De business case van RPA

Het succes van Robotic Process Automation (RPA) wordt bepaald door een goede executie van een goed businessplan. Het zorgvuldig analyseren van processen is een goed begin. De eerste analyses vormen de basis voor een businesscase: welke (deel)processen zijn zo voorspelbaar dat er winst kan worden behaald? Zo’n deelproces kent dus een laag percentage uitzonderingen. Mijn advies hierin is om te starten met eenvoudige processen die digitaal zijn vastgelegd. Die nu repetitief, handmatige interventie van medewerkers vereisen en gebaseerd zijn op gestructureerde data.

Stapsgewijs en agile aanpak

Veel bedrijven die met RPA aan de slag gaan, hanteren een start, structure, scale-model dat vaak op een agile wijze (stapsgewijs) wordt aangevlogen. Dat betekent in een periode van enkele weken op basis van een pilot of Proof of Concept (PoC) de waarde van RPA binnen de organisatie wordt aangetoond. Maar ook om aan te tonen of de oplossing in staat is om samen te werken met huidige (IT) systemen van de organisatie. In een live-omgeving wordt een software robot vervolgens geïmplementeerd en verder ontwikkelt en opgeschaald: bijvoorbeeld van deelproces naar volledig proces of naar een complete afdeling.

Kwaliteitsimpuls

Processen met een hoog volume gebaseerd op regels en gestructureerde, digitale input zijn zeer geschikt voor een RPA-oplossing. Wanneer er echter geen sprake is van digitale input, kan RPA ook uitkomst bieden. In dit kader kan gedacht worden aan aanvraagformulieren die nog per post binnen komen of brieven die per post verstuurd worden. Hierbij kan de vraag gesteld worden of het niet eens tijd wordt dit te digitaliseren en de efficiëntie en kwaliteit met RPA een positieve impuls te geven.

Input voor business case

Wat neemt u mee in de business case voor RPA? Alle taken die gerobotiseerd gaan worden zullen terug moeten komen in de businesscase. Het gaat hierbij om directe en indirecte kosten maar ook de verwachte resultaten. Er zijn kosten die gemakkelijk te meten zijn, bijvoorbeeld kosten van RPA-softwarelicenties. Er zijn ook kwalitatieve resultaten, zoals lagere foutenpercentages, die moeilijk te meten zijn, maar deze zijn juist een aanvulling op de businesscase. Een software robot is zo’n 40% – 75% productiever, afhankelijk van het type proces en 24/7 kan presteren. Eindelijk en minstens zo belangrijk: een robot voldoet altijd aan de gestelde regels en normen en genereert continu gegevens voor uw auditrapport, analyse en procesverbeteringen. De conclusie is dat de terugverdientijd van een robot minder dan een jaar is. Het leidt tot verbeterde controle en transparantie en tot een aanzienlijke vermindering van de procestijd van geselecteerde processen.

Betrokkenheid en verandering in organisaties

Medewerkers leveren de input voor de inzet van RPA en zullen dus nauw betrokken moeten worden. Dat bereik je alleen als de noodzaak tot verandering duidelijk is en er een goed plan voor duurzame inzetbaarheid van medewerkers ligt. Lees ook onze tips over een succesvolle implementatie in uw organisatie > Vanuit Coforce kijken we hoe RPA past binnen de organisatie en het bestaande IT-landschap. Samen met de organisatie en proceseigenaren bepalen we de gerobotiseerde werkzaamheden om op een duurzame manier efficiëntievoordelen te realiseren en de verandering te borgen binnen de organisatie.

Bij het opstellen van uw businesscase voor RPA: overweeg het grotere geheel. Zoek naar leveranciers die een flexibele oplossing met een toegevoegde waarde bieden, die meerdere afdelingen kunnen ondersteunen om betere bedrijfsresultaten te behalen, die de ROI te vergroten en de organisatie als geheel ten goede te komen.

Download nu onze whitepaper over de inzet en business case van software robots >

 

 

Als Managing Consultant is Joost verantwoordelijk voor alle consultancy activiteiten bij Coforce. Zijn specialiteiten zijn: Lean Greenbelt, sterke communicator, pragmatisch, motivator, combinatie van bedrijfsprocessen met IT-oplossingen.