100% gesloten orderverwerking nog utopie in transportwereld

Heino Kempers, director ICT bij Jan de Rijk Logistics, draait er niet omheen. “RPA (Robotic Process Automation) is één van de drie pilaren onder onze digitaliseringsstrategie. Maar het heeft niet onze voorkeur. Als ik een robot kan vervangen door system-to-system integratie, dan zal ik dat zeker doen.” Maar zover is het nog niet. Het logistieke bedrijf met ruim 1.000 voertuigen en meer dan 2.000 internationale klanten laat zo’n 6% van alle orders door robots verwerken.

De invoering van RPA bij Jan de Rijk (1.400 medewerkers, 26 vestigingen verdeeld over 14 landen) is van vrij recente datum. In 2019 werd deze technologie onderdeel van de digitale transitie, waarbij de focus ligt op een order-to-cash systeem. Dat houdt in dat de afwerking van alle orders zoveel mogelijk moet plaatsvinden zónder menselijk ingrijpen. Op dat vlak zijn al grote stappen gezet. Er zijn koppelingen gelegd tussen de IT-systemen van klanten en die van Jan de Rijk. En een deel van de klanten maakt gebruik van ‘selfservice’, waarbij ze via een portal of een app de gegevens over de goederen die ze vervoerd willen hebben zelf kunnen invoeren.

Een totaal gesloten circuit, waarbij dus alle informatie tussen vervoerder en klanten volledig geautomatiseerd wordt uitgewisseld, is theoretisch zeker mogelijk. Maar in de praktijk is die 100% afdekking niet te realiseren, zegt Heino: “En weet je waarom niet? Omdat onze klanten, hoewel ze in grote mate wel gedigitaliseerd zijn, niet allemaal logistieke bedrijven zijn. Zij maken auto-onderdelen, onderhouden vliegtuigmotoren of zitten in de farmaceutische sector. Ze kweken of verhandelen bloemen en planten; dát is hun core business. Logistiek is voor hen maar een klein stukje van het totale bedrijfsproces. Logistieke IT-projecten, bijvoorbeeld om hun systeem aan het onze te koppelen – en die nu eenmaal serieus tijd én geld kosten – komen dus niet hoog op de agenda te staan.”

Foutmarge

Het gevolg is dat een deel van de orders dus nog op klassieke wijze wordt afgewerkt, waarbij gegevens ‘overgeklopt’ moeten worden. Omdat daarbij de tussenkomst van menselijke medewerkers de kans op fouten verhoogt zet Jan de Rijk op dat punt RPA in. Coforce regelde de installatie van de eerste robots en verzorgde de trainingen. Daarna kon het transportbedrijf er zelf mee aan de slag. En dat ging ze in het begin vrij gemakkelijk af, aldus Heino: ”Het maken van zo’n robot is vrij eenvoudig. Maar om er een robuuste robot van te maken, die heel slim gebruik maakt van elementen die je opnieuw kunt gebruiken, is weer een vak apart. Bovendien vonden wij aanvankelijk dat de RPA-expertise binnen de business, dus bij de operatie, hoorde te liggen. Vervolgens zagen we dat de support van de robots de overhand begon te krijgen, en dat ging ten koste van het bouwen van nieuwe robots.”

Zelf doen

Tijd voor een herstart dus. Voor de 12-koppige IT-afdeling is intussen een nieuwe medewerker aangetrokken die zich volledig gaat richten op RPA. Voortaan buigt de IT-afdeling zich over nieuwe robots voor de verschillende businesslijnen. Op die manier gaan ze het aantal losse robotjes binnen het concern indammen, en denken ze het geheel beter en robuuster te kunnen inregelen. En zo ook de kwaliteit en de continuïteit strakker te kunnen bewaken. Bij die herstart is Coforce betrokken, maar in bescheiden mate, zo benadrukt de ICT-directeur nadrukkelijk: “Zij zijn ons expertisecentrum, dat we gebruiken als ‘overflow’ en als het spannend wordt. Dat kost dan een paar consultancy-dagen. Om de technische set-up goed neer te zetten en om wat training te geven aan nieuwe medewerkers. Die beperkte inzet was trouwens in onze situatie ook hun advies: ‘Bouw zoveel mogelijk zelf de kennis op, dan haal je het meest uit dit product’. Dat is inmiddels ook onze ervaring. Binnen onze IT-afdeling valt trouwens ook nog genoeg te automatiseren, en ik ben dan ook benieuwd welke mogelijkheden er met RPA liggen op andere terreinen.”

Download

Download deze en andere case studies en publicaties en blijf per e-mail op de hoogte van nieuwe case studies en publicaties.

Contact

Heeft u vragen over wat RPA voor uw onderneming of instelling kan betekenen. Neem contact met ons op!