administratie-proces-optimalisatie

Dubbele administraties. Daar wordt niemand gelukkig van!

Actueel inzicht in de (financiële) administratie en deze up-to-date hebben is kritisch voor organisaties. Bij veel organisaties in Nederland ontbreekt dit echter. Waar de één vertrouwt op zijn onderbuikgevoel, knipt en plakt een andere meerdere Excel-bestanden aan elkaar, terwijl weer een andere collega werkt met verschillende financiële systemen naast elkaar. Op deze manier een sluitende administratie creëren, kost erg veel tijd en is foutgevoelig.

Veel bedrijven gebruiken daarnaast verschillende systemen naast elkaar. Een los systeem voor de projecten of de facturatie. Een systeem voor de financiële administratie. Of een systeem voor relatiebeheer. Dit levert veel dubbel en handmatig werk op. En werkt fouten in de hand….

Optimaliseren met slimme software

Een oplossing hierin is het administratieve proces te optimaliseren met hulp van slimme software, wat ook wel RPA wordt genoemd. Dit hoeven geen grote, omvangrijke processen te zijn. Het verder optimaliseren en (door)automatiseren van je administratie klinkt je misschien wel erg rigoureus in de oren. Maar je hoeft echter niet alle stappen in één keer te zetten. Stap voor stap kan ook. Delen van administratieve processen kunnen goed geoptimaliseerd worden. Afhankelijk van de doelstellingen kan dit een bedrijfsproces zijn waarbij het optimaliseren met behulp van RPA snel resultaat oplevert en de investering in tijd en geld gering is. Er kan ook een (deel)proces worden gerobotiseerd dat meer investering vergt en waarbij het resultaat later zichtbaar is, maar op middellange termijn een aanzienlijk (concurrentie)voordeel oplevert of bijdraagt aan de klantwaarde.

Een belangrijk criterium is het volume dat door het administratieve proces gaat, bijvoorbeeld het aantal repetitieve handelingen dat in het specifieke proces wordt gedaan door de medewerkers. Of in het verlengde hiervan: of deze handelingen met name handmatig werk zijn of nu al grotendeels door het systeem automatisch worden uitgevoerd.

RPA als virtuele ondersteuner

RPA kan bij transactionele en operationele processen de ideale oplossing zijn wanneer een administratieve taak of proces verschillende systemen raakt. Dit geldt vooral als oorzaak van de terugkerende handelingen niet is op te lossen in één systeem of niet is op te lossen door het koppelen van bestaande systemen. Bijvoorbeeld, een nieuwe medewerker moet een emailaccount en systeemtoegang krijgen maar ook een toegangsbadge. Hij of zij moet daarnaast worden aangemeld op de website van de autoleasemaatschappij. In dit voorbeeld is RPA meer dan een tijdelijke quick fix, het verhoogt de snelheid, vermindert fouten en verbetert de betrouwbaarheid. Het is dus een slimme oplossing, deze virtuele ondersteuner.

Hoe ga je concreet aan de slag met het identificeren van deze (deel)processen?

Hoe ga je op zoek naar de juiste tools en software? Het is aan te raden eerst een duidelijk overzicht te maken van de primaire en secundaire bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Primaire processen betreffen alle processen waarbij de klant of eindgebruiker bij betrokken is. Het secundaire bedrijfsproces zijn alle andere processen die niet direct te maken hebben met klanten. Voorbeelden hiervan zijn processen binnen bepaalde afdelingen zoals de marketingafdeling, financiële administratie en directie.

Stap 1: inventariseer de huidige situatie

Maak een inventarisatie van de huidige situatie, denk daarbij na over vragen zoals:

  • Welke administratieve taken ondersteunen de primaire bedrijfsfunctie? Hoeveel medewerkers zijn hierbij betrokken? Kunnen deze processen nog efficiënter?
  • Wie houdt zich bezig met welke werkzaamheden in het financiële proces. Wie is betrokken bij het jaarrekeningproces, salarisverwerking, administratie, controle? Hoe worden deze werkzaamheden uitgevoerd, met software of (gedeeltelijk) handmatig?
  • Hoe worden documenten of bestanden gearchiveerd in een archiefkast, op een PC of in een documentmanagementsysteem? Met welke criteria worden deze vastgelegd?
  • Hoe verloopt het contact met de klant of leverancier, via telefoon, e-mail, klantbezoek of een portaal? Welke software wordt hierbij gebruikt en wordt deze optimaal ingezet?

Stap 2: beschrijf de overbodige werkzaamheden en onnodige vertragingen

Optimalisatie betekent eerst kritisch naar de organisatie kijken. Denk daarbij aan processen voor urenregistratie, administratie en voorraadbeheer, maar bijvoorbeeld ook aan online samenwerken of projectbeheer. Hoe efficiënt zijn deze processen ingericht? Waar zitten overbodige werkzaamheden en waar wordt onnodige vertraging opgebouwd? Waar zit de meeste werkdruk voor medewerkers? Wat kan het beter? Waar zit de pijn in de organisatie?

Stap 3: standaardiseer de werkprocessen

Een optimaal proces realiseert kwalitatief goede output met minimale inspanning. Sommige handmatige handelingen moeten per se gemaakt worden, daar ontkom je niet aan. Andere terugkerende manuele handelingen zijn wellicht te vervangen met een virtuele assistent. Zeker als bepaalde stappen in het administratieve proces worden aangepast.

Stap 4: zoek naar de juiste tools

Welke software ondersteunt in de optimalisatie van de werkprocessen? Wat kan RPA hierin betekenen? Software kan helpen bij de optimalisatieslag. De ontwikkelingen daarin gaan zo snel, dat veel ondernemers verbaasd zijn over de mogelijkheden die daar liggen. Er kan vaak meer dan je denkt! Onze slimme software kan omgaan met urenregistratie, projectplanning personeels-en klantenbeheer, voorraadbeheer, orderadministratie en facturatie om maar een paar voorbeelden te noemen. Maar we kunnen ook processen automatiseren door de verschillende onderdelen (projecten, medewerkers, relaties en producten) in een workflow- oplossing eenvoudig te koppelen. Dat alleen al kan enorme winst opleveren!

Onze filosofie

Bij Coforce hebben we veel ervaring met het optimaliseren van administratieve processen met behulp van RPA. We starten bij een inventarisatie van de huidige processen. Deze inventarisatie pakken we graag samen met jou en je team op. Onze filosofie is dat we een eenvoudig (deel)proces volledig automatiseren (of liever gezegd robotiseren), zodat handmatige taken en beslissingen direct overgenomen worden door intelligente software. De voordelen zijn dan direct zichtbaar voor jou en je collega’s. In de vervolgfases zullen we steeds meer processen binnen jouw organisatie gaan oppakken om zo uiteindelijk een geoptimaliseerde bedrijfsvoering te kunnen realiseren.