De rol van de CIO bij RPA projecten

Robotic Process Automation (RPA) kan een enorm rendement opleveren voor bedrijven, waarbij de betrokkenheid van de Chief Information Officer (CIO) cruciaal is. Over het algemeen kan RPA kostenbesparend zijn, de kwaliteit van data verbeteren, fouten verminderen en de productiviteit en de output van medewerkers verbeteren.

Helaas zien wij vaak dat RPA initiatieven worden gedreven door proceseigenaren of afdelingshoofden zonder de CIO of IT afdeling hierin te betrekken. In dit artikel licht ik graag de rol van de CIO toe bij RPA projecten.

Digitale transformatie aangestuurd door de CIO

De Chief Information Officer (CIO) heeft tegenwoordig andere taken dan in het verleden. Het is een rol die zich blijft aanpassen aan het veranderende bedrijfsvoering, technologie en innovaties zoals de invoering van RPA. Hoewel er geen exacte beschrijving van de CIO rol is, zijn dit de belangrijkste taken van een CIO:

  • Creëren van waarde door inzetten van technologie;
  • Plannen van strategische doelstellingen voor bedrijfsgroei;
  • Zorgen dat de technische systemen en procedures leiden tot resultaten die aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen.

De doelstellingen van een bedrijf staan ​​voorop omdat die vaak in cijfers uitgedrukt worden. CIO’s vormen dan ook een cruciaal onderdeel van de digitale transformatie die bedrijven momenteel doormaken. Informatiestromen zijn essentieel voor zakelijk succes en CIO’s hebben een voortrekkersrol bij het aansturen van deze transitie. RPA maakt deze digitale transitie versneld en eenvoudig mogelijk.

Robotic Process Automation (RPA)

Proceseigenaren of afdelingshoofden omzeilen vaak de IT afdeling bij het introduceren van RPA binnen het bedrijf. RPA vereist geen uitgebreide IT-ondersteuning dus er wordt gedacht ‘dit kan ik zelf wel oppakken’. De IT afdeling wordt vaak door proceseigenaren gezien als een mogelijke wegversperring voor initiatieven voor operationele verbetering. Echter, RPA-systemen vereisen een niveau van IT-ondersteuning en betrokkenheid om te zorgen dat prestaties goed gemonitord worden.

Het gebrek aan betrokkenheid van de CIO kunnen leiden tot risico’s die verband houden met IT projecten, zoals niet-ondersteunde technologie, prestatieproblemen, security en verminderde kennisoverdracht. De gevolgen van RPA voor IT-governance mogen niet worden onderschat. CIO’s worden terecht nerveus als ze verantwoordelijk worden gesteld voor zaken waarop ze zelf geen invloed hebben (gehad). RPA dient dan ook zo snel mogelijk ingepast te worden in de bestaande IT-richtlijnen en bedrijfsprocedures.

Toepassingen binnen de organisatie

De toepassingen liggen vooral op het terrein van IT-support, datamigratie, digitale serviceverlening en administratieve taken in de backoffice en frontoffice. RPA kan echter ook end-to-end-processen in de organisatie optimaliseren en stroomlijnen.

Betrokkenheid IT noodzakelijk

Om RPA zo goed mogelijk te laten integreren, is de hulp van IT noodzakelijk. De CIO beheert immers de resources die ingezet wordt om de gebruikers te helpen. Ook moet de installatie van de RPA software correct binnen de bestaande IT infrastructuur. Wij vinden dan ook dat de betrokkenheid van IT-ers essentieel is. RPA-technologie moet net zo efficiënt werken als elke andere belangrijke technologie, applicatie of systeem in het bedrijf; continu en betrouwbaar.

Haal misverstanden uit de wereld

Een misverstand is dat veel bedrijven RPA primair als een IT-tool, afdeling- of procestool beschouwen, terwijl het in essentie een businesstool is. Software robots zijn het antwoord op een probleem dat in de organisatie speelt. Het is dan ook logisch dat het project wordt geleid door proceseigenaren (van de verschillende afdelingen) en de betrokken medewerkers, ondersteund door de IT afdeling. Uiteindelijk is het een gedeelde verantwoordelijkheid tussen business, IT afdeling en CIO.

Wat is de impact van de integratie van RPA op IT-systemen?

Over het algemeen is de impact van Robotic Process Automation minimaal. RPA-technologieën vereisen geen complexe interfaces op gegevensniveau. De software robot bootst wat de gebruiker doet na, slaat het geen gegevens op en heeft geen eigen database. Als gevolg hiervan is er een minimale impact op de infrastructuur, op de server, op het werkgeheugen, bandbreedte enzovoort. Het vereist geen nieuw besturingssysteem, het is bijna agnostisch.