en opleiden van medewerkers
  • Gelijkmatig verdelen van het werk tussen software robots en medewerkers
  • Verlangen om iedere dag een beetje beter te worden (continu verbeteren)

Meer weten over RPA?

Zijn jouw processen geschikt voor RPA? Hoe ziet een RPA traject eruit? En hoe zorg je dat het proces in essentie klopt voordat je het gaat automatiseren? Hoe ga je daadwerkelijk starten in een organisatie? Dat zijn allemaal vragen die wij dagelijks krijgen én beantwoorden. Heb jij een soortgelijke vraag? Of wil je gewoon even sparren met een professional over RPA binnen jouw organisatie? Laat het mij weten! Ik help je graag verder.